Как работать с внутренним ЭДО в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения

В бюджетных организациях всё чаще используют электронный документооборот и электронные подписи. Они используются для разных задач и программ. В статье постараемся разобраться, какие программы и для чего использовать.

Виды электронных подписей

Начнем с видов ЭП, которые будем упоминать в этой статье:
• простая ЭП — может представлять из себя, например, комбинацию логина и пароля пользователя. Для создания такой подписи не нужны специальные программы и услуги специализированных организаций.
• квалифицированная ЭП физического лица — выпускается на носителе или в виде файла специализированными организациями. Такую подпись нужно применять вместе с программами криптозащиты и можно получить в рамках сервиса 1С-Подпись.
• квалифицированная ЭП руководителя организации — с 2022 года для бюджетных организаций такую подпись могут выпускать органы Федерального казначейства (а для коммерческих организаций — ФНС).

Варианты использования ЭДО

Теперь приведем некоторые примеры использования ЭДО.

Приказ Минфина России 61н от 15.04.2021
с изменениями 100н от 28.06.2022

Поговорим подробнее о том, как применять приказ Минфина России 61н от 15.04.2021.

В приказе 61н упомянуты только электронные документы и регистры учета и указаны сроки начала их применения:
• c 01.01.2022 года — для уполномоченных организаций в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий
• c 01.01.2023 года — для всех остальных учреждений (или ранее этого срока в соответствии с учетной политикой учреждения).

В утвержденном перечне 17 электронных первичных документов (ОКУД 0510ХХХ) и 3 электронных регистра бухгалтерского учета (ОКУД 0509ХХХ).

Документы:
• Ведомость группового начисления доходов (0510431)
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (0510433)
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (0510432)
• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (0510434)
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (0510435)
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436)
• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета (0510437)
• Решение о проведении инвентаризации (0510439)
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (0510440)
• Решение о признании объектов нефинансовых активов (0510441)
• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (0510442)
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (0510445)
• Решении о восстановлении кредиторской задолженности(0510446)
• Изменение Решения о проведении инвентаризации (0510447)
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (0510836)
• Ведомость начисления доходов бюджета (0510837)
• Ведомость выпадающих доходов (0510838)

Регистры:
• Журнал операций по забалансовому счету (0509213)
• Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (0509095)
• Карточка учета имущества в личном пользовании (0509097)

Видим, что в перечне документов и регистров не самые часто используемые формы.
В этом году вышел приказ Минфина № 100н, который дополнил приказ № 61н.

Применяется он
с 01.01.2023 года — для уполномоченных организаций в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий
с 01.01.2024 года — для всех остальных учреждений (или ранее этого срока в соответствии с учетной политикой учреждения).

Добавлено использование еще шести электронных документов:
• Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (0510448)
• Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (0510450)
• Требование-накладная (0510451)
• Акт приемки товаров, работ, услуг (0510452)
• Извещение о трансферте, передаваемом с условием (0510453)
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (0510521)

И двух регистров:
• Карточка капитальных вложений (0509211),
• Карточка учета права пользования нефинансовым активом (0509214)

Многие печатные формы уже реализованы в типовой 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 2.0.

Приказ 103н от 15.06.2020 о внесении изменений
в 52н от 30.03.2015

Утвержденный в 2020 году приказ 103н добавил несколько форм электронных первичных документов и регистров учета, которые нужно применять при осуществлении централизуемых полномочий (и согласно таким реквизитам на формах документов как «Получатель бюджетных средств» и «Признак наличия ЛБО» применять их должны только казенные учреждения).

Введены в действие первичные документы:
• Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
• Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего
• Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

И приведены регистры, подписание которых возможно ЭП:
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093)
• Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ), страховыми взносами (ф. 0504094)

Настройки ЭДО в 1С:Бухгалтерии госучреждения 2.0
и пример использования

Теперь на примере релиза 2.0.88.23. расскажем о типовых возможностях конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 для работы ЭП при подписании внутренних отчетов и печатных форм документов, включая регистры и формы по приказам Минфина 61н и 100н.

Для включения возможности использования внутренних электронных документов нужно зайти в разделе Администрирование в Настройки параметров учета

В подразделе Документы и отчеты установить соответствующий флаг

Затем добавляем настройку Внутреннего ЭДО

Затем для необходимых документов выполняем указание маршрутов подписания для требуемых печатных форм

Маршруты подписания можно указать здесь же или выбирать при создании документа, для хранения различных маршрутов подписания используется справочник «Маршруты подписания»

Как видим, для маршрута можно указать и некоторые ветвления и объединения и различные типы подписей для подписантов.
Здесь же можно установить запрет редактирования документа после начала подписания.

А также оформить печатные формы положения об использовании простой электронной подписи и соответствующих уведомлений

После выполненных настроек в документах конфигурации появится возможность создавать электронные документы

Здесь же можно увидеть выбранный маршрут и состояние подписания документа

Пользователь-подписант сможет увидеть документы на подпись сразу же при входе в программу и сможет их здесь подписать, например, усиленной подписью

Созданные электронные документы можно всегда увидеть в архиве внутренних электронных документов в Органайзере.

Настройка пользователя внутреннего ЭДО в базе БГУ

Для создания и подписания электронных документов, реализованных в 1С:БГУ редакции 2.0, будет необходимо «впускать» в программу пользователей, которые могут не являются сотрудниками бухгалтерии и раньше доступа в базу не имели.

Могут возникать о то могут возникать опасения, что эти такие сотрудники смогут получить доступ к чтению и изменению информации.

В типовой конфигурации создания минимального набора прав для работы только со «своими» электронными документами, например, через использование групп пользователей

Уже есть созданный профиль «Работа только с внутренними документами пользователя», который необходимо указать в создаваемой группе, а затем указать в ней пользователей-подписантов.

Использование электронных регистров учета

Для подписания стандартных бухгалтерских отчетов и регистров учета необходимо использование квалифицированной подписи, установленной на носителе или компьютере.

В отчетах и регистрах учета, предусматривающих подписание ЭП есть кнопка Регистры учета, с помощью которой можно подписать сформированный отчет, а также посмотреть архив ранее подписанных отчетов и регистров.

На настоящий момент реализовано сохранение таким способом большинства  стандартных бухгалтерских отчетов (ОСВ, ОСВ по счету, анализ счета и др.) и следующих видов регламентированных регистров учета:

• Главная книга (0504072)
• Журнал операций (0504071)
• Карточка количественно-суммового учета МЦ (ф. 0504041)
• Карточка учета ЛБО (бюджетных ассигнований) (ф. 0504062)
• Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051)
• Книга учета БСО (ф. 0504045)
• Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037)
• Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038)
• Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035)
• Опись инвентарных карточек ОС (ф. 0504033)
• Реестр сдачи документов ф.0504053
• Журнал регистрации обязательств (ф.0504064)

Состав форм и документов будет расширяться по мере вступления в силу новых нормативных документов.

Надеемся, наша статья внесла ясность в использование внутреннего электронного документооборота и показала, что его организация — не такой уж и непонятный и дорогой процесс, как могло показаться сначала.