Как настроить автоматическую отправку отчетов для руководителей в 1С:Бухгалтерии

Руководителям организаций совсем не обязательно (и часто некогда) разбираться в дебетах, кредитах и ​​тоннах проводок. Разработчики 1С предусмотрели целый раздел в программе 1С:Бухгалтерия предприятия с отчетами для руководителей, где всё уже «переведено на человеческий язык».

Хорошая новость для руководителей: вам не нужно каждый раз заходить в программу и строить отчеты. В 1С можно настроить отправку нужных отчетов прямо на вашу электронную почту.

Ниже мы разберем, как это сделать, а также какие управленческие отчеты доступны для анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.

Настройка рассылки отчетов

Чтобы настроить отправку отчетов, перейдите в раздел: Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов — Создать:

Настройте рассылку:

• укажите наименование отчета (с этим названием отчет будет приходить на почту руководителя)
• выберите вид отправления
• определите, кому будете отправлять отчет: пользователям, физическим лицам, контактным лицам или контрагентам
• по кнопке Подбор выберите нужные отчеты

Все отчеты расположены в иерархическом порядке. Наведите курсор на Руководителю, чтобы появился весь список отчетов. Можно поставить курсор на интересующий блок раздела — появится список отчетов блока, например Расчеты с покупателями, как на скриншоте. Можно выбрать один отчет или несколько.

Установите расписание отправления отчетов:

На последней вкладке:

• укажите получателей. В справочнике (пользователь, физлицо, контактное лицо или контрагент) обязательно должна быть прописана электронная почта
• заполните эл. почту отправителя. Если она не настроена, необходимо настроить почту в 1С. О том, как настроить отправку писем с почтой Яндекс в 1С:Бухгалтерии, мы рассказывали в отдельной статье
• можно выбрать формат файла отправляемых документов. Тип файла можно установить по умолчанию для всех отчетов в шапке настроек или настроить индивидуально для каждого отчета

Если нужно отправить отчет не в то время, которое указано в настройках, воспользуйтесь журналом рассылки отчетов: Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов — Выполнить сейчас.

Раздел Руководителю

Раздел Руководителю в 1С:Бухгалтерии позволяет формировать управленческую отчетность без использования стандартных бухгалтерских отчетов.

Основные показатели, доступные по одному клику:

• Остатки денег — по всем счетам, кассам и банкам
• Дебиторка — кто сколько должен, сколько просрочено, топ-10 должников
• Кредиторка — кому и сколько мы должны
• Продажи — что и за сколько продано
• Валовая прибыль / рентабельность
• Остатки на складах

Таким образом, руководителю достаточно 3–5 минут утром, чтобы получить полное представление о финансовой ситуации в организации.

Обзор ключевых отчетов

Монитор основных показателей

Позволяет отслеживать ключевые показатели деятельности организации. К ним относятся, например:

• остатки денежных средств на счетах и в кассах
• дебиторская и кредиторская задолженность (общая, просроченная, по срокам)
• прибыли и убытки
• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг
• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг

Данные сведены в одну таблицу и доступны для анализа в любой момент.

Настройка показателей

Состав показателей можно настроить по кнопке Настройка:

• флажками отметить показатели, которые нужно анализировать в отчете
• использовать кнопки командной панели, чтобы менять расположение показателей в списке
• установить дополнительные условия, например сравнить данные с аналогичным периодом прошлого года или вывести единицы измерения в рублях или тысячах рублей. А также изменить количество месяцев по сроку хранения товара

По ссылкам в отчете можно пройти в подробный отчет и посмотреть данные:

Монитор налогов и отчетности

Наглядная таблица с индикаторами состояния уплаты налогов и сдачи отчетности в виде цветных блоков:

• зеленый — за текущий отчетный (налоговый) период налоги уплачены и отчетность сдана
• желтый — приближается срок сдачи отчетности или уплаты налога
• красный — пропущена уплата какого-либо налога или сдача какого-либо отчета за прошедший отчетный (налоговый) период

Продажи по контрагентам

Позволяет анализировать данные о продажах в разрезе контрагентов за определенный период.

Продажи по номенклатуре

Этот отчет показывает данные о продажах в разрезе товаров и услуг, а также по отчетным периодам.

Анализ движения денежных средств

Отражает все поступления и списания денег по видам и статьям. Его можно настроить по периоду (месяц, квартал, год и т.д.).

Задолженность покупателей по срокам долга

Показывает дебиторскую задолженность с разбивкой по периодам возникновения. Аналогичный отчет можно построить по поставщикам.

Остатки товаров

Отчет позволяет увидеть остатки товаров на складах в количественном и суммовом выражении. В отчете указываются остатки по субсчетам соответствующих счетов.

Заключение

В разделе Руководителю собраны управленческие отчеты, которые помогают быстро оценить состояние дел в организации на основе данных бухгалтерского учета. Каждый отчет можно настроить по различным параметрам и срокам в сравнении с другими периодами, вывести подробную аналитику до документа.  

Эти инструменты полезны не только руководителям, но и бухгалтерам при подготовке отчетов по запросу руководства. Автоматизация отправки отчетов на электронную почту позволяет экономить время и получать актуальную информацию без лишних действий.