Отзыв о работе в 1С:УНФ от сервисного центра "Абсолют"
Сидачев Александр, генеральный директор
Как вы “ломаете” учет каждый день
Сейчас мы расскажем страшную историю о том, как “безобидные” действия по изменению документов в прошлых периодах могут сломать весь учет и даже обречь вашего бухгалтера пересдавать все отчеты в контролирующие органы.
Вам точно нужно прочитать эту статью, если вы:
- следите за себестоимостью в УНФ
- строите отчеты, которые основываются на себестоимости запасов
- платите зарплату менеджерам процентом от прибыли
- у вас настроен обмен между УНФ и 1С:Бухгалтерией предприятия
К сожалению, в своей практике мы часто встречаемся с тем, что при внедрении УНФ компании забывают о том, что нужно выстроить процессы работы и ограничить права пользователей в критичных местах. Одно из самых неочевидных критичных мест - это работа в программе “задним числом”. Что это значит?
Например, сейчас март месяц и вы заметили, что еще в январе неверно занесли приходную накладную от поставщика - поставили цену в приходе товара не за 1 000 рублей, а за 10 000. Если сейчас просто исправить январский документ и дальше спокойно продолжить работать в марте, то вы получите неверную картину по прибыли в январе, феврале, марте и т.п. Т.к. программа не исправила себестоимость списания товара с 10 000 на 1 000. Чтобы себестоимость исправилась надо выполнить операцию Закрытие месяца. Причем, надо выполнить Закрытие месяца за все месяца начиная с месяца изменений. Только тогда программа все пересчитает и результат будет верным.
Есть еще одна частая история “порчи” данных. Например сейчас - май. Вашему менеджеру позвонил клиент и сказал, что поставка в январе выписана неверно - цена товара не соответствует спецификации к договору. Менеджер согласился с клиентом, зашел в январскую расходную накладную исправил цену на правильную и доволен. В этом случае будет сильно не рад ваш бухгалтер, т.к. из-за этого исправления задним числом бухгалтеру придется пересдать всю отчетность за 1-й квартал.
Как можно было этого избежать? Например, не менять исходную расходную накладную, а оформить документ Корректировка реализации (и при необходимости - корректировочный счет-фактуру), который оформляется текущим периодом и не портит сданную отчетность.
Если вам знакомы эти истории, то скорее всего у вас:
- постоянно и бесконтрольно меняется себестоимость
- неправильно рассчитывается прибыль
- вы платите неверные премии менеджерам по продажам
- вы нервируете вашего бухгалтера =)
Для решения этих проблем в программе есть функция - дата запрета редактирования. Можно сказать даже так, если дата запрета редактирования у вас не настроена или настроена некорректно, то у вас неверные цифры в учете, нет смысла смотреть прибыль.
- Дата запрета редактирования не позволяет менять объекты учёта (документы) в 1С, созданные до нее.
- Право изменять дату запрета редактирования не следует давать никому, либо только ответственному за учетные данные пользователю
- Настройка даты запреты редактирования находится в разделе Компания - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Дата запрета редактирования
Дату запрета можно ставить как жестко на конкретную дату, так и настраивать “динамическую дату”. Например, можно настроить, чтобы менеджеры могли работать только в текущем дне. Или закупщики могли заносить документы только до 10-го числа следующего месяца (за январь до 10-го февраля).
Что делать, если все же надо изменить документы в прошлом периоде
Главное правило - изменения должен вносить ответственный сотрудник, который понимает что делает. Причем, лучше, чтобы это был только один сотрудник, с которого можно “спросить” в случае чего.
Общая логика
1. Отменить дату запрета редактирования
2. Проверить учетные данные до изменения документа
3. Изменить документ
В случае перепроведения документа, который мог повлиять на себестоимость товаров:
4. Закрыть последовательно все месяца начиная с того, в котором находился измененный документ
5. Проверить себестоимость товаров
6. Вернуть дату запрета редактирования
7. Пересдать бухгалтерскую отчетность (в случае необходимости)
Описание действий
1. Отменить дату запрета редактирования
Компания - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Дата запрета редактирования - Снять дату (установить например 01.01.2019)
2. Проверить учетные данные до изменения документа
Сформировать необходимый отчет для проверки исходных данных перед их изменением
3. Изменить документ
Если в документе необходимо изменить поля, которые не влияют на данные учета (например: комментарий, дату входящего документа), то документ можно просто перезаписать: нажать кнопку Записать
Если вы перепроведения документа (поменяли контрагента, количество, сумму и т.п.), то надо обязательно:
4. Закрыть последовательно все месяца начиная с того, в котором находился измененный документ
Например, вы перепровели Приходную накладную от 01.10.2018, текущая дата: 14.02.2019, следовательно, вам нужно последовательно закрыть месяца: октябрь 2018, ноябрь 2018, декабрь 2018 и январь 2019.
Компания - Закрытие месяца
5. Проверить себестоимость товаров
Сформируйте отчеты* по себестоимости товаров с отбором по тем позициям, которые были задействованы в перепроводимом(ых) документе(ах), чтобы проверить правильность сформировавшихся проводок.
*отчёты: Проверка себестоимости (по количеству), Проверка себестоимости (по сумме), о секретах настройки этих отчетов мы расскажем в наших следующих статьях
6. Установить дату запрета редактирования
Установить изначальную дату запрета: Компания - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Дата запрета редактирования - Установить дату (установить например 01.01.2019).