Как автоматизировать постановку задач сотрудникам через e-mail уведомления в 1С:УНФ

Для контроля статусов заказов покупателей в УНФ удобно использовать Рабочие процессы. Рабочие процессы позволяют автоматизировать ряд задач менеджеров и других сотрудников и мониторить состояние заказов, заданий на работу и т. п. в режиме on-line, а также отправлять изменения о статусе заказа покупателям. Например, менеджеру необходимо отправить письмо контрагенту, выставить счёт, подготовить отгрузку. Выполнение таких задач можно настроить с помощью Рабочих процессов.

Для настройки Рабочего процесса необходимо настроить почту организации и сотрудников, которые будут получать уведомления. Для этого перейдем в пункт меню «Ещё больше возможностей» из любого раздела программы, выберите «Администрирование», затем «Почта, SMS, напоминания».

В открывшихся настройках перейдем по ссылке Настройка системной учетной записи почты.

 
В появившемся окне заполним данные уже имеющейся почты и нажмем кнопку .
В появившемся окне заполним данные уже имеющейся почты и нажмем кнопку 

После подключения почты вашей организации произведем настройки на вкладках «Отправка писем», «Получение писем» и «Прочие настройки».

В обычном случае, автоматически сформированных настроек достаточно, поэтому проверяем правильность данных и переходим к настройке почты пользователей 1С (ссылка Учетные записи электронной почты).
В открывшемся окне нажимаем кнопку . Вводим данные почты сотрудника. Создайте столько учётных записей пользователей, скольким сотрудникам вы хотите отправлять уведомления о заказах и текущих работах.
После настройки почты пользователей перейдем к настройке правил рабочего процесса. В разделе CRM выберите Сервис -> Правила рабочего процесса.



В открывшемся окне нажимаем кнопку . Введем наименование и выберем условие старта.

Условие старта определяет при изменении статуса какого документа будет настроена отправка уведомлений на почту. Галочка  определяет работает (активен) процесс или нет.
В Критериях правила можно настроить отбор, по определенной организации или конкретному состоянию заказа, или исключить эту организацию и состояние(ия) из правила рабочего процесса и т. д. Также можно добавить свои условия нажав кнопку

.

В настройках Выполняемое действие выберем (создадим) действие программы, при изменении статуса выбранного документа: отправить e-mail,sms;создать событие и т. д.

Важно! Все представленные действия кроме «отправить e-mail» будут отображаться только в программе. Т. е. для получения уведомления любым другим способом, сотруднику необходимо будет войти в программу под своим пользователем и обратить внимание на всплывающие окна на начальной странице.

При создании действия самостоятельно, можно указать конкретного получателя в поле Ответственный. Таким образом мы можем указать нескольких ответственных за заказ.

В случае, когда нужно разграничить ответственность сотрудников за определенные стадии заказа, например выставлением счета занимается только бухгалтер, а отгрузкой только менеджер, то нужно создать несколько рабочих процессов. В этом случае в Критериях правила следует установить отбор по нужному состоянию заказа.

В Выполняемом действие в поле Ответственный указать конкретного сотрудника.
В результате у вас будет столько правил, сколько состояний заказа вы хотите разграничить по разным сотрудникам.

Для отправки письма сотрудникам — контрагентам письма определенного вида, следует создать шаблон. Шаблон письма можно создать в разделе CRM ->Шаблоны писем, sms.

Настройка рабочих процессов в УНФ для организации по производству кухонной мебели

Рассмотрим ситуацию в компании, которая занимается производством кухонной мебели. Внутри компании используется документ «Заказа покупателя».
Организация работает следующим образом:

1. Потенциальный клиент делает предзаказ кухни
2. Дизайнеры разрабатывают проект кухни
3. Клиент заключает договор разработанному проекту и вносит предоплату
4. Начинается производство кухни
5. Клиент оплачивает полную стоимость
6. Кухню устанавливают
7. Заказ закрывают

Для управления данным процессом компания работает с двумя документами «Заказ покупателя» и «Заказ на производство». В данных документах есть набор статусов, которые отображают состояние заказа покупателя и контролируются ответственными за каждый процесс лицами (таблица 1).
Таблица 1 — Документы для работы с заказом покупателя

