Сервис Smartway для учёта командировок в 1С

Если ваши сотрудники часто ездят в командировки, можно сократить время на ввод первичной документации: интегрировать программы 1С, в частности 1С:Бухгалтерию, с сервисом для организации деловых поездок Smartway.
Настроить интеграцию с сервисом можно в 1С:Бухгалтерии с релиза 3.0.65.

Подключение сервиса

Чтобы подключить интеграцию, нужно перейти в раздел Администрирование и в блоке Настройка программы выбрать пункт Интеграция со Smartway.

При использовании простого интерфейса: Настройки — Еще — Другие настройки — Получение данных Smartway.

Далее достаточно следовать инструкциям, указанным в программе: скопировать код из соответствующего окошка и перейти по гиперссылке в сервис для настройки обмена. Также в этой форме можно настроить не только получение, но и отправку данных в Smartway.

После завершения подключения синхронизация будет проходить автоматически, но можно и запустить его вручную, нажав соответствующую кнопку

Оформление билетов

В релизе 3.0.68 был добавлен новый справочник Билеты и вид документов Поступление билетов. При настроенной синхронизации билеты после приобретения в Smartway автоматически через некоторое время появится в базе. Проверить можно в разделе Покупки — Поступление билетов.

Для простого интерфейса следует перейти в раздел Деньги-Билеты.

Приобретенный и загруженный в программу билет делает проводки по дебету счета 76.14  Приобретение билетов для командировок с субконто Работники организации и Билеты

Затем, при формировании Авансового отчета с видом Авансовый отчет по командировке, после того, как будет указана дата командировки и сотрудник, программа автоматически подтянет приобретенные для этой поездки билеты.

Чтобы отразить использование билета сотрудником, также можно использовать и классический вид Авансового отчета. Тогда, после заполнения сотрудника, следует перейти на вкладку Билеты и нажать кнопку Заполнить. Программа автоматически подтянет все билеты, которые числятся за указанным сотрудником, и еще не использованы на дату формирования Авансового отчета.

После проведения Авансового отчета стоимость билетов списывается на расходы в корреспонденции со счетом 76.14, поскольку билет приобретался не сотрудником (подотчетным лицом), а напрямую организацией.

Предусмотрена загрузка из сервиса Smartway не только приобретенных билетов, но и любых действий с ними: обмен, возврат и доплата. Все эти действия фиксируются в программе и позволяют видеть актуальные взаиморасчеты.

Начиная с версии 3.0.81 функционал учета электронных билетов доступен не только тем пользователям, у которых подключена интеграция со Smartway, но и всем остальным. При этом функционал, связанный с заполнением авансовых отчетов по командировкам, доступен для всех пользователей.

В случае, если у сотрудника есть доступ в сервис Smartway, и он заполнил данные по авансовому отчету там, то этот отчет тоже будет выгружен в 1С. Бухгалтеру достаточно будет проверить внесенные данные, при необходимости, заполнить пропущенную информацию, и провести документ. При использовании данного функционала важно помнить, что в выгруженном из сервиса авансовом отчете будут заполнены дополнительные расходы, которые сотрудник самостоятельно внес в документ, формируя его в сервисе. Кроме того, выгруженный авансовый отчет не будет проведен автоматически. 

Для релизов с 3.0.112 доступна и обратная связь - отправка информации о сотрудниках в сервис Smartway. В форме настройки интеграции с сервисом можно включить данный режим, нажав на соответствующую кнопку

В открывшейся форме следует указать перечень сотрудников, информация о которых будет передаваться в сервис. Эта функция необходима для однозначной идентификации сотрудника в обеих базах, а так же позволяет не дублировать изменения данных в сервис, если такие происходят.

Таким образом, использование интеграции 1С:Бухгалтерии с сервисом Smartway:

• позволяет сократить время и избежать ошибок ввода первичной документации, связанной с покупкой билетов, а иногда и дополнительных расходов (если сотрудники пользуются сервисом)
• избавляет от необходимости сбора посадочных талонов, поскольку электронные версии билетов подгружаются в базу
• поддерживает сведения о билетах и затратах на них в актуальном состоянии
• не требует сложных настроек для подключения и никаких дополнительных действий для регулярного обмена.

Для использования интеграции достаточно иметь актуальную подписку на сервисы 1С:ИТС и данные для доступа в личный кабинет Smartway.