ЭлеменТабельно: как вести табель учета рабочего времени без бумаги и ошибок

К нам часто обращаются клиенты с крупными производственными подразделениями, владельцы магазинов, пунктов выдачи и небольших отделений, где начальники смен ведут табели учета рабочего времени. На практике обычно используется один из двух вариантов: бумажные табели, которые затем вручную переносятся в 1С:ЗУП, или таблицы в Excel с последующей загрузкой данных в систему через доработки.

Бумажные табели часто приводят к потерям времени при вводе, множественным ручным правкам, расхождениям в данных и задержкам в расчете зарплаты. Автоматизация на базе 1С:Элемент с выгрузкой в 1С:ЗУП устраняет эти узкие места: данные вводятся один раз, проходят автоматическую валидацию, передаются в расчетную систему без ручного копирования. В результате — сокращение ошибок, ускорение обработки, возможность оперативно анализировать рабочее время.

Клиенты не готовы подключать ответственных за ведение табелей в 1С:ЗУП исключительно ради небольшой опции: это требует приобретения лицензий, и часто бухгалтеры-расчетчики переживают, что такие пользователи могут что-то испортить в программе. ЭлеменТабельно — это отдельное приложение, поэтому оно не требует покупки лицензий 1С, а у пользователей нет прямого доступа к 1С:ЗУП.

Как это работает — ЭлеменТабельно 

Рассмотрим на примере, как устроено приложение.

Первоначальная настройка

На этом этапе выполняется интеграция сотрудников из 1С:ЗУП в систему ЭлеменТабельно. Программа переносит ФИО сотрудника, его текущую должность и подразделение.

После этого для каждого ответственного за ведение табеля можно настроить права доступа. Пользователь видит только сотрудников своего подразделения.

Интерфейс программы

При входе в систему пользователю открывается рабочее окно программы со списком сотрудников и разбивкой по дням недели. Он может перемещаться по списку сотрудников и в правой части окна указывать:

• количество часов за день
• буквенный код вида рабочего времени

Программа по умолчанию заполняет данные на основании графика работы сотрудника:

Быстрое заполнение табеля

В верхней части интерфейса расположены кнопки быстрого заполнения. Они позволяют не вводить код вида рабочего времени вручную, а выбрать нужный вариант одним нажатием.

После нажатия кнопки программа заполнит выбранным видом времени все дни текущей рабочей недели.

Факт изменения данных сотрудника отображается визуально.

Можно настроить виды рабочего времени для быстрого заполнения и задать количество отображаемых периодов для удобства пользователя.

Сохранение и отправка данных

После внесения изменений необходимо записать документ. Затем его можно отправить в 1С:ЗУП.

Отправка выполняется по кнопке Отправить.

В 1С:ЗУП табель загружается в непроведенном виде с комментарием о загрузке из внешнего приложения.

Особенности работы приложения

Система автоматически учитывает факт отсутствия сотрудника даже при отсутствии оформленного документа Больничный лист и рассчитывает заработную плату пропорционально фактически отработанному времени.

За ответственным сотрудником можно закрепить несколько подразделений. В этом случае переключение между ними выполняется через выбор нужного подразделения в шапке профиля.

Если сотрудник принят на работу или уволен в период заполнения табеля, рядом с его данными отображается специальная отметка с датой события. Даты в табеле будут отображаться только до даты увольнения или после даты приема.

Контроль ошибок

Если при заполнении табеля пользователь допустит ошибку, рядом с записью появится предупреждающий значок. Система позволит сохранить табель, однако отправить его в 1С:ЗУП до исправления ошибки будет невозможно.

Отображаемая информация

В табеле отображается:

• количество отработанных за неделю часов
• на последней неделе месяца — также общее количество часов за месяц

Все расчеты обновляются после нажатия кнопки Записать.

Почему стоит выбрать ЭлеменТабельно

1. Ускорение работы: процессы автоматизируются, исчезает необходимость ручной обработки
2. Минимизация ошибок: данные вводятся один раз и проходят проверку, исключая возможность ошибок
3. Гибкость и настройка: под ваши нужды можно настроить параметры работы с табелями и правами доступа
4. Прозрачность и контроль: всё записывается и сохраняется, отчеты можно легко отслеживать в реальном времени
5. Гибкий доступ через интернет в любое время. Интерфейс адаптирован даже под неопытного пользователя
6. Размещается на облачных серверах фирмы 1С

ЭлеменТабельно — это не просто инструмент для ведения табелей, а ключ к эффективному управлению рабочим временем, оптимизации бухгалтерских процессов и сокращению административных расходов. Переходите на новый уровень автоматизации с 1С:Элемент и улучшайте свой бизнес уже сегодня!