Где данные, Лебовски? или Как организовать рассылку отчетов и оповещений в 1С:Управлении торговлей

На связи ваша леди УТ. Мне хочется вам помогать и подсказывать — и вопрос «Как настроить отправку отчетов в 1С:УТ» я слышу часто.

Перед пользователями может стоять задача организовать рассылку определенных отчетов или оповещений Клиентам, например о просрочке платежей. Программа 1С:Управление торговлей версии 11.4 и выше поддерживает такую возможность без доработок.

настройка списка рассылок отчетов многогранна: можно включить один или более отчетов
в качестве адресатов можно указать пользователей, организации, контрагентов и физические лица
можно рассылать вручную или по расписанию

Рассмотрим рассылку отчетов на нескольких примерах.

Настраиваем рассылку отчета «Прайс-лист»

будем рассылать отчет Прайс-Лист
раз в неделю
избранному списку Контрагентов
по Виду Цен Оптовые
с указанием остатков по номенклатуре.

Настраивать рассылку будем в форме НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов - Создать.

Задаем наименование рассылки. Заполняем Вариант отправления, в нашем случае это вариант Отчеты указанным получателям, в качестве Получателей указываем Контрагентов.

На вкладке Отчеты указываем необходимый отчет и его настройки.

Галка Остатки товаров на складах позволит отразить в отчете текущие остатки.

На вкладке Расписание создаем расписание отправки — раз в неделю по понедельникам

На вкладке Доставка (эл. почта) указываем адрес почты с которой будет осуществляться доставка и перечень контрагентов для рассылки

На вкладке Дополнительно можно указать формат сохранения отчетов и возможность архивации.

Настройка Выгрузка в формате Excel дает возможность вашим контрагентам загружать Прайс-лист цены в 1С

Особой популярностью пользуются также рассылки Отчета по дебиторской задолженности для менеджеров, отчета по Валовой прибыли для руководителей

Настраиваем автоматическую рассылку при возникновении просроченной задолженности

Еще один частый кейс — нужно настроить автоматическую рассылку для клиентов при невыполнении обязательств по оплате.

Создаем Группу рассылок и оповещений
раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Рассылки и оповещения клиентам.

На вкладке Основное присваиваем наименование рассылке, указываем что сообщения будут рассылаться принудительно, Адресацию для партнера и способ отправки — в нашем случае это email

Переходим в список Виды оповещений. Создаем новый Вид оповещений - Напоминание о просроченной задолженности. Указываем Событие - Выявление просроченной задолженности и создаем шаблон сообщения

В шаблоне сообщения можно использовать параметры, используемые для определения просроченной задолженности

Далее на вкладке расписание настраиваем регламентное задание по подготовке данных отправки. На основании этих данных будут формироваться сообщения клиентам.

Формирование сообщений осуществляется регламентным заданием Формирование сообщений по оповещениям клиентов.
Раздел НСИ и администрирование - Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции -Регламентные и фоновые задания.

Для отправки сформированных сообщений по электронной почте клиентам используется регламентное задание Получение и отправка электронных писем.

поступление оплаты от клиента
приближение плановой оплаты
приближение плановой отгрузки
начисление бонусов
списание бонусов
день рождения контактного лица
выписка счета
изменение или аннулирование счета
напоминание об окончании опроса

