Как вести учет субсидий в 1С:БГУ 2.0

Субсидии — основной источник финансирования бюджетных и автономных учреждений. Они выделяются из бюджета в соответствии с Бюджетным кодексом РФ для выполнения госзадания, реализации проектов или капитальных вложений.

Разберем, какие бывают субсидии и как правильно вести их учет в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 2.0.

Виды субсидий

Каждому виду субсидий соответствует код финансового обеспечения (КФО):

• КФО 4 — субсидия на выполнение госзадания (ст. 78.1 БК РФ). Сумма субсидии рассчитывается на основе нормативных затрат на оказание услуг или работ и затрат на содержание имущества учреждения, полученного от учредителя или приобретенного за счет целевого финансирования
• КФО 5 — субсидия на иные цели (ст. 78.1 БК РФ), например покупку НФА, ремонт и реставрацию ОС, выплаты физлицам, организацию мероприятий. Сумма такой субсидии рассчитывается на основании пояснительной записки учреждения. В ней указывается обоснование потребности и подробная смета предполагаемых расходов, подтвержденных коммерческими предложениями поставщиков оборудования, инвентаря и МЗ, сметной документацией и др.
• КФО 6 — субсидия на капитальные вложения (ст. 78.2 БК РФ): строительство, реконструкцию, покупку недвижимого имущества. Новые объекты НФА являются государственной собственностью, их дальнейшее содержание обеспечивает учредитель за счет субсидий на выполнение госзадания

Запомните:

• КФО 4 — госзадание
• КФО 5 — иные цели
• КФО 6 — капитальные вложения

Основные этапы учета субсидий в 1С:БГУ 2.0

Учет субсидии на выполнение госзадания включает несколько шагов:

1. Заключение соглашения и отражение субсидий в плане ФХД
2. Начисление доходов будущих периодов по субсидиям
3. Перенос доходов будущих периодов на текущий год
4. Перерегистрация показателей по санкционированию
5. Отражение поступления субсидии
6. Признание доходов по мере выполнения госзадания
7. Отражение обязательства по возврату неиспользованной субсидии
8. Оформление возврата остатков субсидии в бюджет
1. Разрешение на использование в текущем году
2. Возврат в бюджет
9. Новое соглашение на 2025–2027 годы: два варианта учета
1. Учет при ведении сводного договора
2. Учет при ведении отдельных договоров по каждому соглашению

Рассмотрим их подробнее на примере субсидии на выполнение госзадания.

Шаг 1. Заключение соглашения и отражение субсидий в плане ФХД

Образовательное учреждение в конце 2023 года заключило с учредителем соглашение о предоставлении субсидии на 2024—2026 гг.

Субсидия на выполнение госзадания признается в бухучете в качестве доходов будущих периодов на дату возникновения права на их получение. Доходы учреждения в виде субсидии на выполнение госзадания отражаются по статье 130 аналитической группы подвида доходов бюджетов, подстатья 131 КОСГУ.

Введем соглашение о предоставлении субсидии в программу. Для этого создадим запись в справочнике Договоры и иные основания возникновения обязательств (Планирование и санкционирование — Договоры и обязательства):

• Вид договора — С отправителем трансферта (субсидии)
• Контрагент — вышестоящее учреждение, с которым заключено соглашение о субсидии:

Датой заключения соглашения внесем плановые назначения по поступлениям субсидии на госзадание. Для этого создадим документ Плановые назначения: Планирование и санкционирование — Плановые показатели деятельности — Плановые назначения.

По каждому периоду плана (2024, 2025, 2026 годы) нужно создать отдельный документ Плановые назначения.

Бухгалтерские проводки выглядят так:

Обратите внимание на бухгалтерские записи документа. При указании дат меняется глубина планирования.

