Эффективная работа со справочником контрагентов

Нет ничего более эффективного, чем проверить реквизиты всех контрагентов на портале ФНС, а добавлять новых контрагентов только указав его ИНН. Посмотрите наш обзор на эту тему.

Платформа 1С:Предприятие 8 позволяет эффективно организовать работу с объемной однородной справочной информацией, например, справочником контрагентов.
К сожалению, большинство бухгалтеров не знают или не хотят использовать задуманный разработчиками функционал.
В этой статье я дам несколько рекомендаций по оптимальной работе со справочником.

Узнайте о новых функциях 1С для заведения новых контрагентов

Для оптимальной работы со справочником нужно провести целый комплекс мероприятий

1. Организовать правильное именование контрагентов

На картинке видно, что для наименования контрагента отведено два поля: "Наименование" (используется для быстрого поиска элемента в справочнике) и "Полное наименование" (используется при формировании экранных форм).

Очевидно, что найти Фортуна проще, чем ООО "Фортуна", тем более, для поиска последнего варианта при помощи ввода на клавиатуре придется нажать ООО + пробел + кавычка и только потом начинаются значащие символы.

Правила именования очень простые:

в поле "Наименование" пишем название контрагента, начиная со значимых символов, и уже за ним пишем организационно-правовую форму, например, Фортуна, ООО. Это позволит нам быстро найти необходимого контрагента и не спутать с похожим названием, но другой ОПФ, например, Фортуна, ОАО
в поле "Полное наименование" пишем краткое название контрагента, которое нам необходимо для вывода на печать, например
при заведении нового контрагента рекомендуется в обязательном порядке указывать их ИНН и КПП для облегчения поиска возможных дублей контрагентов. Подробнее про дублирующихся контрагентов будет рассказано ниже.

Если у вас достаточно большое количество неправильно именованных контрагентов и вы решили оптимизировать свою работу, вам будет целесообразно воспользоваться нашей разработкой, которая изменит наименования контрагентов в соответствии с вышеобозначенными правилами.

2. Использовать метод ввода по строке

Большинство пользователей "1С" для выбора контрагента в документе используют привычный по версии 7.7 метод:

Нажимают на кнопку "..." и ищут глазами нужного контрагента, иногда помогая себе вводом первых символов наименования с клавиатуры.

В технологической платформе "1С:Предприятие 8" разработчики сильно упростили поиск необходимых элементов справочника при помощи метода "Ввод по строке". Его суть в том, что необходимый элемент можно выбрать, написав необходимое наименование в самом реквизите документа. Программа сама найдет и подставит необходимый элемент, причем можно писать наименование не полностью, а первые значащие символы; если найдутся совпадения, то появится список выбора, из которого нужно будет выбрать правильный элемент.

Хочется заметить, что для полноценного использования метода ввода по строке необходимо привести в порядок наименования контрагентов.

3. Избавиться от дублей контрагентов

Проблему дублирования контрагентов в справочнике многие несправедливо недооценивают. А ведь она является серьезной угрозой как учету, так и бизнесу в целом. Да, это смелое заявление, но давайте разберемся вместе. Допустим, контрагент Фортуна заплатил вам предоплату за товар 1 000 000 рублей. Сотрудник, который оформлял впоследствии отгрузку товара, не был в курсе правил именования контрагентов, недостаточно тщательно осуществил поиск и, ввиду срочности выписки документов, решил завести нового контрагента ООО "Фортуна". Впоследствии эта ситуация забылась и затерялась в потоке текущей работы.

Обращаю ваше внимание, Фортуна и ООО "Фортуна" – совершенно разные и никак не связанные друг с другом контрагенты.

Таким образом у нас будет "висеть" дебиторская задолженность по ООО "Фортуна" и кредиторская по Фортуне.

Итого мы получаем следующую картину:

контрагенту ООО "Фортуна" закрывают отгрузку из-за большой кредиторской задолженности на аванс 1 000 000 начисляется и уплачивается в бюджет 152 542,37 руб. НДС
предоставляем неверный баланс в банк, учредителям и в налоговую инспекцию.
Ситуация кажется неправдоподобной, но в моей практике действительно встречались подобные ситуации.

Самое удивительное, что нередко встречаются дубли контрагентов с абсолютно идентичным наименованием. Выявлению подобных дублей будет способствовать использование метода "Ввод по строке" при заполнении реквизитов документов.

Страшнее, когда наименование дублирующегося контрагента вводится вообще без связи с кратким наименованием организации (из учредительных документов), например, Магазин а не Фортуна, ООО. В этом случае может помочь поиск по полному наименованию или по ИНН/КПП.

Лучший способ исправить этот вид ошибок – предотвратить их появление, например, жестко регламентировать заведение новых контрагентов в систему и периодически осуществлять контрольные проверки при помощи универсальных обработок, доступных на диске ИТС.