В чем заключается воинский учет и как его вести в 1С:Зарплата и управление персоналом

Какие организации обязаны вести воинский учет сотрудников?

Воинский учет в России должны вести все компании, у которых есть хотя бы один военнообязанный работник (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31 мая 1996 года № 61-ФЗ, п. 1 ст. 9 Федерального закона от 26 февраля 1997 года № 31-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ, Положение о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27 ноября 2006 года № 719).

Единственное исключение — это индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наемные сотрудники. ИП воинский учет не ведут (Постановление Президиума ВАС от 14 апреля 2009 года № 13798/08).

Нормативное регулирование: чем руководствоваться при оформлении документации и составлении отчетов в военкомат?

• Ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ от 28 марта 1998 года «О воинской обязанности и военной службе» — общие положения, обязанности ответственных за ВУР
• Постановление Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 года «Об утверждении Положения о воинском учёте» — порядок ведения воинского учета в организациях, формы документов
• Приказ Министра обороны от 22 ноября 2021 года № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» — форма личной карточки военнообязанного (форма 10), порядок ее заполнения и сверки с военкоматом
• Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом ВС 11 июля 2017 года) — детальные рекомендации по ведению ВУ, формы документов

Какие виды воинского учета бывают?

По п. 16 Положения о воинском учете он может быть:

• специальный — для забронированных на периоды мобилизации, военного положения и в военное время, для проходящих службу в органах внутренних дел, войсках нацгвардии, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах ФСИН
• общий — для остальных военнообязанных

При этом важно не путать понятия «бронирование» и «отсрочка». Например, предприятия IT-отрасли на момент мобилизации оформляли отсрочку своих специалистов с помощью Минцифры, к бронированию это не имело никакого отношения.

С апреля 2024 года планируется автоматизация взаимодействия через портал Госуслуг, на данный момент — только личное взаимодействие.

Какие штрафные санкции предусмотрены за нарушения в области воинского учета?

Дела об административных нарушениях рассматривают военкоматы (ч. 1 ст. 23.11 КоАП РФ), сроки давности — три года (ст. 4.5 КоАП РФ).

Однако здесь действует принцип КОАП РФ (ст.1, 2 ст. 1.7 КоАП РФ):

• лицо, совершившее административное правонарушение, подлежит ответственности на основании закона, действовавшего во время совершения административного нарушения
• закон, устанавливающий или отягчающий административную ответственность за административное правонарушение либо иным образом ухудшающий положение лица, обратной силы не имеет

Из этого следует, что новые штрафы применяются к не длящимся нарушениям, совершенным начиная с 1 октября 2023 года, и к длящимся — не прекращенным к 1 октября 2023 года.

Проще говоря, если было разовое нарушение, например организация не вручила повестку год назад, но при этом срок давности три года не прошел, штраф будет минимальный, по старым правилам. А вот если нарушение длящееся, то есть вы никогда не вели воинский учет, ни разу не взаимодействовали с военкоматом, если не прервать это нарушение к 1 октября 2023 года, то при проверке уже может быть очень большой штраф в новой редакции.

Кто подлежит воинскому учету?

• Мужчины 18–27 лет, пребывающие в запасе или прошедшие альтернативную службу; с 2024 года — от 18 до 30 лет с учетом изменений, внесенных ФЗ № 439-ФЗ от 4 августа 2023 года
• Военнообязанные, перечисленные в пп. «б» п. 14 Постановления № 719, в т. ч. женщины некоторых специальностей — медики, картографы, метеорологи и др. Перечень таких специальностей приведен в Приложении 1 к Положению о воинском учете

При этом учет ведется в отношении работников, как занятых по основному месту работы, так и по совместительству. А вот исполнители по ГПД воинскому учету не подлежат.

Из существующей градации запаса мы можем почерпнуть предельный возраст нахождения в запасе, то есть с какого момента мы снимаем сотрудника с воинского учета.

Женщины, имеющие воинские звания офицеров, пребывают в запасе до достижения ими возраста 50 лет, а имеющие другие воинские звания — до достижения ими возраста 45 лет (ст. 53 Федерального закона № 53-ФЗ).

