В чём заключается воинский учёт и как его вести в 1С:Зарплата и управление персоналом

Какие организации обязаны вести воинский учёт сотрудников?

Воинский учёт в России должны вести все компании, у которых есть хотя бы один военнообязанный работник (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31 мая 1996 года № 61-ФЗ, п. 1 ст. 9 Федерального закона от 26 февраля 1997 года № 31-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ, Положение о воинском учёте, утв. Постановлением Правительства от 27 ноября 2006 года № 719).

Единственное исключение — это индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наёмные сотрудники. ИП воинский учёт не ведут (Постановление Президиума ВАС от 14 апреля 2009 года № 13798/08).

Нормативное регулирование: чем руководствоваться при оформлении документации и составлении отчётов в военкомат?

• Ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ от 28 марта 1998 года «О воинской обязанности и военной службе» — общие положения, обязанности ответственных за ВУР
• Постановление Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 года «Об утверждении Положения о воинском учёте» — порядок ведения воинского учёта в организациях, формы документов
• Приказ Министра обороны от 22 ноября 2021 года № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта» — форма личной карточки военнообязанного (форма 10), порядок её заполнения и сверки с военкоматом
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утв. Генштабом ВС 11 июля 2017 года) — детальные рекомендации по ведению ВУ, формы документов

Какие виды воинского учёта бывают?

По п. 16 Положения о воинском учёте он может быть:

• специальный — для забронированных на периоды мобилизации, военного положения и в военное время, для проходящих службу в органах внутренних дел, войсках нацгвардии, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах ФСИН
• общий — для остальных военнообязанных

При этом важно не путать понятия «бронирование» и «отсрочка». Например, предприятия IT-отрасли на момент мобилизации оформляли отсрочку своих специалистов с помощью Минцифры, к бронированию это не имело никакого отношения.

С апреля 2024 года планируется автоматизация взаимодействия через портал Госуслуг, на данный момент — только личное взаимодействие.

Какие штрафные санкции предусмотрены за нарушения в области воинского учёта?

Дела об административных нарушениях рассматривают военкоматы (ч. 1 ст. 23.11 КоАП РФ), сроки давности — три года (ст. 4.5 КоАП РФ).

Однако здесь действует принцип КОАП РФ (ст.1, 2 ст. 1.7 КоАП РФ):

• лицо, совершившее административное правонарушение, подлежит ответственности на основании закона, действовавшего во время совершения административного нарушения
• закон, устанавливающий или отягчающий административную ответственность за административное правонарушение либо иным образом ухудшающий положение лица, обратной силы не имеет

Из этого следует, что новые штрафы применяются к не длящимся нарушениям, совершенным начиная с 1 октября 2023 года, и к длящимся — не прекращённым к 1 октября 2023 года.

Проще говоря, если было разовое нарушение, например организация не вручила повестку год назад, но при этом срок давности три года не прошёл, штраф будет минимальный, по старым правилам. А вот если нарушение длящееся, то есть вы никогда не вели воинский учёт, ни разу не взаимодействовали с военкоматом, если не прервать это нарушение к 1 октября 2023 года, то при проверке уже может быть очень большой штраф в новой редакции.

Кто подлежит воинскому учёту?

• Мужчины 18–27 лет, пребывающие в запасе или прошедшие альтернативную службу; с 2024 года — от 18 до 30 лет с учётом изменений, внесённых ФЗ № 439-ФЗ от 4 августа 2023 года
• Военнообязанные, перечисленные в пп. «б» п. 14 Постановления № 719, в т. ч. женщины некоторых специальностей — медики, картографы, метеорологи и др. Перечень таких специальностей приведён в Приложении 1 к Положению о воинском учёте

При этом учёт ведется в отношении работников, как занятых по основному месту работы, так и по совместительству. А вот исполнители по ГПД воинскому учёту не подлежат.

Из существующей градации запаса мы можем почерпнуть предельный возраст нахождения в запасе, то есть с какого момента мы снимаем сотрудника с воинского учёта.

Женщины, имеющие воинские звания офицеров, пребывают в запасе до достижения ими возраста 50 лет, а имеющие другие воинские звания — до достижения ими возраста 45 лет (ст. 53 Федерального закона № 53-ФЗ).

