Маркетплейсы - Простые решения

Сейчас очень много компаний работает с маркетплейсами. К сожалению, информации о том, как правильно отражать документы в программе 1С:Управление нашей фирмой на просторах интернета не так много. И даже внимательное её изучение не даёт ответов на главные вопросы: какие именно документы необходимо брать в личном кабинете какие настройки должны быть сделаны в программе какими документами отражать операции в УНФ как понять, что всё сделано верно И если по Wildberries и Ozon можно найти хоть какие-то готовые схемы работы, то о Яндекс Маркете информации для УНФ почти нет. Поэтому мы решили разобраться в этом вопросе самостоятельно. С методикой работы с Яндекс Маркетом в программе 1С:Бухгалтерия вы можете ознакомиться в нашей статье. Что можно найти в интернете? Из официальных рекомендаций нам удалось найти следующее: 1. Можно настроить автоматическую синхронизацию каталога 1С с Яндекс Маркетом. Подробно об этом рассказано на сайте ИТС. Возможность интеграции интересная: можно автоматически формировать каталог, добавлять картинки, синхронизировать цены и остатки товаров. Но обычно это требуется, когда оборот через Яндекс Маркет уже существенный. К нам в основном приходят компании, у которых уже есть каталог на Яндексе, и им в первую очередь интересно, как отражать документооборот, продажи, контролировать взаиморасчёты. 2. Есть полезная статья про то, как организовать работу в 1С:Управление торговлей, ред. 11. Её можно найти на сайте buh.ru. Также есть видеоверсия этой статьи в виде вебинара. В этом материале можно найти общую логику работы, почерпнуть из него несколько идей, но всё равно схема на УНФ не ложится и до конца непонятно, что делать. 3. Есть описание того, как организована работа с Яндекс Маркетом в 1С:Бухгалтерии. Его можно найти в описании обновлений. В 1С:Бухгалтерии организована особая методика учёта, используется механизм «Реализации без перехода права собственности» и сделан сложный модуль загрузки документов, который поддерживает эту схему. Но в 1С:УНФ нет подобной схемы, и эта методика нам не подойдёт. 4. Один из самых полезных материалов мы нашли в справке Яндекс Маркета. Видео для бухгалтеров В вебинаре от Яндекса много полезного, но всё выглядит крайне сложно, особенно для компаний на УСН, и тоже не очень подходит для УНФ. 5. В целом полезно будет изучить раздел про бухгалтерию в справке Яндекс Маркета. Раздел о бухгалтерском учёте и закрывающих документах В чём особенность работы с Яндекс Маркетом в 1С:УНФ С Яндекс Маркетом заключается договор оказания услуг, а не комиссионный договор. Да, схема работы с Яндексом отличается от схем Wildberries и Ozon. Яндекс: не является комиссионером, не участвует в сделках купли-продажи оказывает услуги по размещению товаров на своей площадке, доставке и расчётам с покупателями приобретает у нашей компании услуги по продвижению самого Яндекс Маркета (когда покупатель использует скидки или баллы, Яндекс как будто возмещает нам уменьшенную цену — покупает услугу продвижения) Именно поэтому разработчики 1С:Бухгалтерии создали особую схему с использованием «Реализации без перехода права собственности». А в 1С:УНФ подобной схемы нет, и неизвестно, когда будет. Кроме того, Яндекс даёт много различных отчётов: товары, переданные в доставку доставленные товары оплаченные товары И довольно сложно разобраться в том, какие данные в каком случае нужно отражать. По рекомендациям самого Яндекса, нужно вести расчёты по товарам и по полученным платежам раздельно, периодически формируя взаимозачёты между ними. Большинство компаний, которые работают с маркетплейсами, используют упрощённую систему налогообложения. Нам кажется, что схему можно упростить (пойдя на некоторые условности и допущения). Какие допущения/упрощения мы сделали в своей методике Порядок отражения выручки В бухгалтерском учёте есть два варианта отражения выручки: по факту передачи товаров Яндексу по факту отгрузки товаров конечному покупателю При этом в месячном отчёте по взаиморасчётам Яндекс собирает оплаченные покупателями товары, даже если их ещё не успели доставить. Мы считаем, что допустимо в качестве выручки показать те заказы, по которым прошла оплата, вне зависимости от факта отгрузки. Да, в некоторых случаях может произойти завышение выручки (или занижение), но на налог УСН это не повлияет. А с точки зрения определения финансовых результатов возникающая разница не существенна. Также упростится разнесение документов и сверка с Яндексом. Получается, из двух возможных вариантов мы выбираем третий: отражаем выручку по факту оплаты покупателями. Для отражения выручки мы используем комиссионную схему Да, несмотря на то что