Так как на момент заключения соглашения 2025-й является вторым годом, следующим за текущим, цифра субсчета — 3:

Для 2026 года цифра субсчета увеличится еще на одну единицу:

Шаг 2. Начисление доходов будущих периодов по субсидиям

При заключении соглашения о предоставлении субсидии на выполнение госзадания доходы в виде субсидии отражаются в качестве доходов будущих периодов (п. 93 Инструкции № 174н, п. 96 Инструкции № 183н).

Оформляем документ Начисление доходов будущих периодов:
Услуги, работы, производство — Долгосрочные договоры, аренда — Начисление доходов будущих периодов.

Как заполнить документ:

• Вид операции — Прочие доходы будущих периодов
• Контрагент — учредитель, договор — соглашение о субсидии
• КФО, КПС, КЭК — в соответствии с утвержденным планом

По столбцу Номенклатура выбираем номенклатуру из справочника для заполнения аналитики счета 401.40. Тип номенклатуры — Гос. услуги (источники доходов):

Бухгалтерские записи по учету доходов будущих периодов отражаются на счетах (п. 301 Инструкции № 157н):

• 401.41 — Доходы будущих периодов к признанию в текущем году
• 401.49 — Доходы будущих периодов к признанию в очередные года

Поэтому общую сумму субсидии отражаем в разбивке по периодам признания. Если субсидия предоставляется на текущий год, отражаем ее на счете 401.41, на следующие года — на счете 401.49.

В нашем примере 30 млн руб. на 2024—2026 гг. отражаются на счете 401.49.

Для субсидий устанавливается порядок признания доходов В особом порядке, так как доходы будущих периодов списываются в состав доходов текущего финансового года в соответствии с отчетом о выполнении госзадания.

На закладке Бухгалтерская операция выбираем типовую операцию Начисление доходов будущих периодов (205.00, 210.05 — 401.40) и счет расчетов 205.31.

Документ формирует проводки:

Шаг 3. Перенос доходов будущих периодов на текущий год

Первым рабочим днем очередного года остатки со счета 401.49 переносятся на счет 401.41 документом Операция (бухгалтерская).

Шаг 4. Перерегистрация показателей по санкционированию

Чтобы и дальше с плановыми назначениями было удобно работать, большинство организаций в конце года закрывают все счета санкционирования, включая счета плановых лет. После этого переносим показатели доходов на очередной финансовый год. Перерегистрацию выполняем с помощью документа Плановые назначения: Планирование и санкционирование — Плановые показатели деятельности — Плановые назначения.

Год плана и отчетный период указывается текущий — 2024-й.

Документ формирует проводки:

Шаг 5. Отражение поступления субсидии

Чтобы отразить поступление субсидии на выполнение госзадания, используем документ Кассовое поступление: Денежные средства — Банк (казначейство) — Расчетно-платежные документы.

На закладке Расшифровка платежа указываем КФО, КБК, КОСГУ, договор и счет расчетов — 205.31.

На закладке Бухгалтерская операция выбираем типовую операцию Поступление доходов (205.00, 209.00).

Документ формирует проводки:

Чтобы проверить корректность отражения операций, используем отчет Сводные данные об исполнении плана ФХД: Планирование и санкционирование — Отчеты по планированию и санкционированию — Плановые показатели деятельности — Сводные данные об исполнении плана ФХД.

Шаг 6. Признание доходов по мере выполнения госзадания

Доходы будущих периодов признаются доходами текущего периода в соответствии с утвержденным учредителем отчетом о выполнении госзадания. Оформляется документом Списание доходов будущих периодов: Услуги, работы, производство — Долгосрочные договоры, аренда — Списание доходов будущих периодов.

После выбора периода и нажатия Заполнить в табличную часть документа автоматически попадают суммы доходов будущих периодов к признанию в текущем году. Вручную указываем в графе Списать сумму, утвержденную отчетом о выполнении госзадания.

На закладке Бухгалтерская операция выбираем типовую операцию Списание доходов будущих периодов.