При этом в связи с увеличением призывного возраста будут действовать переходные положения. Для граждан, имеющих воинские звания солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов, с 1 января 2024 года и до 1 января 2028 года устанавливается следующий предельный возраст пребывания в запасе (п. 5 ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2023 года № 3226-ФЗ):

• до 51 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2024 году
• до 52 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2025 году
• до 53 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2026 году
• до 54 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2027 году

Человек уходит в отставку, снимается с воинского учёта, если он (п. 3 ст. 53 Федерального закона № 53-ФЗ):

• достиг предельного возраста
• получил категорию Д по итогам экспертизы (признан негодным)

При наступлении любого из этих событий мы закрываем карточку воинского учёта, но храним её ещё пять лет.

Также существуют особые положения для иностранцев и постоянно проживающих за рубежом: они воинскому учёту не подлежат (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ).

Постоянное проживание подтверждается, если человек:

• имеет гражданство, вид на жительство в другой стране или другое разрешение местных властей на проживание (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 28 апреля 2023 № 138-ФЗ «О гражданстве РФ», пп. 5 п. 22 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700)
• уведомил орган МВД или консульство РФ о получении вида на жительство или гражданства другого государства
• в отделении МВД на территории России поставил в загранпаспорте штамп «Для проживания за границей» или «На постоянное жительство»
• снят с регистрационного учёта по месту жительства на территории России, во внутреннем паспорте есть штамп «Снят с регистрационного учёта»
• встал на постоянный консульский учёт в стране проживания

Как организовать воинский учёт?

Организации обязаны создавать военно-учётные подразделения, выполнять работы по воинскому учёту и бронированию на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе и работающих в этих организациях, предоставлять отчётность по бронированию (п. 9 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта в организациях).

Число работников, которые ведут воинский учёт в организациях, определяется с учётом следующих норм:

• один работник, выполняющий обязанности по совместительству, — если на воинском учёте стоят менее 500 граждан
• один освобождённый работник — если на воинском учёте стоят от 500 до 2 000 граждан
• два освобождённых работника — если на воинском учёте стоят от 2 000 до 4 000 граждан
• один освобождённый работник на каждые последующие 3 000 граждан, состоящих на воинском учёте

Число ответственных лиц определяется исходя из количества граждан, состоящих на воинском учёте в организации, по состоянию на 31 декабря предыдущего года. (п. 9, 12 Положения о воинском учёте, п. 17–19 Методрекомендаций по ведению воинского учёта).

Согласно п. 39 Методрекомендаций, в организации должны быть следующие документы:

• приказ об организации воинского учёта граждан
• план работы по ведению воинского учёта
• картотека личных карточек на граждан из числа призывников и граждан, пребывающих в запасе
• журнал проверок осуществления воинского учёта
• расписки в приёме от граждан документов воинского учёта
• служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учёта граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации

Возможности программы 1С:Заработная плата и управление персоналом

Чтобы вести воинский учёт в программе, нужно установить галочку в Настройки — Кадровый учёт — Ведётся воинский учёт. Соответствующую галочку нужно поставить, если в организации ведётся бронирование.

После этих настроек появляется блок отчётов для ведения воинского учёта: пункт меню Кадры — Кадровые отчёты — Отчётность для военкоматов.

Кроме этого, появляется возможность в настройке учётной политики организации при нажатии на гиперссылку Воинский учёт распечатать приказ о ведении воинского учёта и план работ по нему.

На каждого военнообязанного сотрудника в картотеке организации должны быть разложены в алфавитном порядке и подписаны сотрудниками карточки по форме № 10 (приложение № 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700). Порядок их заполнения прописан в п. 31–35 Инструкции. Карточка ведётся до момента увольнения сотрудника, данные в ней обновляются по мере необходимости (минимум один раз в год). Карточку можно распечатать из справочника сотрудника, нажав кнопку Печать, а также по пути: Кадры — Кадровые отчёты — Карточка сотрудника, подлежащего воинскому учёту.

В этой карточке указывается информация о семейном положении, образовании, месте работы или учёбы, должности, месте жительства, наличии водительского удостоверения, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, которых ставят на воинский учёт.

Кроме карточек организация должна иметь журнал проверок осуществления воинского учёта (форма приведена в приложении № 29 к Инструкции). В нём записываются результаты проверок военкоматом. Журнал нужно хранить не менее пяти лет. Он должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации.

Трудоустройство и увольнение сотрудника

При трудоустройстве сотрудник должен предоставить один из перечисленных ниже документов:

• удостоверение призывника
• военный билет или военный билет офицера запаса
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета
• справка, выданная взамен военного билета

Непредставление документов воинского учёта может рассматриваться как дисциплинарный проступок, так как при поступлении на работу работник обязан их представить. За это организация может объявить выговор, снизить премиальные, наказать, но уволить нельзя (Определение Мособлсуда от 17 марта 2011 года по делу № 33–3688).