При этом в связи с увеличением призывного возраста будут действовать переходные положения. Для граждан, имеющих воинские звания солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов, с 1 января 2024 года и до 1 января 2028 года устанавливается следующий предельный возраст пребывания в запасе (п. 5 ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2023 года № 3226-ФЗ):

• до 51 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2024 году
• до 52 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2025 году
• до 53 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2026 году
• до 54 года — для граждан, которые достигнут возраста 50 лет в 2027 году

Человек уходит в отставку, снимается с воинского учета, если он (п. 3 ст. 53 Федерального закона № 53-ФЗ):

• достиг предельного возраста
• получил категорию Д по итогам экспертизы (признан негодным)

При наступлении любого из этих событий мы закрываем карточку воинского учета, но храним ее еще пять лет.

Также существуют особые положения для иностранцев и постоянно проживающих за рубежом: они воинскому учету не подлежат (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 53-ФЗ).

Постоянное проживание подтверждается, если человек:

• имеет гражданство, вид на жительство в другой стране или другое разрешение местных властей на проживание (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 28 апреля 2023 № 138-ФЗ «О гражданстве РФ», пп. 5 п. 22 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700)
• уведомил орган МВД или консульство РФ о получении вида на жительство или гражданства другого государства
• в отделении МВД на территории России поставил в загранпаспорте штамп «Для проживания за границей» или «На постоянное жительство»
• снят с регистрационного учета по месту жительства на территории России, во внутреннем паспорте есть штамп «Снят с регистрационного учета»
• встал на постоянный консульский учет в стране проживания

Как организовать воинский учет?

Организации обязаны создавать военно-учетные подразделения, выполнять работы по воинскому учету и бронированию на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе и работающих в этих организациях, предоставлять отчётность по бронированию (п. 9 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта в организациях).

Число работников, которые ведут воинский учет в организациях, определяется с учетом следующих норм:

• один работник, выполняющий обязанности по совместительству, — если на воинском учете стоят менее 500 граждан
• один освобожденный работник — если на воинском учете стоят от 500 до 2 000 граждан
• два освобожденных работника — если на воинском учете стоят от 2 000 до 4 000 граждан
• один освобождённый работник на каждые последующие 3 000 граждан, состоящих на воинском учете

Число ответственных лиц определяется исходя из количества граждан, состоящих на воинском учете в организации, по состоянию на 31 декабря предыдущего года. (п. 9, 12 Положения о воинском учете, п. 17–19 Методрекомендаций по ведению воинского учета).

Согласно п. 39 Методрекомендаций, в организации должны быть следующие документы:

• приказ об организации воинского учета граждан
• план работы по ведению воинского учета
• картотека личных карточек на граждан из числа призывников и граждан, пребывающих в запасе
• журнал проверок осуществления воинского учета
• расписки в приеме от граждан документов воинского учета
• служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации

Воинский учет в программе 1С:Заработная плата и управление персоналом

Чтобы вести воинский учет в программе 1С:ЗУП, нужно установить галочку в Настройки — Кадровый учет — Ведется воинский учет. Соответствующую галочку нужно поставить, если в организации ведется бронирование.

После этих настроек появляется блок отчетов для ведения воинского учета: пункт меню Кадры — Кадровые отчеты — Отчетность для военкоматов.

Кроме этого, появляется возможность в настройке учетной политики организации при нажатии на гиперссылку Воинский учет распечатать приказ о ведении воинского учета и план работ по нему.

На каждого военнообязанного сотрудника в картотеке организации должны быть разложены в алфавитном порядке и подписаны сотрудниками карточки по форме № 10 (приложение № 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700). Порядок их заполнения прописан в п. 31–35 Инструкции. Карточка ведется до момента увольнения сотрудника, данные в ней обновляются по мере необходимости (минимум один раз в год). Карточку можно распечатать из справочника сотрудника, нажав кнопку Печать, а также по пути: Кадры — Кадровые отчеты — Карточка сотрудника, подлежащего воинскому учету.

В этой карточке указывается информация о семейном положении, образовании, месте работы или учебы, должности, месте жительства, наличии водительского удостоверения, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, которых ставят на воинский учет.

Кроме карточек организация должна иметь журнал проверок осуществления воинского учета (форма приведена в приложении № 29 к Инструкции). В нем записываются результаты проверок военкоматом. Журнал нужно хранить не менее пяти лет. Он должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации.

Трудоустройство и увольнение сотрудника

При трудоустройстве сотрудник должен предоставить один из перечисленных ниже документов:

• удостоверение призывника
• военный билет или военный билет офицера запаса
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета
• справка, выданная взамен военного билета

Непредставление документов воинского учета может рассматриваться как дисциплинарный проступок, так как при поступлении на работу работник обязан их представить. За это организация может объявить выговор, снизить премиальные, наказать, но уволить нельзя (Определение Мособлсуда от 17 марта 2011 года по делу № 33–3688).