несколько раз нам прямо не советуют этого делать. Возможно, по мере улучшения автоматизации в УНФ мы изменим своё мнение и предложим новую схему. Порядок отражения продаж юридическим лицам и ИП Если на Яндекс Маркете товар приобретает не физлицо, а организация, то документооборот строится иначе. Яндекс от нашего имени выписывает УПД и отправляет его нам и клиенту для подписания (в том числе через ЭДО). Если у нас общая схема налогообложения с НДС, мы обязательно должны отразить этот документ как продажу конкретному покупателю и зарегистрировать счёт-фактуру в книге продаж. Если у нас УСН, то такой строгой обязанности, по нашему мнению, нет. Мы предлагаем отражать подобные реализации общим способом через отчёт комиссионера, не разделяя продажи физическим и юридическим лицам. Пока мы не можем придумать, в каком случае мы получим проблемы при использовании этого варианта. Важно! Схема, которую мы предлагаем, может подойти только ИП и организациям на УСН. Рассматриваются операции по модели FBS. Если у вас общая система налогообложения, методика может не подойти. Как минимум при ОСН вам необходимо: начислять НДС в момент передачи товаров Яндексу, вне зависимости от факта доставки или оплаты товара покупателем предоставлять счета-фактуры Яндексу на сумму скидок или баллов с правильными номерами (иначе Яндекс остановит вам выплаты) правильно оформлять все первичные документы по НДС в случае работы с юридическими лицами и ИП Какие настройки нужно сделать в 1С:УНФ для отражения продаж через Яндекс Маркет 1. Включить комиссионную торговлю: Настройки — Ещё больше возможностей — Продажи — Передача товаров на комиссию. 2. Создать три договора с Яндекс Маркетом: договор на размещение (вид договора — с комиссионером) — по этому договору вы будете вести расчёты с Яндексом как с комиссионером, передавать товары на реализацию, отражать продажи комиссионером, отражать оплаты за проданные товары договор на продвижение (вид договора — с покупателем) — по этому договору вы будете отражать реализацию и платежи за скидки / баллы, которые они дали покупателям на своей площадке договор оказания услуг (вид договора — с поставщиком) — по этому договору вы будете отражать поступление услуг от Яндекса, а также взаимозачёт с договором на размещение (оплата услуг обычно не требуется, Яндекс Маркет вычитает сумму из поступлений по договору размещения) Яндекс в личном кабинете тоже группирует все расчёты по договорам отдельно: Бухгалтерия — Закрывающие документы. 3. Отключить аналитику ведения взаиморасчётов по заказам у контрагента Яндекс. Детально вести взаиморасчёты по каждому заказу у вас не получится — это слишком трудоёмко. С другой стороны, и смысла в этом нет: все отгруженные заказы и так по факту оплачены покупателем, иначе Яндекс не считал бы их отгруженными. И загружаем мы в отчёт комиссионера как раз оплаченные товары. Общая схема документооборота с Яндекс Маркетом Документооборот по договору размещения Передача товаров на Яндекс Маркет Если у вас нет автоматической интеграции заказов с Яндекс Маркетом, то продажа для вас начинается с получения письма от Яндекс Маркета с новым заказом. Мы рекомендуем настроить интеграцию почты, на которую приходят заказы, с 1С:УНФ. В этом случае на основании входящего письма можно будет сделать заказ покупателя. После обработки заказа, упаковки, наклеивания штрихкодов (штрихкод можно приложить как присоединённый файл к заказу, чтобы не потерять) мы отражаем факт передачи Яндексу. Это можно сделать с помощью документа Расходная накладная (передача на комиссию) на основании Заказа покупателя. Примечание: вместо документа Заказ покупателя можно использовать документ Счёт на оплату. Этот документ позволит убрать товар со склада и перевести его на Яндекс. Если всё сделано правильно, все документы будут связаны в цепочку. Возврат товаров от Яндекса Если покупатель вернул товар, то на основании Расходной накладной необходимо сделать документ Приходная накладная, вид операции — Возврат от комиссионера. Возврат увеличит ваши остатки на складе. Чтобы до конца оформить возврат с точки зрения взаиморасчётов с Яндекс Маркетом, необходимо дополнительно отразить возврат в документе Отчёт комиссионера. Об этом мы расскажем дополнительно ниже. Реализация товаров Яндексом В период со 2-го по 14-е число Яндекс готовит закрывающие документы. Их можно найти так: Личный кабинет — Бухгалтерия —Закрывающие документы. Нам необходимо скачать оба файла — документы и детализацию. Начнём анализировать документы с детализации. Отчёт с детализацией называется «Сведённый отчёт об исполнении поручения и о зачёте взаимных требований за период». Это файл Excel, который содержит сводные