Не позднее пяти дней с даты приёма или увольнения военнообязанного или призывника нужно подать сведения о нём в военкомат по месту его воинского учёта.

Если при ежегодных сверках с работником выявлены любые изменения (прописки, состояния в браке, наличии детей), организация должна выдать ему листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учёте, по форме согласно приложению № 1 к Методрекомендациям. Работник должен расписаться за него в журнале учёта листков сообщений и корешков к ним, предоставить этот листок в военкомат и принести работодателю корешок-подтверждение с отметкой военкомата. Если корешок не представлен, в течение пяти дней нужно сообщить в военкомат об изменении данных, указанных в документе воинского учёта.

Если вы приняли на работу женщину в возрасте от 18 до 45 лет, ранее не состоящую на воинском учёте и имеющую военно-учётную специальность, нужно подать сведения о ней по форме из приложения № 15 к Методрекомендациям в военкомат по месту её жительства. Перечень военно-учётных специальностей приведён в приложении № 2 к Методрекомендациям.

Что нужно делать по воинскому учёту постоянно?

• Разъяснять гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учёту, мобилизационной подготовке и мобилизации
• Направлять в военкомат сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учёте, но обязанных состоять, в течение трёх рабочих дней
• Вручать гражданам, не состоящим на воинском учёте, но обязанным состоять, направление в военкомат для постановки на воинский учёт
• Желательно иметь информационный стенд
• Оповещать граждан о вызовах и обеспечивать им возможность явки. Вручить повестку нужно не позднее чем за три дня до назначения срока явки в военкомат. Если гражданин отказывается от вручения повестки по месту работы, это нужно зафиксировать, проставив в повестке отметку, содержащую дату отказа, должность, подпись ответственного и несколько подписей присутствовавших при этом лиц. В этом случае штрафа не будет
• Вносить сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства в течение пяти дней со дня их изменения. Данные об изменении сведений сотрудник может передать через портал Госуслуг

Что нужно делать по воинскому учёту ежегодно?

• Не реже одного раза в год сверять сведения о воинском учёте с сотрудниками (пп. г.п. 32 Положения о воинском учёте)
  

• Один раз в год сверять сведения о воинском учёте, которые содержатся в карточках, со сведениями, имеющимися у военкоматов. Для сверки учётных сведений карточек с учётными данными граждан, состоящих на воинском учёте в других военкоматах, направляются списки граждан, пребывающих в запасе (форма — приложение № 23 к Инструкции № 700). Списки составляются в двух экземплярах, второй экземпляр с указанием регистрационного номера и даты отправки хранится в организации в течение года. Поставьте в карточке отметку о проведении сверки карандашом. Если работники состоят на воинском учёте в других военкоматах, для сверки направьте в эти военкоматы списки работников в запасе (п. 36 Инструкции)
  

• Ежегодно сдавать в военкомат и администрацию карточку учёта организации (форма № 18) и отчёт о численности работников в запасе (форма № 6). Сроки их предоставления нормативно не установлены, но обычно по ТКС приходят письма с требованием о предоставлении этих форм

В программе 1С:ЗУП для автоматического формирования формы № 18 достаточно для каждого военнообязанного сотрудника заполнить данные из воинского билета, а также для справочника Должности проставить отметку о выборе категории воинского учёта: руководители, специалисты, служащие или рабочие.

Сведём общие сведения о наиболее распространённых отчётах и сроках их представления в таблицу:

Воинский учёт в программе 1С:Бухгалтерия 8.3

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 нет возможности вести документы воинского учёта. Частично данные можно заполнить в разделе II формы Личная карточка сотрудника, но только вне 1С, в печатной форме вручную.

В этой конфигурации функционал по работе с военнообязанными ограничен и фактически заключается во вводе данных о военном билете и военкомате, к которому относится работник предприятия. Эти действия выполняют в справочнике физических лиц.

Откройте карточку сотрудника и во вкладке Главное в разделе Документ, удостоверяющий личность щёлкните по ссылке Все документы.

Появится окно, в котором формируется перечень документов, удостоверяющих личность работника, например паспорт или водительское удостоверение. Для добавления военного билета нажмите Создать.

В поле Вид документа выберите значение Военный билет (предлагаются отдельные варианты для офицерского и рядового состава). Далее заполните реквизиты и нажмите Записать и закрыть. Внесённая информация сохранится в карточке физического лица. Так ведётся воинский учёт в 1С: Бухгалтерия 8.3. Но лучше вести учёт в конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом — в ней этот функционал намного шире.