Z-отчеты и исправление ошибок при работе с фискальным регистратором на примере 1С:Отель

6 ноября 2015 11:12

// Прочее

Работа с фискальным регистратором налагает определенную ответственность на пользователя, потому что после закрытия смены и снятия Z-отчета расхождения с базой будут являться нарушениями кассовой дисциплины. Вне зависимости от программы, в которой ведется учет, принципы работы с фискальными регистраторами и сложности, возникающие в работе, будут схожи. Условно, можно разделить эти ситуации на штатные и внештатные.

Штатные ситуации

Штатной ситуацией будет являться оформление возвратов, принцип действия в этом случае будет зависеть от того, будет ли сделан этот возврат:

до закрытия кассовой смены
после закрытия кассовой смены

В первом случае средствами программы мы имеем право сделать аннуляцию чека:

Аннуляция чека в текущую смену

Действия в программе:

Найти и открыть список транзакций лицевого счета гостя.

Перейти на закладку «Платежи».

Выделить платеж, который нужно аннулировать. Обычно это последняя строка в списке платежей:
Открыть документ нажав на кнопку «Изменить» слева над списком платежей.

Перейти на закладку «Валюты».

Нажать на кнопку «1.Печать: Заявление, Акт КМ-3» — распечатаются заявление и Акт КМ-3.

Нажать на кнопку «2.Аннулировать чек» — на ККМ пробьется чек аннуляции.

В итоге мы будем иметь аннулированный чек, пробитый по ФР, заявление, которое нужно подписать у клиента, акт КМ-3, к которому приложим старый чек и чек аннуляции.

Возврат (когда смена закрыта)

Основное техническое отличие Возврата от Аннуляции состоит в том, что чек аннуляции пробиваться не будет, и будет сформирован Расходный кассовый ордер (РКО), который так же необходимо заполнить. Кроме того, бухгалтеру будет необходимо отразить РКО, вписать в РКО номер документа возврата и сам документ подшить в кассовую книгу. Оформление возврата из программы делается проще, но с точки зрения оформления документов является более трудоемким процессом, чем аннуляция чека, поэтому желательно успевать сделать аннуляцию.
Ниже показан пример оформления возврата из программы.

Внештатные ситуации

Внештатными ситуациями можно признать те, которые привели к расхождениям конечной суммы по программе и ФР, причины могут быть следующие: «зависание» и перебои в работе программы, фискального регистратора, различные технические проблемы, а так же ошибки при работе пользователя.

Подготовка: отключим фискальный регистратор, чтобы иметь возможность работать с платежами и ничего не пробить по кассе.

Анализ проблемы: заходим в Фолио (Лицевые счета) и смотрим, что не так. К расхождениям приведет либо лишний платеж, либо, наоборот, не прошедший.

Исправление: Теперь можем внести недостающий платеж либо произвести аннуляцию (см. выше). При том, что фискальный регистратор в данный момент у нас отключен, это будет техническим исправлением, и чек аннуляции не будет проходить по ФР. Так как пример аннуляции мы рассмотрели, рассмотрим пример, когда платеж прошел по ФР, но не прошел по базе, и нам нужно его довнести.

Необходимо обратить внимание на дату, она должна попадать в дату нужной нам смены.

Проверяем корректность Фолио.

Ещё один вариант проблемы: изменить вид оплаты (Наличные/Банковская карта/На расчетный счет)
Переходим на вкладку Платежи в Фолио, и открываем платеж.

Меняем вид оплаты и нажимаем «Ок».

Таким же образом можно поменять вид начисления (правильный вид начисления нужен для верного отчета в бухгалтерию).

После внесения исправлений можем сформировать, если есть такая задача, корректный Z-отчет в программе, для этого перейдем в раздел Касса.

Открываем нужный Z-отчет и нажимаем «Закрыть кассовую смену…»
Внимание! При нажатии этой кнопки закрывается кассовая смена по фискальному регистратору, поэтому необходимо помнить о том, что его при таких действиях нужно отключать (см. выше).