Как использовать сервис 1С:Распознавание первичных документов в 1С:Бухгалтерии

Начиная с версии 3.0.106.60 в локальной версии 1С:Бухгалтерии стал доступен сервис 1С:Распознавание первичных документов. В сервис можно загружать фото и сканы первичных документов: в JPEG, PNG, BMP, одностраничные изображения в формате TIFF, документы в формате PDF. 

Настройка сервиса в 1С:Бухгалтерии

Прежде, чем использовать сервис в локальной базе, нужно проверить подключение интернет-поддержки. Это можно сделать в разделе Администрирование-Интернет-поддержка и сервисы

Для использования сервиса нужно перейти в раздел Администрирование-Настройки распознавания документов.

В открывшемся окне следует проверить наличие галки Использование распознавания документов и заполнить адрес электронной почты для информирования о состоянии баланса.

После проверки и подключения сервиса нужно установить настройки распознавания. Каждый пункт является интуитивно понятным для пользователей. Параметры распознавания всегда можно изменить в настройках.   

Чтобы перейти к использованию сервиса распознавания документов:
• в полном интерфейсе — открыть пункт Загрузить документы из сканов (фото) в разделе Покупки или Продажи;
• в простом интерфейсе — раздел Документы - Основное выбрать команду Загрузить - Из скана (фото)

В левом верхнем углу открывшейся формы отображается доступное пользователю количество страниц. Для пользователей, которые раньше не пользовались сервисом, предусмотрен пробный период, в течение которого они могут распознать 250 изображений. По истечении тестового доступа нужно приобрести пакет.

Загрузка документов в сервис

В открывшемся окне нужно нажать кнопку Добавить и указать путь к одному или сразу нескольким файлам, которые нужно распознать.

Когда все документы добавлены, нужно запустить распознавание нажатием кнопки Распознать. Все загруженные документы появятся в списке со значком 

Проверка результатов

Как только статус документа изменится на Распознанный и значок напротив него станет , можно проверять результат.

Подсвеченные красным поля обозначают, что для распознанных значений нет соответствия в базе.
Такая ситуация возможна в нескольких случаях:
• элемент действительно отсутствует в базе
• внесено другое название (особенно актуально для номенклатуры)
• процесс распознавания прошел некорректно

Рассмотрим подробнее каждый из вариантов.

Отсутствие элемента в базе

Для решения ситуации достаточно создать требуемый элемент. Нужно щелкнуть по подсвеченному полю и выбрать нужный вариант.

Если в загруженном документе много новой номенклатуры, удобно создать ее массово с помощью обработчика.
Чтобы массово создать новую номенклатуру, переходим на вкладку Групповое создание ненайденной номенклатуры, в правой части заполняем значения полей, которые должны быть одинаковыми для всех создаваемых позиций и нажимем кнопку Установить.
Когда обязательные поля будут заполнены, достаточно нажать кнопку Создать выделенные позиции. Выделенная номенклатура с заданными параметрами будет добавлена в справочник. 

Разные названия

В случае расхождения в наименовании в документе и базе, в которую загружается документ, требуется установить соответствие между значениями. Для этого нужно выделить позицию в форме и в выпадающем списке указать нужное значение. 

После этого соответствие сохранится и будет записано в соответствующий словарь — регистр Соответствие распознанных строк. Проверить и скорректировать его (например, в случае некорректно сформированной связи значений) можно, если перейти в раздел Администрирование - Настройки распознавания документов - Соответствие распознанных строк.

Также в базе может быть несколько схожих позиций,  в таком случае подставляется наиболее похожее наименование, а, нажав на позицию табличной части, мы можем увидеть список наименований, которые близки по значению к выбранному.

Некорректное распознавание

Механизм распознавания не всегда срабатывает корректно. Причиной может быть несколько факторов, в том числе, качество распознаваемых изображений, наличие ошибок в документах и другие нюансы. Однако, поскольку механизм основан на искусственном интеллекте, который обучается в процессе работы, каждое новое распознавание позволяет ему улучшать качество работы.

Для решения этой ситуации и улучшения дальнейшего качества работы сервиса следует поступить аналогично прошлому варианту — выбрать из списка элементов правильный.

При переключении между полями формы документа программа подсвечивает строку, из которой была взята информация, что позволяет контролировать ввод данных, не обращаясь к бумажной форме документа.

Если по какой-то причине документ был введен в базу ранее, то сервис по основным реквизитам (тип документа, дата, номер, контрагент) определяет его и не дублирует, а связывает документы между собой. При наличии соответствующей настройки загруженное фото или скан прикрепляются к документу.

При выставлении такой настройки важно помнить, что дополнительные файлы увеличивают размер базы, что, в том числе, влияет на ее быстродействие.

При разработке механизма предусмотрено несколько типов документов: УПД, ТОРГ-12, Счет-фактура, Счет на оплату и Акт об оказании услуг. Если не удается распознать тип документа, то у пользователя есть возможность указать его вручную или выбрать вариант Другая.

Затем в ручном режиме сформировать документ, выбрав соответствующий тип и заполнив форму

При таком сценарии особенно важна возможность просмотра загруженного файла из формы создания документа, предусмотрено даже изменение масштаба изображения.

Решения для ситуации, когда требуется загрузить документы в базу, но нет возможности их отсканировать, также предусмотрены в сервисе распознавания: можно воспользоваться мобильным приложением. Чтобы скачать его из магазина приложений, достаточно написать в поиске 1С:Сканер Документов или в разделе распознавания документов в базе перейти к ссылке на скачивание через qr-код, нажав кнопку Установить 1С:Сканер Документов. 

После установки приложения следует идентифицировать пользователей на стороне базы: нажать кнопку вызова формы добавления пользователей и заполнить появившуюся форму

После завершения регистрации можно добавлять документы в базу с помощью мобильного приложения. При этом в столбце Автор/Источник будет отражено имя, указанное при регистрации пользователя.

Таким образом, к преимуществам использования сервиса можно отнести:
• меньше времени уходит на ввод первичной документации
• уменьшается вероятность ошибок при вводе первички
• одновременно можно вносить много документов
• не нужно покупать сканеры — можно загружать фотографии документов
• загружать документы можно не только из офиса: с помощью мобильного приложения можно загружать файлы со складов, из командировки или из дома

Что важно учитывать при работе с сервисом:
• распознанные документы нужно проверять, поэтому полностью загружать документы автоматически не получится
• если вы работете с нестандартными формами, при загрузке документов в 1С потребуется больше работы специалиста