Содержание кейса: Наш клиент ИП Суханов А.А. — продавец тёплой спортивной одежды: женские и мужские костюмы для сноуборда, комбинезоны и куртки для горных лыж, зимняя обувь и термобельё. Основные каналы продаж интернет магазин go-to-sport.ru Вайлдберриз Озон Весь учёт клиент вёл в программе Торговля и склад 7.7, и изначально он обратился, чтобы мы помогли перейти со старой версии программы на новую. В неё нужно было добавить новые функции и обработки и перенести часть доработок из старой базы. В рамках доработок интегрировали сайт с 1С создали два новых механизма работы с Костюмами и Группами аналогов автоматизировали работу с заказами для менеджеров, операторов и кладовщиков количество ошибок минимизировали, а скорость работы, наоборот, повысили Помогли перейти на новую версию 1С:Управление торговлей с доработанной базой 7 версия платформы устарела и работать с ней стало сложно. В ней не отображались изменения в законодательстве: не было возможности работать с маркировкой, не появлялись новые регламентированные печатные формы и новые функции, в отличие от новой версии программы. Поэтому нужно было обновить до 1С:Управление торговлей 11 версии. Переход на неё осложнялся тем, что у клиента была доработанная база, и, например, печатные формы нужно было перенести из старой базы. Помимо перехода нужно было доработать новую версию: сначала мы долго общались с клиентом, узнавали больше о его потребностях и проблемах в учёте. А после уточнений автоматизировали отдельные части процесса, чтобы система продажи в целом работала быстрее и качественнее. Автоматизировали работу с заказами: от клика клиента на сайте до оформления закрывающих документов На тёплую спортивную одежду сезонный спрос — с октября по апрель. Поэтому заказов в это время очень много, и работать с ними нужно быстро. Их нужно обрабатывать, передавать на сборку и затем в доставку. После доставки нужно получить деньги от курьера и провести все закрывающие документы, отправить клиенту чеки. Интегрировали интернет-магазин с 1С:УТ Из 1С:УТ в интернет-магазин автоматически загружается вся информация о товарах: описания, размеры, цены и скидки, фотографии. С сайта заказы автоматически попадают в УТ: подтягиваются артикулы заказанных товаров, адрес, данные клиента и его контакты. После этого операторы перезванивают клиентам и уточняют детали заказа и желаемое время доставки, сверяют данные. Для этого мы интегрировали в 1С:УТ телефонию. Это единая система: она сохраняет данные по каждому клиенту, записи звонков и комментарии операторов. Например, какие сложности были у клиента, что нужно уточнить или поменять в заказе. После этого оператор передаёт заказ в работу менеджеру. Автоматизировали рабочие места работника склада и менеджера Когда заказ подтверждён менеджерами, он попадает на комплектацию — к кладовщику. Кладовщик комплектует заказы и передаёт их на доставку. Ещё он оформляет приёмку товаров, когда они приходят от поставщика или возвращаются от клиентов. После кладовщика заказ попадает к менеджеру — он отбирает готовые заказы и передаёт их в доставку, печатает нужные документы. Чтобы снизить вероятность ошибок и ускорить работу менеджера и кладовщика, нужно было автоматизировать их рабочие места. Вот как мы решили эту задачу: На рабочем месте кладовщика когда кладовщик принимает или отгружает товары, он не проставляет количество вручную, а только сканирует штрих-коды, и товары автоматически отображаются в программе при работе с заказом на рабочем месте кладовщика отображается заказ со всей информацией: какой именно товар нужно упаковать, где товар размещается на складе кладовщик собирает заказ, упаковывает его и сканирует На рабочем месте менеджера менеджер отбирает готовые заказы и нажимает кнопку «Передать в доставку» программа автоматически формирует необходимые документы реализации товаров и услуг. Их можно распечатать — по одному или сразу группой, для этого есть кнопка групповой печати. По ней можно выбрать, какие документы нужно распечатать после этого автоматически меняется статус заказа — с «Укомплектован» на «Передан в доставку» На рабочем месте менеджера есть вся информация о заказах 1 — в этом режиме менеджер передаёт заказы в доставку и выбирает способ доставки 2 — по кнопке можно распечатать накладные для нескольких заказов Автоматизировали работу с курьерами Отдельное рабочее место есть для взаимодействия с курьерами. На нём отображаются укомплектованные заказы, время, которое клиенты указали для получения, и курьеры. Сотрудники сканируют заказы, выбирают свободных курьеров и передают им заказы для доставки. Когда заказ передан курьеру, автоматически меняется статус заказа с «Укомплектован» на «Передан в доставку». В заказе отображается курьер, который забрал его в доставку. На этом рабочем месте менеджер выбирает заказ и курьера, который будет его доставлять. Когда курьер доставил заказ, нужно оформить получение денег и возврат товара, если клиенту что-то не подошло. Мы автоматизировали приём денег от курьера: в программе есть специальная вкладка, на которой видно, сколько денег должен принести курьер. Если клиент вернул какие-то товары и не оплатил их, сотрудник сканирует товары для возврата и автоматически уменьшается сумма, которую должен внести курьер. Товары, которые вернулись от клиента, сканируются и отображаются в программе в специальной таблице. На ней видно, какие товары были в заказе, и какие клиенту не подошли. Такие товары возвращаются на отдельный склад «Возврат», и в программе формируется документ «Возврат товаров от клиента». После этого статус заказа автоматически меняется на «Выполнен» или «Отказ», если покупатель вернул весь заказ. На скриншоте - рабочее место для взаимодействия с курьерами. На нём есть вся информация о заказе: номер, клиент, сумма, вес и способ доставки. 