данные и расшифровки. Нам пригодится и то и то. Сводный отчёт выглядит таким образом: Все эти цифры расшифровываются в закладках. Нас будут интересовать закладки: Получено от потребителей Возвращено потребителям Остальные закладки пока в нашей практике не использовались. На закладке Получено от потребителей будет отражена сумма оплаченных в отчётном месяце заказов. Именно эту таблицу нужно повторить в документе Отчёт комиссионера (Продажи —Комиссионные продажи). Заносим продажи на закладке Реализация. Должна сойтись сумма Всего с таблицей Получено от потребителей. В эту таблицу заносятся все товары, даже если они потом были возвращены покупателем. Аналогично загружаем таблицу Возвращено потребителем на закладку Возвраты. То есть возвращённые товары будут отражены в обеих таблицах. Факт возврата товара на склад от Яндекса мы описывали на предыдущем шаге. Для упрощения загрузки рекомендуем воспользоваться механизмом загрузки из Excel. К сожалению, типового шаблона для Яндекс Маркета нет, но в целом загрузить нужные данные не сложно. Ещё один лайфхак — настроить сопоставление товаров через SKU. Есть различные варианты организовать этот процесс: использовать артикул УНФ при размещении на Яндекс Маркете создавать новый SKU на Яндекс Маркете, но указывать его в дополнительном реквизите карточки в УНФ Но главная мысль в том, что должно быть поле, по которому вы сможете удобно сопоставлять номенклатуру между 1С и маркетплейсами. Сумму комиссии в документе Отчёт комиссионера отражать не стоит. Её будет необходимо внести отдельным документом. Ещё одна рекомендация: файл, на основании которого вы загружали отчёт о продажах, вы можете присоединить к этому документу, чтобы в будущем помнить, почему отразили именно такие продажи. Отражение оплат от Яндекса по договору размещения Яндекс делает отдельные оплаты по разным договорам: размещения и продвижения. Платежи за размещение отличаются назначением платежа. Они будут иметь примерно такой вид: Перечисление денежных средств, полученных в связи с исполнением поручения в соответствии с условиями Договора № ХХХХХХ. по поручению ООО ЯНДЕКС Эти платежи ставим на договор размещения (с комиссионером). Количество документов будет зависеть от вашей настройки в личном кабинете Яндекса. Сумму всех полученных оплат необходимо сравнить с колонкой «Перечислено Исполнителем на счёт Заказчика (в том числе и стоимость уступки прав требований в адрес третьих лиц по поручению Заказчика)» из скачанных из личного кабинета документов. Документооборот по договору продвижения Напомним: если Яндекс делает скидки или продаёт товар за бонусы, то покупатель оплачивает товар по меньшей цене и именно уменьшенную сумму вам перечисляет Яндекс. Но дополнительно он покупает у вас услугу продвижения — по сути, компенсирует все скидки. Реализация услуг продвижения Чтобы отразить продажу услуг продвижения Яндексу, мы скачиваем в личном кабинете файлы по договору продвижения. Яндекс за нас формирует счёт-фактуру (если вы на НДС, то он потребует от вас отправить им документ именно с этим номером) и прикладывает детализацию. По данным детализации мы формируем документ Расходная накладная (или Акт об оказании услуг) и выбираем договор продвижения. Оплата услуг продвижения Яндекс оплачивает услуги продвижения отдельными платёжными поручениями. Их можно распознать по назначению платежа: Оплата услуг в соответствии с договором № ОФ-ХХХХХ, без НДС, по поручению ООО ЯНДЕКС Эти платежи ставим на договор продвижения. Сумма перечислений может быть не равна сумме реализации. Яндекс заплатит остаток позже. Мы рекомендуем настроить автоматическое разнесение по договорам в зависимости от назначения платежа (в настройках загрузки из клиент-банка), чтобы не перевыбирать договоры вручную. Документооборот по договору услуг за размещение Отражение услуг Яндекса за размещение Яндекс предоставляет нам акт и счёт-фактуру на свои услуги. Их можно найти в архиве с документами. Обычно не требуется заносить в 1С всю детализацию услуг от Яндекса и достаточно занести все услуги одной строкой в документ Приходная накладная. Но можно и разбить по конкретным услугам, если это важно для анализа прибыли. Несмотря на то что 1С:УНФ умеет отражать услуги по комиссионному договору (автоматически уменьшая долг по договору размещения), мы рекомендуем использовать дополнительный договор С поставщиком. Так проще будет проверять взаиморасчёты по акту сверки. Зачётом долга будем управлять вручную. Зачёт долга по услугам Яндекса за размещение Яндекс автоматически закрывает долг по договору оказания услуг, проводя взаимозачёт с договором на размещение. Обычно это происходит в следующем месяце. Так как в нашем