Иногда изменение договора приводит к тому, что в одном лицевом счете остатки будут отражаться на двух разных договорах (на старом и на новом). Такие ситуации могут привести к разным сложным ситуациям, например, при начислении пеней или при выгрузке платежных документов на ГИС ЖКХ.
В этой статье мы:
- узнаем, где на самом деле скрываются долги, которые не видны обычному пользователю
- рассмотрим, как обеспечить корректный коммунальный учет в разрезе договоров
- поговорим о корректировке взаиморасчетов
- рассмотрим ситуации, с которыми вы можете столкнуться из-за некорректного распределения остатков по договорам.
- покажем, как можно все исправить и вести взаиморасчеты правильно
Взаиморасчеты в программах 1С-Рарус для ЖКХ
Ранее мы говорили, что смену собственника мы можем произвести двумя способами:
- Изменить собственника документом Изменение лицевого счета.
- Создать новый лицевой счет.
Чтобы лучше понимать, для чего нам нужна корректировка взаиморасчетов, рассмотрим эти случаи более подробно.
Когда мы открываем в программе лицевой счет и “заселяем” собственника в квартиру, создается договор контрагента. Возможно, мы даже не замечаем, как происходит создание договора, ведь очень часто при открытии лицевого счета создание договора и контрагента происходит автоматически.
Основная функция контрагента и его договора - корректное отражение коммунального учета в бухгалтерском, но помимо этого договор контрагента позволяет производить корректное хранение остатков (долгов или авансов).
Можем сказать, что договор - это кошелек со встроенной памятью.
Все начисления и оплаты, которые мы отражаем в программе, так или иначе привязаны к договору контрагента, и все начисления и оплаты хранятся в программе с привязкой к договору.
Для чего это нужно в ЖКХ?
- Договор позволяет избежать путаницы и сделать наш учет более упорядоченным
- Программа при расчете пеней и проведении других операций ориентируется не на долги по лицевому счету, а на остатки по договорам лицевого счета.
Поэтому в самых сложных случаях, чтобы понять почему собственнику начисляются пени не достаточно смотреть на остатки по лицевому счету.
Рассмотрим яркий пример
Предположим, что в квартире № 1 проживает наш любимый Иванов Иван Иванович. Однажды Иван Иванович решает приобрести себе вторую квартиру и покупает её в доме, который находится у нас на обслуживании.
Получается, что у нас в программе контрагент Иванов Иван Иванович один, а квартиры у него две.
Чтобы не записывать одни и те же данные дважды, мы не создаем копию Ивана Ивановича в программе, а выбираем контрагента, который уже есть.
Открыв новый лицевый счет, мы создали и новый договор.
Теперь в программе у Иванова Ивана Ивановича 2 квартиры, 2 лицевых счета и 2 договора.
Делая начисления Иванову Ивану Ивановичу и принимая у него оплаты, мы по двум квартирам складываем деньги отдельно друг от друга.
Но что будет, если мы для двух квартир укажем один договор?
Верно, начисления и оплаты по двум лицевым попадут в один “кошелек”.
В дальнейшем это может привести к трудностям со взаиморасчетами.
Тоже самое происходит при смене собственника. Если мы при смене собственника не производим смену договора, сложно понять, где начинаются остатки нового собственника и заканчиваются остатки старого.
Именно поэтому при смене собственника первым способом, через документ Изменение лицевого счета, помимо документа изменения, нам необходимо создавать документ Управление сведениями для взаиморасчетов.
При этом заведение второго договора в лицевом счете может привести к разным сложным ситуациям и ошибкам.
Чтобы избежать трудностей, вместе с документом Управление сведениями для взаиморасчетов необходимо выполнять корректировку взаиморасчетов, которую мы более подробно рассмотрим ниже.
Корректировка взаиморасчетов в 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ
Корректировка взаиморасчетов производит изменения остатков по лицевым счетам в разрезе договоров.
Найти её можно в разделе Начисления услуг
Корректировка взаиморасчетов предлагает нам три вида операции:
- перенос задолженности;
- списание задолженности;
- прочие корректировки.
Чтобы определить, какой именно вид корректировки взаиморасчетов подходит для нашего случая, зададим себе вопрос: “Есть ли долг или переплата у старого собственника по его договору?”.
⇨ Для ответа обратимся к Универсальному отчету.
Построим отчет, который поможет нам проверить текущие остатки по лицевому счету в разрезе договоров, а в дальнейшем сможет подсказать нам, верно ли были сделаны корректировки взаиморасчетов.
Для построения отчета зайдем в Отчеты - Универсальный отчет.
Построим отчет по регистру накопления с настройками, как на скриншоте ниже
Для примера рассмотрим лицевой счет 002. Мы произвели в нём смену собственника и данным отчетом проверим по нему остатки.
Видим, что остатки есть по старому и новому договору.
Собственник изменился, но долг на старом договоре остался.
Такая ситуация могла возникнуть по разным причинам. К основным причинам можно отнести:
- Старый собственник не оплатил свой долг (или мы не выплатили образовавшийся аванс);
- Долг был оплачен, но оплата упала на новый договор.
