Как изменить документ УНФ в прошлом периоде и не поломать себе всю себестоимость и прибыль

Как вы “ломаете” учет каждый день

Сейчас мы расскажем страшную историю о том, как “безобидные” действия по изменению документов в прошлых периодах могут сломать весь учет и даже обречь вашего бухгалтера пересдавать все отчеты в контролирующие органы. 

Вам точно нужно прочитать эту статью, если вы:

• следите за себестоимостью в УНФ
• строите отчеты, которые основываются на себестоимости запасов
• платите зарплату менеджерам процентом от прибыли
• у вас настроен обмен между УНФ и 1С:Бухгалтерией предприятия

К сожалению, в своей практике мы часто встречаемся с тем, что при внедрении УНФ компании забывают о том, что нужно выстроить процессы работы и ограничить права пользователей в критичных местах. Одно из самых неочевидных критичных мест - это работа в программе “задним числом”. Что это значит?

Например, сейчас март месяц и вы заметили, что еще в январе неверно занесли приходную накладную от поставщика - поставили цену в приходе товара не за 1 000 рублей, а за 10 000. Если сейчас просто исправить январский документ и дальше спокойно продолжить работать в марте, то вы получите неверную картину по прибыли в январе, феврале, марте и т.п. Т.к. программа не исправила себестоимость списания товара с 10 000 на 1 000. Чтобы себестоимость исправилась надо выполнить операцию Закрытие месяца. Причем, надо выполнить Закрытие месяца за все месяца начиная с месяца изменений. Только тогда программа все пересчитает и результат будет верным.

Есть еще одна частая история “порчи” данных. Например сейчас - май. Вашему менеджеру позвонил клиент и сказал, что поставка в январе выписана неверно - цена товара не соответствует спецификации к договору. Менеджер согласился с клиентом, зашел в январскую расходную накладную исправил цену на правильную и доволен. В этом случае будет сильно не рад ваш бухгалтер, т.к. из-за этого исправления задним числом бухгалтеру придется пересдать всю отчетность за 1-й квартал.

Как можно было этого избежать? Например, не менять исходную расходную накладную, а оформить документ Корректировка реализации (и при необходимости - корректировочный счет-фактуру), который оформляется текущим периодом и не портит сданную отчетность.

Если вам знакомы эти истории, то скорее всего у вас:

• постоянно и бесконтрольно меняется себестоимость
• неправильно рассчитывается прибыль
• вы платите неверные премии менеджерам по продажам
• вы нервируете вашего бухгалтера =)

Для решения этих проблем в программе есть функция - дата запрета редактирования. Можно сказать даже так, если дата запрета редактирования у вас не настроена или настроена некорректно, то у вас неверные цифры в учете, нет смысла смотреть прибыль.

1. Дата запрета редактирования не позволяет менять объекты учёта (документы) в 1С, созданные до нее.
2. Право изменять дату запрета редактирования не следует давать никому, либо только ответственному за учетные данные пользователю
3. Настройка даты запреты редактирования находится в разделе Компания - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Дата запрета редактирования

Дату запрета можно ставить как жестко на конкретную дату, так и настраивать “динамическую дату”. Например, можно настроить, чтобы менеджеры могли работать только в текущем дне. Или закупщики могли заносить документы только до 10-го числа следующего месяца (за январь до 10-го февраля).

Что делать, если все же надо изменить документы в прошлом периоде

Главное правило - изменения должен вносить ответственный сотрудник, который понимает что делает. Причем, лучше, чтобы это был только один сотрудник, с которого можно “спросить” в случае чего.

Общая логика

1. Отменить дату запрета редактирования

2. Проверить учетные данные до изменения документа

3. Изменить документ

В случае перепроведения документа, который мог повлиять на себестоимость товаров:

4. Закрыть последовательно все месяца начиная с того, в котором находился измененный документ

5. Проверить себестоимость товаров 

6. Вернуть дату запрета редактирования

7. Пересдать бухгалтерскую отчетность (в случае необходимости)

Описание действий

1. Отменить дату запрета редактирования

Компания - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Дата запрета редактирования - Снять дату (установить например 01.01.2019)

2. Проверить учетные данные до изменения документа

Сформировать необходимый отчет для проверки исходных данных перед их изменением

3. Изменить документ

Если в документе необходимо изменить поля, которые не влияют на данные учета (например: комментарий, дату входящего документа), то документ можно просто перезаписать: нажать кнопку Записать

Если вы перепроведения документа (поменяли контрагента, количество, сумму и т.п.), то надо обязательно:

4. Закрыть последовательно все месяца начиная с того, в котором находился измененный документ

Например, вы перепровели Приходную накладную от 01.10.2018, текущая дата: 14.02.2019, следовательно, вам нужно последовательно закрыть месяца: октябрь 2018, ноябрь 2018, декабрь 2018 и январь 2019.

Компания - Закрытие месяца

5. Проверить себестоимость товаров

Сформируйте отчеты* по себестоимости товаров с отбором по тем позициям, которые были задействованы в перепроводимом(ых) документе(ах), чтобы проверить правильность сформировавшихся проводок.

*отчёты: Проверка себестоимости (по количеству), Проверка себестоимости (по сумме), о секретах настройки этих отчетов мы расскажем в наших следующих статьях

6. Установить дату запрета редактирования

Установить изначальную дату запрета: Компания - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Дата запрета редактирования - Установить дату (установить например 01.01.2019).