Документ	Совершаемое действие	Статус документа	Ответственный
Заказ покупателя	Потенциальный клиент делает предзаказ кухни	Разработка проекта	Менеджер, Дизайнер
	Дизайнеры разрабатывают проект кухни	Проект готов	Менеджер
	Клиент заключает договор разработанному проекту и вносит предоплату	Предоплата	Менеджер, Бухгалтер
Заказ на производство	Проект поступает на производство	В производстве	Менеджер, Главный технолог
	Происходит сборка комплектующих	Сборка	Менеджер, Главный технолог
	Произведен и готов к отгрузке и установке	Готов к установке	Менеджер
Заказ покупателя	Клиент оплачивает полную стоимость	Оплачен / Оплачен и готов к установке	Менеджер, Бухгалтер
	Кухню устанавливают	Установка	Менеджер
	Кухня установлена и готова к использованию	Закрыт	Менеджер

Наша задача: каждый ответственный сотрудник должен получать уведомление на электронную почту при смене статуса документа. Ниже приведены инструкции по настройке уведомлений для Менеджера. Для остальных сотрудников, настройки выполняются аналогичным образом. Для этого настроим Рабочие процессы.

Шаг 1. Настройка системной учетной записи почты
Для начала настроим почту непосредственно организации.

1. Зайдем в меню «Еще больше возможностей»
2. Развернем группу «Администрирование», перейдём в «Почта, SMS, Напоминания»
3. Переходим в «Настройка системной учетной записи почты»
4. В открывшемся окне заполним поля: «Адрес электронной почты», «Пароль».
5. Нажмём кнопку «Создать»

Шаг 2. Настройка почты сотрудников
Настроим почту сотрудников — участников рабочего процесса. Вернёмся в раздел настроек «Почта, SMS, Напоминания»

1. Перейдём в «Учётные записи электронной почты» для настройки почты сотрудников
2. Настроим почту менеджера. Заполним поля «Адрес электронной почты» — почта сотрудника; «Пароль» — пароль (от почты сотрудника); «Имя отправителя» — ФИО сотрудника. Нажмём кнопку создать. Повторим аналогичные действия пункта 2 для создания учетных записей электронной почты для других сотрудников (дизайнер, главный технолог, бухгалтер)

Шаг 3. Настройка правил рабочего процесса
Настроим правила рабочего процесса, которые определят как, когда и кому будет осуществляться рассылка

1. Перейдём в раздел «CRM»
2. Зайдем в пункт «Правила рабочего процесса»
3. В открывшемся окне выберем правило «Оповещать автора заказа покупателя об изменении состояния».
4. Настраиваем отбор по ответственному. Выбираем «Вид сравнения» — «Равно», а в «Значении» укажем в качестве сотрудника только Менеджера.
5. Настраиваем отбор по состоянию заказа. Выбираем «Вид сравнения» — «В списке», а в «Значении» укажем все состояния Заказа покупателя.

6. Выберем в выполняемых действиях действие «Отправить E-mail по основанию: Заказа покупателя»

7. Откроем выбранное действие нажатием на кнопку 
8. Выбираем настройку «указанный» и в поле справа указываем пользователя «Менеджер»
9. Откроем шаблон (шаблон письма, отправляемое на почту пользователю) нажатием на кнопку 
10. Отредактируем шаблон письма, которое будет отправляться менеджеру при изменении статуса Заказа покупателя. Добавим предполагаемую дату установки кухни клиенту. Нажмём правой кнопкой мыши на «Дата отгрузки», затем выберем «Добавить параметр», «Текст сообщения». Проверим текст сообщения, нажмём кнопку «Записать и закрыть».

Произведем аналогичные настройки для Дизайнера и Бухгалтера. В случае с настройкой правил для Главного технолога в «Условие старта» будем выбирать «Изменение состояния заказа на производство»

Для того, чтобы активировать (запустить) рабочий процесс установим  в каждом рабочем процессе.

Шаг 4. Результаты
Теперь при смене статусов в документах Заказ покупателя и Заказ на производство ответственным сотрудникам будут приходить уведомления на электронную почту

Статью подготовила 

Специалист линии поддержки 

Бучинская Ирина