Не позднее пяти дней с даты приема или увольнения военнообязанного или призывника нужно подать сведения о нем в военкомат по месту его воинского учета.

Если при ежегодных сверках с работником выявлены любые изменения (прописки, состояния в браке, наличии детей), организация должна выдать ему листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме согласно приложению № 1 к Методрекомендациям. Работник должен расписаться за него в журнале учета листков сообщений и корешков к ним, предоставить этот листок в военкомат и принести работодателю корешок-подтверждение с отметкой военкомата. Если корешок не представлен, в течение пяти дней нужно сообщить в военкомат об изменении данных, указанных в документе воинского учета.

Если вы приняли на работу женщину в возрасте от 18 до 45 лет, ранее не состоящую на воинском учете и имеющую военно-учетную специальность, нужно подать сведения о ней по форме из приложения № 15 к Методрекомендациям в военкомат по месту ее жительства. Перечень военно-учетных специальностей приведен в приложении № 2 к Методрекомендациям.

Что нужно делать по воинскому учету постоянно?

• Разъяснять гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации
• Направлять в военкомат сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять, в течение трех рабочих дней
• Вручать гражданам, не состоящим на воинском учете, но обязанным состоять, направление в военкомат для постановки на воинский учет
• Желательно иметь информационный стенд
• Оповещать граждан о вызовах и обеспечивать им возможность явки. Вручить повестку нужно не позднее чем за три дня до назначения срока явки в военкомат. Если гражданин отказывается от вручения повестки по месту работы, это нужно зафиксировать, проставив в повестке отметку, содержащую дату отказа, должность, подпись ответственного и несколько подписей присутствовавших при этом лиц. В этом случае штрафа не будет
• Вносить сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства в течение пяти дней со дня их изменения. Данные об изменении сведений сотрудник может передать через портал Госуслуг

Что нужно делать по воинскому учету ежегодно?

• Не реже одного раза в год сверять сведения о воинском учете с сотрудниками (пп. г.п. 32 Положения о воинском учете)
  

• Один раз в год сверять сведения о воинском учете, которые содержатся в карточках, со сведениями, имеющимися у военкоматов. Для сверки учетных сведений карточек с учетными данными граждан, состоящих на воинском учете в других военкоматах, направляются списки граждан, пребывающих в запасе (форма — приложение № 23 к Инструкции № 700). Списки составляются в двух экземплярах, второй экземпляр с указанием регистрационного номера и даты отправки хранится в организации в течение года. Поставьте в карточке отметку о проведении сверки карандашом. Если работники состоят на воинском учете в других военкоматах, для сверки направьте в эти военкоматы списки работников в запасе (п. 36 Инструкции)
  

• Ежегодно сдавать в военкомат и администрацию карточку учета организации (форма № 18) и отчет о численности работников в запасе (форма № 6). Сроки их предоставления нормативно не установлены, но обычно по ТКС приходят письма с требованием о предоставлении этих форм

В программе 1С:ЗУП для автоматического формирования формы № 18 достаточно для каждого военнообязанного сотрудника заполнить данные из воинского билета, а также для справочника Должности проставить отметку о выборе категории воинского учета: руководители, специалисты, служащие или рабочие.

Сведем общие сведения о наиболее распространенных отчетах и сроках их представления в таблицу:

Воинский учет в программе 1С:Бухгалтерия 8.3

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 нет возможности вести документы воинского учета. Частично данные можно заполнить в разделе II формы Личная карточка сотрудника, но только вне 1С, в печатной форме вручную.

В этой конфигурации функционал по работе с военнообязанными ограничен и фактически заключается во вводе данных о военном билете и военкомате, к которому относится работник предприятия. Эти действия выполняют в справочнике физических лиц.

Откройте карточку сотрудника и во вкладке Главное в разделе Документ, удостоверяющий личность щелкните по ссылке Все документы.

Появится окно, в котором формируется перечень документов, удостоверяющих личность работника, например паспорт или водительское удостоверение. Для добавления военного билета нажмите Создать.

В поле Вид документа выберите значение Военный билет (предлагаются отдельные варианты для офицерского и рядового состава). Далее заполните реквизиты и нажмите Записать и закрыть. Внесенная информация сохранится в карточке физического лица. Так ведется воинский учет в 1С:Бухгалтерия 8.3. Но лучше вести учет в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом — в ней этот функционал намного шире.