Как контролировать поступление услуг в 1С:УНФ и строить корректный управленческий учёт?

Чтобы в 1С:УНФ получать достоверный управленческий учёт и отслеживать прибыль и убытки компании, нужно выстроить эффективный контроль ввода данных.

Вводить данные товаров в 1С:УНФ довольно просто. Главное — правильно выстроить контроль отрицательных остатков, но как быть с услугами?
Важно не только эффективно выстроить структуру затрат от подрядчиков (план счетов затрат в терминах УНФ), но и правильно использовать номенклатуры в УНФ при внесении услуг.

Расширение: Контроль поступления услуг от поставщиков

Суть расширения:
по каждому поставщику формируется перечень услуг, которые можно использовать в документах 1С:УНФ. И после этого расширение контролирует внесение услуг в программу.

При внесении услуги пользователю будет доступен список услуг, которые допустимы для конкретного поставщика. При этом можно добавить новую услугу, если необходимо. В этом случае появится соответствующее предупреждение, а ответственный сотрудник получит уведомление в чате, проверит новую услугу, поправит её при необходимости и утвердит.

Давайте посмотрим, как это работает.

Вводим приход от поставщика новой услуги

Допустим, у нас новый поставщик, и нам нужно добавить документ. Бухгалтер при добавлении опирается на то, что написано в Акте от поставщика. 
И вводит номенклатуру Услуга предоставления сервера в аренду за январь 2021.

При проведении документа расширение понимает, что такая услуга не разрешена, поступлений по этой услуге от этого поставщика ещё не было и предупреждает об этом.
Если нужно создать такую услугу, нужно нажать кнопку Добавить в список разрешенных услуг. В этот момент услуга помечается как разрешенная для этого поставщика.

Но вдруг решение бухгалтера неверное (как в нашем случае)?
Не беда. По каждой такой разрешенной услуге система пишет сообщение в чат ответственному пользователю. Ответственный может посмотреть и поправить услугу.

К сообщению прикрепится выбранная бухгалтером номенклатура. Из сообщения можно сразу перейти к обсуждению, и внутри будет ссылка на документ, который создал бухгалтер. В обсуждении все смогут решить, стоит ли создавать новую номенклатуру, какую создавать и почему. Если новая услуга верная, финансовый директор проставит для неё нужный счёт затрат, чтобы всё правильно отражалось в Доходах и расходах.

В нашем случае финансовый директор поймёт, что услуги хостинга мы ранее не заводили, поправит наименование на более корректное, настроит счёт затрат и попросит пользователя не добавлять месяц в номенклатуру.

Кстати, для счета мы поставили дополнительную аналитику — Контрагенты. Это значит что в отчёте Доходы и Расходы мы поймём не только сумму затрат за хостинг, но и сможем понять, по каким поставщикам. 

Вводим следующий документ от хостера сайта

Давайте посмотрим что будет в следующий раз при поступлении акта от нашего поставщика.
Если номенклатура будет выбрана верно, то система уже никак ругаться не будет, ведь для этого поставщика услуга Хостинг сайта разрешена.

А если бухгалтер будет сомневаться какие услуги для этого контрагента вообще разрешены, он может воспользоваться кнопкой Подбор разрешённых услуг. Это специальный подбор, в котором будут только те услуги, которые проверил и разрешил ответственный пользователь.

Какие настройки в 1С:УНФ потребуются?

Чтобы всё работало, помимо установки расширения потребуется несколько настроек в вашей УНФ

• нужно включить номенклатуру поставщиков
  Настройки — Ещё больше возможностей — Закупки — Номенклатура поставщиков
• нужно включить чат внутри УНФ
  Настройки — Ещё больше возможностей — CRM — Чат, история изменений и видеозвонки

Настройки оповещения номенклатуры поставщиков
Тут надо настроить пользователей, которые будут получать оповещения о вводе новой разрешенной номенклатуре в чат.

Помощник заполнения номенклатуры поставщиков
Эта обработка нужна для старта работы в новом процессе. Скорее всего, у вас уже введено много приходов, и можно заранее разрешить какие-то услуги для контрагентов. Обработка позволит сделать это быстро.

Выбираем период и ставим нужные галочки.

Стоимость и помощь с настройкой расширения

• Только расширение: 6 500 ₽
• Расширение + установка + первичная консультация: 8 500 ₽
• Год дополнительной поддержки: 1 000 ₽

Мы тестируем работоспособность наших расширений только на последних версиях программ 1С. Если вы пользуетесь более ранним релизом программы, мы можем предоставить вам предыдущую версию расширения. Обратите внимание, что в этом случае может быть доступен не весь заявленный функционал.

Инструкция по установке

Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания — Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Расширение возможностей программы