1 — курьер, который доставляет заказ (в нашем случае — тестовый :)) 2 — сумма, которую должен внести курьер, и способ оплаты: наличными или банковской картой 3 — по этой ссылке можно отсканировать товары, которые не подошли покупателю и вернулись на склад 4 — это список товаров, которые были в заказе, там же есть колонка «Возвращено». Настроили интеграцию со СДЭКом Заказы отличаются по типам доставки: это может быть самовывоз, курьерская доставка, доставка Почтой России или СДЭКом. СДЭК берёт комиссию за каждый доставленный заказ, поэтому за счёт доп.расходов увеличивается его себестоимость. Это нужно отобразить в программе — но как? Вручную вносить комиссию на каждый отправленный СДЭКом заказ — сложно и долго, к тому же, даже самые внимательные сотрудники могут ошибиться, когда в сезон таких заказов бывают десятки в день. Поэтому мы автоматизировали загрузку информации: отчёты из СДЭКа загружаем в УТ и просто раскидываем эти доп.расходы по нужным заказам. Работа с заказами, которые доставляет СДЭК 1 — можно написать примечание о заказе для транспортной службы 2 — вся информация о заказе: стоимость доставки, адрес и дата 3 — действия с заказом: можно перезвонить и уточнить детали, распечатать документ или узнать подробности Ещё в 1С:Управление торговлей мы интегрировали обработку от СДЭКа. Она позволяет автоматически рассчитывать стоимость доставки по тарифам и формировать и печатать документы для СДЭКа: этикетку на заказ и печатную форму заказа. С этой обработкой также можно отслеживать статус заказа. Автоматизировали обмен информацией с маркетплейсом При торговле на Вайлдберриз продавцу раз в неделю приходят отчёты: какие товары проданы и доставлены покупателю, на какие оформлен возврат. Переносить информацию из отчётов в 1С:УТ вручную — долго и сложно. Но и настроить автоматический обмен не так просто: справочники номенклатуры в 1С:УТ и на Вайлдберриз отличаются. В них разные артикулы товаров. Поэтому мы настроили автоматическое сравнение по дополнительному реквизиту. Также в программе 1С:УТ можно печатать этикетки для заказов на Вайлдберриз и автоматически загружать в программу отчёты о продажах. Интегрировали сайт и 1С:Управление торговлей Доработали выгрузку товаров из 1С на сайт Описания товаров часто превышают 1024 символа — это именно тот объём, который можно разместить в графе «Описание», поэтому решили к товару прикреплять текстовый файл. Но из-за этого на стороне сайта часто появлялись ошибки и сложности при загрузке текста. Мы сделали обработку, которая помещает текст в стандартный тег CommerceML так, будто текст находится в реквизите «описание» у номенклатуры. Поэтому товары на сайт загружаются вместе с описанием быстро и без проблем. Свойства у товаров на сайте могут быть множественными — например, одна куртка может быть нескольких цветов: женская куртка для сноуборда синяя, голубая, чёрная и бежевая. Но как настроить выгрузку товаров на сайт так, чтобы нужные товары автоматически попадали в несколько категорий? Чтобы это было возможно: добавили в 1С:УТ вспомогательные справочники с возможными значениями таких реквизитов. То есть в нашем примере — добавили справочник «Цвета» с возможными цветами одежды. Каждый элемент справочника — это название цвета и его код, соответствующий коду на сайте. в форме номенклатуры 1С:УТ добавили поле, где можно выбрать несколько значений из вспомогательных справочников. То есть, в новом поле «Цвет» можно выбрать несколько возможных цветов для одной куртки. когда пользователь заполняет множественные поля, в соответствующее дополнительное свойство эти реквизиты записываются в виде строки: код_реквизита_1|код_реквизита_2|код_реквизита_3 на стороне сайта есть обработка, которая это дополнительное свойство расшифровывает. Строка реквизитов «разбивается» по разделителю «|», и по кодам подставляются значения множественных свойств. Настроили структуру каталога для сайта Все товары на сайте и в 1С:УТ делятся по категориям: на сайте это одежда женская и мужская, детская, зимняя и осенняя, для сноуборда или горных лыж. Эти категории образуют каталог. В справочниках номенклатуры 1С:УТ структура каталога отличается. Поэтому, чтобы загружать товары из программы на сайт, нужно «рассказать» сайту, какие товары из номенклатуры 1С:УТ в какие категории на сайте загружать. Это можно сделать в настройках обмена с сайтом. В специальной форме можно создавать новые группы для каталога на сайте и сопоставлять эти группы со справочником номенклатуры. Но в это случае клиенту не хватало гибкости стандартных настроек. Например, не получалось настроить сопоставление по возрасту, виду спорта или сезону, для