Как распределить крупные затраты в 1С:УНФ с помощью расходов будущих периодов

Недавно к нам обратился клиент: нужно было правильно отразить в учете расходы на покупку программных лицензий 1С на 300 тыс. руб. Сумма немаленькая, и отражать ее всю в текущем периоде — не лучший вариант. Мы предложили использовать механизм Расходов будущих периодов (РБП), чтобы распределить затраты на несколько месяцев.

Рассказываем, как это работает в 1С:УНФ и как мы доработали типовой функционал, чтобы всё автоматизировать.

Что такое Расходы будущих периодов

Расходы будущих периодов — это затраты, которые вы относите в расходы частями — в течение нескольких отчетных периодов. То есть не списываете всё в момент покупки, а равномерно распределяете по нужным периодам.

В 1С к РБП обычно относят:

• лицензии на ПО
• подготовку к сезонному производству
• будущее строительство
• сертификацию
• подписки на периодические издания и подобные расходы

Как это настраивается в 1С:УНФ

Клиент работает в 1С:Управление нашей фирмой, поэтому расскажем на его примере.

1. В Плане счетов находим счет 97 Расходы будущих периодов — он уже есть в УНФ:

2. В карточке нужной номенклатуры (например, лицензии) указываем счет затрат — 97. Это нужно, чтобы система сразу понимала: эту услугу нужно учитывать как РБП.

3. Создаем поступление от поставщика:

4. Чтобы равномерно распределить расходы (например, на пять месяцев), создаем документ Прочие затраты:

Указываем в качестве корреспонденции в шапке счет 97, а в качестве счета затрат — счет Обслуживание 1С с видом Расходы (распределяемые на финансовый результат).

Так выглядит оборотно-сальдовая ведомость за май:

Чтобы распределить расходы на пять месяцев, создаем еще четыре аналогичных документа — по одному на каждый месяц:

Вот как выглядит ОСВ за пять месяцев:

Когда типовой функционал уже не спасает

Если вы хотите распределить затраты не на пять месяцев, а на год — придется создавать 12 одинаковых документов Прочие затраты (расходы) вручную. Это скучно, долго и легко ошибиться.

Мы решили автоматизировать этот процесс и сделали небольшую, но полезную доработку.

Что мы добавили

Мы расширили стандартный документ Приходная накладная, добавив отдельный вид операции — РБП. При выборе этой операции в табличной части Услуги появляется кнопка Разбить по РБП и периодам:

Вы просто указываете, на сколько периодов хотите распределить расходы…

И программа сама создает нужное количество документов Прочие затраты (расходы):

Счет затрат (дебет) в табличной части Прочих затрат (расходов) автоматически заполняется Счетом учета из конкретной номенклатуры (в нашем случае — Обслуживание 1С). Вам не нужно вручную указывать в карточке номенклатуры Расходы будущих периодов в качестве счета затрат, что иногда необходимо, так как одна и та же услуга не всегда относится к РБП.

Подведем итоги

Типовая 1С:УНФ умеет работать с расходами будущих периодов — с помощью счета 97 и документа Прочие затраты (расходы). Но если расходов много и распределять их нужно регулярно, делать это вручную — тот еще квест.

Мы доработали этот процесс: теперь он автоматический и не требует ручной рутины. Это особенно полезно, если у вас ежемесячные РБП или вы часто покупаете лицензии или подписки на длительный срок.