Аналогично 1-му кварталу оформляем документы за 2-й, 3-й и 4-й:

В Оборотно-сальдовой ведомости по счету 401.41 можно отследить начисленную сумму, признанную в составе финансового результата, и остаток.

В нашем примере организация получила от учредителя 10 млн руб. на выполнение госзадания и к концу 2024 года отчиталась на 8, 5 млн руб. Неиспользованный остаток — 1, 5 млн руб.

Шаг 7. Отражение обязательства по возврату неиспользованной субсидии

Если учреждение не достигло установленных показателей по выполнению госзадания, оно должно вернуть неиспользованную часть субсидии или использовать в очередном финансовом году по решению учредителя. Обязательство по возврату средств в бюджет отражаем на счете 303.05.

Начисление задолженности по возврату остатка субсидии отражаем документом Исходящее извещение: Учет и отчетность — Расчеты — Внутриведомственные, межведомственные, межбюджетные расчеты. В шапке документа выбираем вид извещения Расчеты по МБТ, субсидиям и контрагента.

Документ сформировал проводки:

Шаг 8. Оформление возврата остатков субсидии в бюджет

Учредитель может:

• разрешить использовать остаток в текущем году
• потребовать вернуть его в бюджет

Шаг 8.1 Разрешение на использование в текущем году

Есть ли потребность в направлении остатка субсидий прошлого года на те же цели, решает учредитель. Если такая потребность подтверждена, формируем следующую проводку документом Операция (бухгалтерская):

Шаг 8.2 Возврат в бюджет

Для отражения перечисления остатка субсидии используем документ Заявка на возврат или Кассовое выбытие: Денежные средства — Журнал расчетно-платежных документов.

В шапке документа выбираем лицевой счет, кор. счет (303.00 Расчеты по платежам в бюджеты), указываем получателя платежа и его счет. На вкладке Заявка заполняем сумму возврата, КФО, КБК и КОСГУ.

На закладке Бухгалтерская операция автоматически указывается типовая операция Возврат в бюджет субсидий, трансфертов, грантов прошлых лет (303.00). Устанавливаем флажок Возвраты прошлых лет, так как мы возвращаем средства, не использованные в прошлые периоды.

Документ формирует проводки:

Шаг 9. Новое соглашение на 2025—2027 гг.: два варианта учета

В конце 2024 года организация заключает соглашение на 2025—2027 гг.

Важно помнить: при заключении нового соглашения на следующий год и плановый период корректируем дебиторскую задолженность, доходы будущих периодов и плановые назначения по доходам и расходам. Корректировка производится на дату подписания, если в соглашении не прописан другой порядок.

Шаг 9.1. Учет при ведении сводного договора

Если в программе предусмотрено ведение сводного договора для субсидий на госзадание (например, Субсидия на госзадание), то при получении нового соглашения выполняем Корректировку доходов будущих периодов.

Заполняем контрагента, договор и вид операции Корректировка доходов будущих периодов.

При нажатии Заполнить табличная часть на закладке Доходы будущих периодов автоматически заполняется по остаткам соглашения. В столбце Изменить (+/-) указываем сумму корректировки для получения на графе После изменения суммы нового соглашения о субсидии на 2025—2027 гг.

В нашем примере учредитель уменьшил размер субсидии на 1 000 000 руб.

Шаг 9.2. Учет при ведении отдельных договоров по каждому соглашению

Если в программе по каждой субсидии оформляется отдельное соглашение (например, Соглашение о субсидии № 565614641641 от 15.12.2024), сначала закрываем старое соглашение. Для этого оформляем документ Корректировка доходов будущих периодов с видом операции Досрочное прекращение договора.

После этого начисляем доходы будущих периодов по новому соглашению — создаем новый договор и оформляем документ Начисление доходов будущих периодов, как в шаге 1 нашей статьи.

Заключение

Мы подробно рассмотрели учет субсидий в БГУ 2.0. Надеемся, что наша статья поможет вам корректно его вести и избегать ошибок.