Как настроить автоматическую рассылку отчётов с товарными остатками клиентам в 1С:УНФ

Чтобы решить задачу по рассылке остатков вашим клиентам, можно пойти двумя путями:

• сделать автоматическую рассылку отчёта Остатки товаров
• сделать рассылку отчёта Прайс-лист

Вариант № 1. Рассылка отчёта Остатки товаров через подсистему рассылки отчётов

В типовом функционале программы 1С:УНФ предусмотрена возможность автоматической отправки отчётов пользователям. Рассылки отчётов позволяют автоматизировать процесс их получения, чтобы, не открывая программу, можно было отправить отчёт на почту своим покупателям или получить его на личную почту.

Настраиваем отчёт и рассылку

Настроим отчёт, который будет включаться в рассылку. В нашем примере это отчёт Остатки товаров.

Далее из сформированного отчёта переходим к созданию рассылки отчётов. Для этого нажимаем на ярлык с конвертом.

Если вариант отчёта ранее не был настроен, предварительно его необходимо сохранить, указав наименование и доступность для пользователей.

После сохранения варианта отчёта откроется форма настройки рассылки отчётов.

Основные сведения

• Наименование — это то, как ваша рассылка будет отображаться в списках. Его можно указать в виде шаблона
• Подготовлена — это отметка, которая показывает, что ваша рассылка готова к отправке. Когда вы ставите эту отметку, активируются дополнительные проверки правильности заполнения всех необходимых данных

Отправлять — вид рассылки, реквизит, определяющий получателей:

• Отчёты указанным получателям — отправка одинаковых отчётов сразу всем получателям (в поле Получатели необходимо выбрать тип получателей (пользователи, контакты, контрагенты)
• Свой отчёт для каждого получателя — персонализация содержимого отправляемых отчётов. Подходит в тех случаях, когда нужно индивидуально настроить отчёты для пользователей. Например, одни клиенты покупают оптом только верхнюю одежду, другие — только обувь
• Только мне (личная рассылка автора) — отчёты получает по почте только пользователь-автор
• Почтовый адрес — автоматически проставляется имейл автора отчёта

В качестве получателей отчётов из рассылки могут выступать пользователи, контрагенты и контакты.

Настраиваем расписание

Для автоматической отправки отчётов с каким-либо интервалом или в некоторые дни недели во вкладке Расписание можно настроить, по каким дням и в какое время программа должна отправлять отчёт. На основании каждой рассылки в программе формируются одноименные регламентные задания Рассылка отчётов.

Для предварительной настройки необходимо включить флаг Выполнять по расписанию. Настроить расписание можно из уже имеющихся шаблонов. Выберите нужное расписание из списка, нажав на кнопку Заполнить по шаблону, например в первый день месяца. Расписание заполнится автоматически.

Кроме этого, в программе предусмотрена возможность самостоятельно выбрать периодичность рассылки (этот параметр определяет частотность её срабатывания и влияет на все настройки расписания):

• Ежедневно — рассылка будет выполняться по выбранным дням. Для этого выберите период повтора и время начала отправки
• Еженедельно — по выбранным дням недели. Выберите дни недели с помощью флажков
• Ежемесячно — по выбранным месяцам в определённый день месяца. По аналогии с еженедельной рассылкой выберите месяцы с помощью флажков и укажите день, в который будет происходить рассылка
• Произвольное — произвольное расписание позволяет самостоятельно настроить каждый параметр, если ни один из вышеописанных сценариев не подошёл. При выборе произвольного расписания откроется окно для индивидуальной настройки расписания

Вкладка Доставка

В этой вкладке перечислены все доступные варианты отправки сообщений. Дополнительно при отправке есть возможность сохранить (опубликовать) отчёты для рассылки. Для настройки публикации отчётов активируйте флаг Публиковать. Сформированные отчёты можно сохранить в папке на компьютере, в сетевом каталоге и на FTP-ресурсе.

Помимо указания получателей и отправки отчётов, можно задать тему и текст письма. К тексту сообщения можно добавить параметры, которые заполняются автоматически.

Во вкладке Дополнительно можно задать формат файла отправляемого отчёта. При необходимости отчёт можно архивировать и задать пароль.

После того как мы ознакомились с автоматической рассылкой отчётов и настроили её, давайте выполним автоматическую рассылку и посмотрим на результат.

На почту пришло сообщение с темой, текстом и файлом отчёта.

Вид отчёта

Вариант № 2. Рассылка отчётов с помощью прайс-листов

Помимо обычных отчётов, в системе 1С:УНФ также можно рассылать прайс-листы.

Основные плюсы прайс-листов:

• их гораздо проще настроить
• в них можно добавить картинку
• есть возможность настроить вид представления свободных остатков (их можно выводить не только как число, но и как текстовое представление: мало, достаточно, много)

К сожалению, при всей возможной гибкости настроек прайс-листов их нельзя включить в автоматическую рассылку. Но саму рассылку прайс-листов для клиентов можно создать вручную.

Чтобы товарный остаток выводился как представление, в номенклатурной карточке товара нужно заполнить нижнюю и верхнюю границы остатков. Указание границ остатков производится во вкладке Прайс-лист. При необходимости эти показатели можно загрузить из файла Excel.

После настройки нижней и верхней границ остатка переходим в Прайс-лист — Настройки — Выводить остатки — Как представление. Текстовое представление можно поменять на своё.

Для создания рассылки нажимаем на ярлык с конвертом, который находится рядом с кнопкой Сформировать, и выбираем формат отправляемого файла.

Откроется форма с созданием исходящего письма. В правом верхнем углу будет автоматически приложен к письму наш прайс-лист в выбранном формате. Адресатов письма можно подобрать с помощью адресной книги.

Помимо этого, почтовые адреса получателей рассылки можно добавить через буфер обмена.

После всех необходимых настроек нажимаем на кнопку Отправить.

Полученное сообщение с прайс-листом

Итоги

Мы рассмотрели типовые возможности системы 1С: УНФ по автоматической рассылке отчётов и прайс-листов.

Автоматическая рассылка отчётов удобна отсутствием необходимости постоянно создавать письма — регламентное задание всё сделает за вас по расписанию. Особенно такой функционал удобен для руководителей компаний, у которых не всегда есть возможность или желание заходить в базу. Вся необходимая информация уже собрана в отчёте и отправлена на почту.

Прайс-листы, в отличие от отчётов, нельзя включить в автоматическую рассылку, но при этом можно настроить одновременно вывод изображений, остатков и цен.