Как контролировать поступление услуг в 1С:УНФ и строить корректный управленческий учёт?

Чтобы в 1С:УНФ получать достоверный управленческий учёт и отслеживать прибыль и убытки компании, нужно выстроить эффективный контроль ввода данных.

Вводить данные товаров в 1С:УНФ довольно просто. Главное — правильно выстроить контроль отрицательных остатков, но как быть с услугами?
Важно не только эффективно выстроить структуру затрат от подрядчиков (план счетов затрат в терминах УНФ), но и правильно использовать номенклатуры в УНФ при внесении услуг.

Например: у компании есть несколько сайтов на разных хостингах.
По одному из хостингов бухгалтер вносит приход с услугой Оплата хостинга. И эта номенклатура попадает в отчёт о прибыли и убытках корректно.
По другому хостингу бухгалтер выбирает Услуги сторонних организаций и там привязан другой счёт. Да и нельзя привязать к этой номенклатуре верный счёт, ведь бывают разные услуги и они должны разбиваться по статьям.

Как решить проблему?

Расширение: Контроль поступления услуг от поставщиков

Суть расширения:
по каждому поставщику формируется перечень услуг, которые можно использовать в документах 1С:УНФ. И после этого расширение контролирует внесение услуг в программу.

При внесении услуги пользователю будет доступен список услуг, которые допустимы для конкретного поставщика. При этом можно добавить новую услугу, если необходимо. В этом случае появится соответствующее предупреждение, а ответственный сотрудник получит уведомление в чате, проверит новую услугу, поправит её при необходимости и утвердит.

Давайте посмотрим, как это работает.

Вводим приход от поставщика новой услуги

Допустим, у нас новый поставщик, и нам нужно добавить документ. Бухгалтер при добавлении опирается на то, что написано в Акте от поставщика.
И вводит номенклатуру Услуга предоставления сервера в аренду за январь 2021.

При проведении документа расширение понимает, что такая услуга не разрешена, поступлений по этой услуге от этого поставщика ещё не было и предупреждает об этом.
Если нужно создать такую услугу, нужно нажать кнопку Добавить в список разрешенных услуг. В этот момент услуга помечается как разрешенная для этого поставщика.

Но вдруг решение бухгалтера неверное (как в нашем случае)?
Не беда. По каждой такой разрешенной услуге система пишет сообщение в чат ответственному пользователю. Ответственный может посмотреть и поправить услугу.

К сообщению прикрепится выбранная бухгалтером номенклатура. Из сообщения можно сразу перейти к обсуждению, и внутри будет ссылка на документ, который создал бухгалтер. В обсуждении все смогут решить, стоит ли создавать новую номенклатуру, какую создавать и почему. Если новая услуга верная, финансовый директор проставит для неё нужный счёт затрат, чтобы всё правильно отражалось в Доходах и расходах.

В нашем случае финансовый директор поймёт, что услуги хостинга мы ранее не заводили, поправит наименование на более корректное, настроит счёт затрат и попросит пользователя не добавлять месяц в номенклатуру.

Кстати, для счета мы поставили дополнительную аналитику — Контрагенты. Это значит что в отчёте Доходы и Расходы мы поймём не только сумму затрат за хостинг, но и сможем понять, по каким поставщикам.

Инструкцию по работе расширения можно скачать, чтобы она всегда была под рукой :)

Вводим следующий документ от хостера сайта

Давайте посмотрим что будет в следующий раз при поступлении акта от нашего поставщика.
Если номенклатура будет выбрана верно, то система уже никак ругаться не будет, ведь для этого поставщика услуга Хостинг сайта разрешена.

А если бухгалтер будет сомневаться какие услуги для этого контрагента вообще разрешены, он может воспользоваться кнопкой Подбор разрешённых услуг. Это специальный подбор, в котором будут только те услуги, которые проверил и разрешил ответственный пользователь.

Какие настройки в 1С:УНФ потребуются?

Чтобы всё работало, помимо установки расширения потребуется несколько настроек в вашей УНФ

нужно включить номенклатуру поставщиков
Настройки — Ещё больше возможностей — Закупки — Номенклатура поставщиков
нужно включить чат внутри УНФ
Настройки — Ещё больше возможностей — CRM — Чат, история изменений и видеозвонки

Настройки оповещения номенклатуры поставщиков
Тут надо настроить пользователей, которые будут получать оповещения о вводе новой разрешенной номенклатуре в чат.

Помощник заполнения номенклатуры поставщиков
Эта обработка нужна для старта работы в новом процессе. Скорее всего, у вас уже введено много приходов, и можно заранее разрешить какие-то услуги для контрагентов. Обработка позволит сделать это быстро.

Выбираем период и ставим нужные галочки.

Стоимость расширения

Стоимость: 5 000 рублей без консультаций и подключения
Стоимость: 7 000 рублей — подключим отчёт + проконсультируем по настройке расширения.

Купить расширение

Обновления

Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно.
Год дополнительной поддержки — 500 рублей.
Если не устанавливать обновления, расширение может работать с ошибками.

Актуальную версию разработки можно получить, написав нам на почту info@1eska.ru. Менеджеры проверят наличие у вас доступа к поддержке отправят новую версию или отправят счет.

