Зачем монтажнику 1С, если есть Excel

Бригада монтирует окна и ставит кондиционеры. Работы идут, деньги вроде бы крутятся — а сколько реально заработали? Сколько ушло на материалы? Кто отработал по факту? Руководитель открывает Excel и понимает: эти вопросы таблица не потянет.

Что пошло не так?

• Не видно, сколько осталось материалов
• Доходность заказа — «где-то плюс-минус»
• Зарплата считается вручную и всегда «потом»
• С бригадами не состыковаться: кто свободен, кто занят, куда ехать?
• Клиентов надо обзванивать лично, чтобы не забыли про визит

Если вам это знакомо — смотрите, как можно автоматизировать такой бизнес на 1С:Управление нашей фирмой.

Как это реально работает

Один Заказ-наряд вместо десяти таблиц

Приходит клиент — менеджер создает Заказ-наряд (ЗН). В нем сразу всё: работы, материалы, кто поедет на объект, сколько им заплатят. Остатки на складе видны тут же — без беготни в кладовую.

Менеджер вносит основные данные о клиенте. На вкладке Главное заполняет сводную информацию о заказе:

Затем выясняет у покупателя, какие работы нужно выполнить, и на вкладке Работы указывает их. Материалы заполняются автоматически для каждого вида работ на основе Спецификации.

Увидеть остатки материалов на складе можно, нажав на кнопку в виде глаза в табличной части Материалы:

Для более полного анализа остатков на складе используется отчет Остатки товаров:

Всё под рукой: и лестница, и фреон, и Wi-Fi-модуль

Если нужно что-то заказать — система покажет. Если клиент решит сам докупить — отметили это в заказе.

Менеджер предлагает клиенту приобрести сопутствующие товары или модернизировать кондиционер (например, установить дополнительный модуль).

На вкладке Товары отражаем информацию о проданных товарах — в нашем случае это Wi-Fi модуль.

Для ремонта кондиционера необходимо нанести термопасту. Менеджер уточняет у покупателя, нужно ли нам заказать термопасту у поставщика или покупатель купит ее сам. Клиент решил купить термопасту самостоятельно. Отражаем информацию о материалах заказчика в одноименной вкладке:

Видно, кто занят и куда едет

Все ресурсы — в планировщике. Нужно три кондиционера и длинная лестница? Занимаем в системе — никто другой их не возьмет.

Менеджер согласовал с клиентом дату и время. На вкладке Ресурсы заполняем специалистов, которые будут выполнять работы. Указываем длинную лестницу и служебный автомобиль — они будут заняты с 14:00 по 19:00.

Чтобы просматривать календарь по каждому ресурсу, можно использовать Планировщик ресурсов. Время, которое мы указали в ЗН, в нем появилось:

Во вкладке Зарплата отметим исполнителей для каждого вида работ и заполним суммы начисления:

Сотрудник видит задачу в календаре

Задание падает мастеру в календарь. Он точно знает, куда ехать и что брать.

Документ Задание на работу создаем на основании ЗН:

Задание автоматически отражается в календаре сотрудника на указанные дату и время:

Календарь в 1С можно синхронизировать с внешними календарями, например с Google:

Клиент в курсе — СМС напомнит

Бригада выехала — клиенту автоматически приходит СМС. Больше не нужно звонить каждому.

Настраиваем шаблон сообщения:

Настраиваем ассистента на отправку сообщения клиенту при переводе ЗН в статус Бригада выехала на объект:

Переводим ЗН в соответствующее состояние:

Программа автоматически отправит сообщение на телефон клиенту. Текст мы заранее написали в шаблоне.

Все цифры сходятся

После выполнения работ переводим ЗН в состояние Завершен:

После проведения завершенного ЗН видите отчеты:

• сколько заработали на заказе
• сколько ушло на материалы
• кто сколько получил

Анализ доходов и расходов

Для анализа доходов и расходов по заказам можно использовать отчет Доходы и расходы:

В нашем случае в себестоимость продаж попала себестоимость списываемых материалов и зарплата сотрудников. Чистая прибыль по заказу — 10 300 ₽.

Чтобы более детально анализировать доходы и расходы, можно выделить отдельные счета учета для разных статей расходов.

Анализ себестоимости

Используем отчет Себестоимость выпуска:

Итог

В этой статье мы показали, как компания перестала утопать в таблицах:

• считает доходность по каждому заказу, а не «плюс-минус на глазок»
• держит склад под контролем — без сюрпризов, что чего-то не хватает прямо перед выездом
• честно начисляет зарплату исполнителям, без споров и лишних бумажек
• планирует выезды так, чтобы бригады не пересекались и не теряли время
• автоматически напоминает клиентам о визите — и никто не говорит: «Ой, я забыл»

Это не просто про «внедрили 1С» — это про то, что бизнес стал понятнее и спокойнее. В результате все знают, кто что делает, куда едет и сколько компания реально зарабатывает.

Если у вас похожая история — значит, можно и нужно сделать так же. Бригады будут работать, а таблицы — отдыхать.