Советы по УНФ: Автоматический пересчет цены заказа в рубли из валюты по курсу

17 Ноября 2014 20:40

// Управление нашей фирмой (УНФ)

Уверен, что все заметили некоторое колебание курса USD и EUR в последнее время. Особенно сильно заметили шатание валюты предприниматели, занимающиеся продажей импортных товаров. Ведь закупка импортного товара обычно происходит по валютным договорам. Чтобы не торговать в убыток подобные организации вынуждены постоянно следить за ценами и переделывать свои прайс-листы. Поменялся доллар — пересчитали цены, отослали заказчикам, а доллар опять поменялся и опять перепечатывать и опять пересылать и так до бесконечности.

Наши друзья-предприниматели, работающие на УНФ (управление небольшой фирмой) буквально завалили вопросами: как зафиксировать цену в валюте (долларах или евро) и автоматически пересчитывать в рубли на дату выписки счета (заказа).

Актуальность данной темы можно выразить одной картинкой.

Автоматический_пересчет_в_рубли_цены_в_USD_-_Google_Документы.png

Пролетело лето,
Наступила осень,
Евро — 49,
Доллар — 38.

Пролетела осень,
Снег уж, посмотри,
Доллар 48,
Евро — 63.

Народное творчество

Ну что ж, спрашивали — отвечаем.

Дано:

Необходимо реализовать следующую схему продаж: отгрузочные документы оформляем в рублях, но цены рассчитываются исходя из долларовых цен на дату совершения заказа (выставления счета). Цены в счете действуют не более двух дней, если оплатить покупатель не успел, то оформляем новый счет по новым ценам.

Решение:

Нужно сделать три шага.

Все примеры рассматриваем на конфигурации УНФ версии 1.5 и продаже в ценах USD

Шаг 1. Включаем использование нескольких валют в УНФ

В главном меню программы находим пункт Еще больше возможностей

pasted image 0.png

И в меню Деньги устанавливаем флаг Несколько валют

Национальную валюту и валюту учета оставляем как есть — рубли, остальные настройки нас не интересуют.

Шаг 2. Создаем прайс-лист в валютных ценах (USD)

Для того, что бы создать прайс-лист его необходимо открыть в меню Продажи

И нажать на кнопку Создать, сразу для удобства в названии напишем Прайс-лист в USD

pasted image 0 (2).png

Валютой прайс-листа оставляем рубли, поле Рассчитать на дату оставляем пустым, в этом случае всегда будет использоваться текущая дата. Попутно можем настроить внешний вид прайс-листа, убрать из состава реквизитов прайс-листа лишние колонки.

Далее переходим на закладку Колонки с ценами и там добавляем новую колонку (тип цены) в USD

pasted image 0 (3).png

Валюту USD обязательно добавляем из классификатора. А также обратите внимание на флаг Загружается из сети Интернет. Если флаг установлен, то курс валюты будет загружаться автоматически и не придется его бить руками.

pasted image 0 (4).png

Далее указываем добавленную USD валюту в виде цен.

pasted image 0 (5).png

Наш Вид цен готов, указываем его в прайс-листе.

pasted image 0 (6).png

Наконец мы можем указать валютные цены для наших товаров. Для установки цен нажимаем на кнопку «Формирование цен» в меню «Продажи».

pasted image 0 (7).png

Нам предлагают сделать четыре шага:

На первом шаге выбираем наш новый вид цен
На втором указываем настройки для формирования цен
На третьем указываем необходимый нам перечень номенклатуры (если не хотите указывать его вручную, можете нажать на кнопку «Заполнить» и поиграться с предложенными вариантами) и заносим цены в нужной нам валюте.

pasted image 0 (8).png

pasted image 0 (9).png

На четвертом шаге указываем дату, начиная с которой будут действовать установленные цены

pasted image 0 (10).png

После установки цен, возвращаемся в Прайс-листы и нажимаем кнопку Сформировать

pasted image 0 (11).png

Прайс-лист будет автоматически сформирован в рублевых ценах в пересчете на текущую дату.

pasted image 0 (12).png

Если вы захотите увидеть этот прайс в ценах USD надо изменить валюту формирования прайс-листа.

pasted image 0 (13).png

pasted image 0 (14).png

Шаг 3. Правильно оформляем договор с покупателем для продажи по ценам USD

С каждым покупателем в программе необходимо оформлять договор. Причем под договором можно иметь в виду как реальный бумажный договор с номером и датой (кстати, есть возможность формировать настоящий печатный договор автоматически из программы), так и некую договоренность с покупателем, что работаем именно так (самое популярное название таких договоров «Основной договор»). Мы пойдем как раз по второму варианту и зафиксируем договоренность: документы оформляем в рублях, но цены рассчитываются исходя из долларовых цен на дату совершения заказа (выставления счета). Цены в счете действуют не более двух дней, если оплатить покупатель не успел, то оформляем новый счет по новым ценам.

Итак, создаем договор.

Цены в USD договор.png

Так как к реальному договору с покупателем договор в программе отношения не имеет, то поля номер и дата договора мы не заполняем. Самое главное указать правильный вид цен в USD. При этом валюту расчетов оставляем Рубли.

pasted image 0 (15).png

С договором закончили.

Шаг 4. Принимаем заказ от покупателя

Оформляем новый заказ от покупателя «Покупатель за USD» (кто забыл, это в меню Продажи)

В заказе указываем договор «Цены в USD» и в таблице Товары, услуги фиксируем потребность покупателя.

При этом:

цены в рублях подставляются автоматически
зависят от даты заказа и курса USD
автоматически пересчитываются при изменении даты заказа

Самое время сформировать покупателю счет на оплату.

Вроде все отлично, но чего-то не хватает. Вспомнил! Есть договоренность, что указанные рублевые цены действуют два дня. Очень желательно напомнить об этом покупателю на самом счете.
Переходим на закладку Дополнительно в заказе покупателю и редактируем типовые условия счета-заказа, добавляя туда фразу «Цены в счете действуют в течение 2-х дней после выставления».

Смотрим итоговый счет для покупателя и радуемся красивому счету!

Итого

Мы научились быть менее зависимыми от курса доллара (или евро) и научили программу автоматически считать нужные нам цены. Думаю, на настройку уйдет максимум час, а эффект будет понятен практически сразу.

Если у вас есть интересная бизнес-задача и вы ломаете голову каким образом ее решить при помощи программы УНФ — пишите нам, мы поломаем голову вместе. А если тема будет полезна многим компаниям, обещаем подготовить по ней «кейс».

С любовью к SMB