Инструкция по установке

Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания — Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Расширение возможностей программы

Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ в магазине расширений.

Чтобы в 1С:УНФ получать достоверный управленческий учёт и отслеживать прибыль и убытки компании, нужно выстроить эффективный контроль ввода данных. Вводить данные товаров в 1С:УНФ довольно просто. Главное — правильно выстроить контроль отрицательных остатков, но как быть с услугами? Важно не только эффективно выстроить структуру затрат от подрядчиков (план счетов затрат в терминах УНФ), но и правильно использовать номенклатуры в УНФ при внесении услуг. Например: у компании есть несколько сайтов на разных хостингах. По одному из хостингов бухгалтер вносит приход с услугой Оплата хостинга. И эта номенклатура попадает в отчёт о прибыли и убытках корректно. По другому хостингу бухгалтер выбирает Услуги сторонних организаций и там привязан другой счёт. Да и нельзя привязать к этой номенклатуре верный счёт, ведь бывают разные услуги и они должны разбиваться по статьям. Как решить проблему? Расширение: Контроль поступления услуг от поставщиков Суть расширения: по каждому поставщику формируется перечень услуг, которые можно использовать в документах 1С:УНФ. И после этого расширение контролирует внесение услуг в программу. При внесении услуги пользователю будет доступен список услуг, которые допустимы для конкретного поставщика. При этом можно добавить новую услугу, если необходимо. В этом случае появится соответствующее предупреждение, а ответственный сотрудник получит уведомление в чате, проверит новую услугу, поправит её при необходимости и утвердит. Давайте посмотрим, как это работает. Вводим приход от поставщика новой услуги Допустим, у нас новый поставщик, и нам нужно добавить документ. Бухгалтер при добавлении опирается на то, что написано в Акте от поставщика. И вводит номенклатуру Услуга предоставления сервера в аренду за январь 2021. При проведении документа расширение понимает, что такая услуга не разрешена, поступлений по этой услуге от этого поставщика ещё не было и предупреждает об этом. Если нужно создать такую услугу, нужно нажать кнопку Добавить в список разрешенных услуг. В этот момент услуга помечается как разрешенная для этого поставщика. Но вдруг решение бухгалтера неверное (как в нашем случае)? Не беда. По каждой такой разрешенной услуге система пишет сообщение в чат ответственному пользователю. Ответственный может посмотреть и поправить услугу. К сообщению прикрепится выбранная бухгалтером номенклатура. Из сообщения можно сразу перейти к обсуждению, и внутри будет ссылка на документ, который создал бухгалтер. В обсуждении все смогут решить, стоит ли создавать новую номенклатуру, какую создавать и почему. Если новая услуга верная, финансовый директор проставит для неё нужный счёт затрат, чтобы всё правильно отражалось в Доходах и расходах. В нашем случае финансовый директор поймёт, что услуги хостинга мы ранее не заводили, поправит наименование на более корректное, настроит счёт затрат и попросит пользователя не добавлять месяц в номенклатуру. Кстати, для счета мы поставили дополнительную аналитику — Контрагенты. Это значит что в отчёте Доходы и Расходы мы поймём не только сумму затрат за хостинг, но и сможем понять, по каким поставщикам. Инструкцию по работе расширения можно скачать, чтобы она всегда была под рукой :) Скачать статью в формате .pdf Вводим следующий документ от хостера сайта Давайте посмотрим что будет в следующий раз при поступлении акта от нашего поставщика. Если номенклатура будет выбрана верно, то система уже никак ругаться не будет, ведь для этого поставщика услуга Хостинг сайта разрешена. А если бухгалтер будет сомневаться какие услуги для этого контрагента вообще разрешены, он может воспользоваться кнопкой Подбор разрешённых услуг. Это специальный подбор, в котором будут только те услуги, которые проверил и разрешил ответственный пользователь. Какие настройки в 1С:УНФ потребуются? Чтобы всё работало, помимо установки расширения потребуется несколько настроек в вашей УНФ нужно включить номенклатуру поставщиков Настройки — Ещё больше возможностей — Закупки — Номенклатура поставщиков нужно включить чат внутри УНФ Настройки — Ещё больше возможностей — CRM — Чат, история изменений и видеозвонки Настройки оповещения номенклатуры поставщиков Тут надо настроить пользователей, которые будут получать оповещения о вводе новой разрешенной номенклатуре в чат. Помощник заполнения номенклатуры поставщиков Эта обработка нужна для старта работы в новом процессе. Скорее всего, у вас уже введено много приходов, и можно заранее разрешить какие-то услуги для контрагентов. Обработка позволит сделать это быстро. Выбираем период и ставим нужные галочки. Стоимость расширения Стоимость: 5 000 рублей без консультаций и подключения Стоимость: 7 000 рублей — подключим отчёт + проконсультируем по настройке расширения. Купить расширение Обновления Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно. Год дополнительной поддержки — 500 рублей. Если не устанавливать обновления, расширение может работать с ошибками. Актуальную версию разработки можно получить, написав нам на почту info@1eska.ru. Менеджеры проверят наличие у вас доступа к поддержке отправят новую версию или отправят счет. Инструкция по установке Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания — Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Расширение возможностей программы Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ в магазине расширений.