Как упростить оформление перевозочных документов: автозаполнение ЭПД и ЭТрН в 1С:Бухгалтерии

При оформлении электронных перевозочных документов часть информации о грузе приходится вводить вручную. Это занимает время и увеличивает вероятность ошибок. В 1С:Бухгалтерии появился механизм, который позволяет использовать данные из учета для автоматического заполнения электронного заказа и электронной транспортной накладной.

Возможность доступна начиная с релиза 3.0.201. Если один раз внести необходимые сведения в карточки номенклатуры и включить соответствующую настройку, данные о грузе будут автоматически переноситься в электронные перевозочные документы, оформляемые через сервис 1С-ЭПД.

Разберем, как настроить автозаполнение.

Включаем учет доставки

Первым делом необходимо активировать в программе возможность учитывать доставку товаров автомобильным транспортом.

Для этого откройте Главное → Функциональность → Торговля и установите флажок Доставка товара автотранспортом.

После сохранения настройки в карточках номенклатуры станет доступен раздел, предназначенный для указания сведений, которые используются при оформлении электронных перевозочных документов.

Заполняем данные о товаре

Следующий этап — настройка карточек номенклатуры. Именно из них программа будет брать информацию для автоматического формирования сведений о перевозимом грузе.

Перейдите в Справочники → Номенклатура

Откройте нужный товар и найдите раздел Информация для электронных перевозочных документов.

Здесь необходимо заполнить несколько параметров.

Описание груза

В этом поле указывается название товара, которое будет отображаться в перевозочных документах.

Описание можно сделать более кратким и удобным для использования в ЭПД. Например:

• Запчасти автомобильные в коробках
• Продукты питания, требуется температурный режим

То есть здесь необязательно использовать полное наименование номенклатуры из учетной системы.

Насыпной или наливной груз

Если товар перевозится насыпью или наливом, необходимо установить соответствующий признак.

Например, это может быть песок, зерно, ГСМ и другие подобные грузы.

Для обычных штучных товаров данный параметр отмечать не нужно.

Вес брутто и объем

Отдельное внимание стоит уделить весу и объему товара. Эти сведения используются программой для определения характеристик груза при оформлении перевозочных документов.

В карточке необходимо указать:

• вес брутто — вес товара вместе с упаковкой
• объем одной единицы товара

За единицу следует брать ту величину, в которой ведется учет конкретной номенклатуры: штуку, коробку, паллету и т. д.

Если в программе большое количество товаров, необязательно открывать каждую карточку отдельно. Для массового заполнения реквизитов можно воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов.

Это особенно удобно для компаний, которые регулярно оформляют электронные перевозочные документы: после заполнения карточек большая часть сведений будет подставляться автоматически.

Формируем электронный заказ

После настройки функциональности и заполнения необходимых реквизитов можно проверить работу автозаполнения.

Для этого перейдите в Продажи → Счета покупателям

Создайте новый счет и нажмите Оформить ЭПД.

На основании данных учета программа сформирует электронный заказ и автоматически перенесет в него сведения о грузе.

В документ попадут, в частности:

• описание груза
• количество
• вес
• объем

Таким образом, повторно вводить эти данные вручную не потребуется.

После формирования документа останется проверить внесенную информацию, указать перевозчика и отправить электронные перевозочные документы через сервис 1С-ЭПД контрагенту и в ФГИС.

Что дает автозаполнение ЭПД

Основное преимущество настройки — сокращение ручного ввода при оформлении перевозочных документов.

Достаточно один раз внести сведения о товаре в карточку номенклатуры, после чего программа сможет использовать их при создании электронного заказа и ЭТрН.

Это позволяет:

• сократить время на оформление документов
• не вводить характеристики груза повторно
• снизить вероятность ошибок при указании веса и объема
• избежать расхождений в описании товара

Если вы уже используете сервис 1С-ЭПД, стоит проверить заполнение карточек номенклатуры и необходимые настройки в программе. Возможно, часть данных, которые сейчас приходится указывать вручную, уже можно получать автоматически.

Если сервис 1С-ЭПД еще не подключен, его можно использовать для отправки электронных перевозочных документов контрагентам и в ФГИС.