которого подходит одежда. Поэтому мы добавили новую функцию: товары попадают в категории на сайте по реквизитам и дополнительным свойствам. Для каждой категории сайта можно задать отбор с описанием: по виду номенклатуры и дополнительным реквизитам («возраст», «размер», «сезон», «вид спорта»). И теперь, когда товары выгружаются на сайт, в категории попадают товары, которые подходят под описание отбора. Создали новый механизм работы с Костюмами и Аналогами Клиент продаёт спортивную одежду не только по отдельности, но и комплектами — «Костюмами». Это отдельный тип товаров, которые состоят из нескольких других товаров, например, Куртка + Штаны. Для этого добавили новый механизм работы с Костюмами. Куртка — основополагающая в Костюмах, именно на её основе создаются костюмы. Для товаров, которые могут входить в состав Костюмов, в 1С:УТ добавили вкладку «Костюмы». На ней можно добавлять новые Костюмы, выбирать для них комплектующие, редактировать свойства товара. Свойства Костюма заполняются по умолчанию, чаще всего по свойствам основного товара, который входит в Костюм. Некоторые комплектующие Костюмов можно менять. Например, пользователь выбрал костюм с синей курткой 48 размера. И к ней можно выбрать несколько пар штанов — синие, чёрные и голубые. Чтобы это было возможно, мы создали Группы аналогов. Это несколько одинаковых по свойствам товаров, которые объединяются вместе. Объединяет товары пользователь. Группы аналогов можно добавлять к Костюмам. Выгрузка костюмов и аналогов на сайт На сайт Костюмы выгружаются стандартно, как отдельная номенклатура. А цена и остатки формируются динамически — то есть зависят от предметов, которые входят в состав. Цена костюма может сформироваться автоматически — по сумме товаров, из которых костюм состоит. Но можно и установить цену на костюм вручную. В таком случае при выгрузке автоматически сравниваются две цены: указанная пользователем и сгенерированная автоматически по составляющим. И в итоге останется та цена, которая больше. При этом, если в костюме есть Группа аналогов, и товары в ней стОят по-разному, в итоговую цену пойдёт товар с самой высокой ценой. Вернёмся к примеру с костюмом Куртка+Штаны на выбор — Группа аналогов. Куртка стоит 5 700, а 3 пары штанов стоят по-разному: 3 500, 2 800 и 4 000. Пользователь назначил цену на костюм 9 500 р. При загрузке на сайт система сложила стоимость куртки со стоимостью каждой из пар штанов и получила возможные цены на костюм: 9 200 р. 8 500 р. 9 700 р. Максимальная цена — 9 700 р, а цена, которую установил пользователь — 9 500. Поэтому цена на сайте будет 9 700. Остатки костюмов на сайте формируются тоже динамически. Для каждого составляющего в костюме рассчитываются остатки. И остатком всего костюма будет наименьшее количество товаров. Например: в нашем костюме Куртка+Штаны на складе 5 Курток 2 ШтановА, 3 ШтановБ, 7 ШтановВ. Всего Штанов получается 12, но из-за того, что Курток 5, Костюмов тоже максимум может быть 5 — именно такой остаток выгружается на сайт. Автоматизировали загрузку новых товаров Чтобы массово редактировать реквизиты товаров и создавать новые товары, написали новую обработку для загрузки товаров из таблиц Excel. В таблицах пользователь описывает важные свойства товаров, некоторые из которых — ключевые. По таким ключевым полям генерируется и определяется идентификатор товара. Он используется и как идентификатор товара на сайте. В обработке можно настроить соответствие колонок в файле с необходимыми реквизитами 1С. Например, если настроить в обработке, что в колонке В прописывается размер, а в колонке С прописывается цвет, при загрузке таблицы в 1С:УТ данные из колонок В и С заполнят реквизиты «Размер» и «Цвет» соответственно. Когда файл загружается в программу, в обработке заполняется таблица с товарами и их статусами. Статусы могут быть такими: «Новый товар» — статус проставляется, если товар по полученному коду не найден. В таком случае будет создан новый товар с указанными значениями свойств «Требует внимания» — этот статус проставляется, если товар в базе 1С:УТ найден, но значения неключевых свойств не совпадают с теми, которые загружаются из файла. Пользователь в таком случае может или оставить значения в файле, и тогда оно загрузится в программу, или может прямо в обработке отредактировать значение на нужное. «Критичные изменения» — в отличие от предыдущего, статус ставится, если в таблице и программе не совпадают ключевые свойства. Пользователь в таком случае должен внимательно проверить данные, разобраться в причинах такого расхождения, устранить проблемы в файле и заново загрузить файл. Статус без выделения — данные по товару не менялись и делать ничего не нужно. В обработке можно галочками выделять отдельные строки для загрузки, а также фильтровать список и выделять строки группами в зависимости от статуса. Как работаем сейчас Сейчас мы поддерживаем работоспособность программы и обработок, добавляем в программу новые функции и исправляем мелкие ошибки.

Где данные, Лебовски? или Как организовать рассылку отчетов и оповещений в 1С:Управлении торговлей

Настраиваем рассылку отчета «Прайс-лист»

Настраиваем автоматическую рассылку при возникновении просроченной задолженности

Автор статьи