В этих случаях остатки на двух договорах по одному лицевому могут привести к ряду трудностей.
Например, при начислении пеней. Если старый договор у нас остаётся с остатком, может возникнуть ситуация, при которой на старом договоре у нас лежит долг, а на новом договоре образуется переплата.
В такой ситуации Зачет авансов по услугам ЖКХ не сможет зачесть долг и переплату. Это связано с тем, что остатки находятся на разных договорах.
Важно! В карточке расчета или в отчете по начислениям и долгам мы не увидим по лицевому счету долг. В отчете мы увидим общий остаток по лицевому счету, то есть в нашем случае по лицевому счету мы увидим переплату.
При этом по старому договору у лицевого счета есть долг, и на этот долг программа произведет начисление пеней.
Такая ситуация может вызвать сложности и при загрузке ГИС ЖКХ: задвоение договоров приведет к задвоению услуг при выгрузке платежных документов.
Чтобы избежать этих и многих других сложностей, необходимо правильно определить необходимый вид корректировки.
Таким образом исходя из отчета мы определили, что по старому собственнику в нашем примере остаток есть.
Теперь с помощью схемы ниже определим, что дальше делать.
Перенос задолженности
Рассмотрим корректировку взаиморасчетов с видом Перенос задолженности.
Создадим документ Корректировка взаиморасчет и выберем вид операции Перенос задолженности, как на скриншоте ниже.
Такая корректировка позволяет перенести долг с одного лицевого счета на другой или перенести остатки в рамках одного лицевого счета с одного договора на другой.
В строке Дебитор в документе устанавливаем лицевой счет, с которого будет производится перенос остатков.
В строке Кредитор указываем лицевой счет, на который необходимо перенести остатки.
В случае, если мы переносим остатки в рамках одного лицевого счета со старого договора на новый (как сейчас), то строки Дебитор и Кредитор будут заполнены одним лицевым счетом.
Рядом со строкой Кредитор также указываем договор, на который мы хотим перенести остатки. В нашем случае - это Новый договор (скриншот ниже).
После того, как все данные заполнены, нажмем кнопку Заполнить.
Документ заполнится данными на вкладках Увеличение и (или) Уменьшение долга.
В нашем примере документ заполнился на двух вкладках.
Далее, если нам необходимо произвести перенос всего остатка, проводим документ и производим повторную проверку остатков.
В случае, если нужно перенести только часть остатка, необходимо удалить лишние строки и оставить то, что хотим перенести. При этом сумма может быть отредактирована вручную.
После того, как перенос произведен, построим Универсальный отчет и проверим остатки.
Важно! Универсальный отчет необходимо строить за месяц, в котором была произведена корректировка.
В начале периода необходимо указать день, следующий за днем проведения корректировки
Видим, что остатки старого договора перенесены на новый и равны отчету по начислениям и долгам.
На лицевом счете после корректировки видим один договор.
Списание задолженности
Рассмотрим корректировку взаиморасчетов с видом операции Списание задолженности.
Такая корректировка позволяет списать задолженность. У этого вида операции есть собрат - Корректировка начислений. Они очень похожи между собой, но в отличии от корректировки начислений, корректировка взаиморасчетов позволяет производить списание задолженности в разрезе договоров — то есть можем списать долг со старого договора, не затрагивая при этом новый.
Списание задолженности может помочь нам списать долг или аванс со старого собственника, не затрагивая при этом начисления и оплаты нового.
Для выполнения этой корректировки нам достаточно указать лицевой счет и нажать на кнопку Заполнить, как в операции, рассмотренной выше.
Далее просмотрим вкладки Увеличение и Уменьшение долга.
В нашем случае автоматическое заполнение произошло не только по старому договору, но и по новому
Чтобы списание остатков произошло только по старому договору, удалим на двух вкладках строки с новым договором.
После списания долга, построим Универсальный отчет и проверим остатки в разрезе договоров.
Видим, что остатки старого договора были списаны корректировкой.
На лицевом счете остался один договор с корректным остатком.
Таким образом мы разобрались с корректировками взаиморасчетов в программе.
Если вы считаете, что у вас есть признаки некорректных взаиморасчетов:
- некорректное начисление пени
- распределение оплаты
- удваиваются услуги при выгрузке на ГИС ЖКХ
⇨ советуем построить Универсальный отчет в разрезе договоров и проверить, возможно на лицевые счета заведено несколько договоров.
Возможно, за время ведения учета, накопилось много лицевых счетов с такой проблемой, и тогда исправление взаиморасчетов вручную займёт большое количество времени и сил. Поэтому мы создали обработку, которая переносит остатки с неактуального договора на текущий.
Если вам необходима помощь в данном вопросе, вы можете обратится к нам и приобрести её, а также получить нашу консультацию по вопросам работы в программе.
Поможем автоматизировать работу и настроить учет для ЖКХ в программе 1С-Рарус
В чем еще помогает 1С-Рарус для ЖКХ
- Настройки для простых и сложных начислений
- Автоматические перерасчеты
- Списки должников и памятки об оплате
- Квитанции под потребности УК
Купить 1С для ЖКХ