примере ноябрь — первый месяц торговли на маркетплейсе, то взаимозачёт необходимо будет отразить только в декабре. Покажем документ на примере декабря. Взаимозачёт оформляется документом Корректировка долга, вид операции — Взаимозачёт. Документ следует заполнять через подбор. Необходимо заполнить обе закладки: Расчёты с покупателями — уменьшаем долг Яндекса по договору размещения Расчёты с поставщиками — уменьшаем долг нашей организации перед Яндексом за услуги Как сверить взаиморасчёты с Яндексом Для сверки с Яндексом необходимо запросить акты сверки в личном кабинете по каждому из договоров. Для формирования актов сверки Яндексу требуется некоторое время (иногда у них почему-то не получается их сформировать) — рекомендуем запастись терпением. Сверка по договору размещения По договору размещения нам доступна сверка по платежам и по услугам. Сверка по платежам (в нашем случае это сверка по долгу за проданные товары) В личном кабинете акт сверки выглядит так: в дебете — суммы поступлений на расчётный счёт, в кредите — сумма полученных от покупателей денег (за вычетом удержаний). В программе 1С:Управление нашей фирмой мы увидим аналогичные движения. Мы рекомендуем использовать отчёт Взаиморасчёты, чтобы увидеть в нём все необходимые взаиморасчёты как с покупателем, так и с поставщиком. Кроме того, общие суммы по договору размещения можно сверить по данным отчёта об исполнении поручения и о зачёте взаимных требований. В нём видим аналогичную сумму исходящего сальдо на конец отчётного периода. Мы рекомендуем пользоваться именно этим вариантом. Сверка по услугам В личном кабинете акт сверки выглядит так: В 1С:УНФ видим аналогичные движения (напомним, взаимозачёт будет только в следующем месяце). Сверка по договору продвижения Акт сверки по договору продвижения формируем в отдельной вкладке. В нашем случае видим такой акт: Посмотрим, что у нас в 1С:УНФ. Мы видим, что расчёты с Яндексом по продвижению сходятся, а значит, мы всё верно занесли в 1С. Чек-лист работы с Яндекс Маркетом Что делаем Как делаем На основании чего делаем Флаг По факту получения заказов на маркетплейсе Получили заказ на маркетплейсе Формируем документ Заказ покупателя На основании заказа маркетплейса Подготавливаем заказ к отгрузке, передаём в Яндекс Товар уходит с вашего склада и числится на маркетплейсе Формируем документ Расходная накладная (вид операции — Передача на комиссию) На основании заказа маркетплейса По факту получения возвратов от маркетплейса Получили на склад возвращённый товар Товар приходит на ваш склад Формируем документ Приходная накладная (вид операции — Возврат от комиссионера) На основании возврата в маркетплейсе По факту получения денежных средств от Яндекса Получили деньги по договору размещения Формируем документ Поступление на счёт, договор на размещение На основании выписки из банка Получили деньги по договору продвижения Формируем документ Поступление на счёт, договор на продвижение На основании выписки из банка По окончании месяца (после 2-го числа следующего месяца и до 14-го) Отражаем услуги маркетплейса Наш долг Яндексу увеличивается на сумму услуг по размещению Формируем документ Приходная накладная, договор оказания услуг На основании документов по договору размещения (Личный кабинет — Бухгалтерия — Закрывающие документы — Договор на размещение. Скачать документы за месяц) Смотрим документ Акт об оказании услуг и исполнении поручения Отражаем реализацию услуг по продвижению Долг Яндекса увеличивается на сумму скидок и бонусов Формируем документ Расходная накладная (Акт об оказании услуг), договор продвижения На основании документов по договору размещения (Личный кабинет — Бухгалтерия — Закрывающие документы — Договор на продвижение. Скачать документы за месяц) Смотрим документ УПД, дополнительно можем проанализировать детализацию Отражаем продажи маркетплейса Долг Яндекса увеличивается на сумму продаж Формируем документ Отчёт комиссионера, закладка Реализация На основании детализации по договору размещения (Личный кабинет — Бухгалтерия — Закрывающие документы — Договор на размещение. Скачать детализацию за месяц) Закладка Получено от потребителей Отражаем возвраты маркетплейса Долг Яндекса уменьшается на сумму продаж Формируем документ Отчёт комиссионера, закладка Реализация На основании детализации по договору размещения (Личный кабинет — Бухгалтерия — Закрывающие документы — Договор на размещение. Скачать детализацию за месяц) Закладка Возвращено потребителем Отражаем взаимозачёт между договором на оказание услуг и договором на размещение Долг Яндекса по договору размещения уменьшается, наш долг по договору оказания услуг уменьшается Формируем документ Взаимозачёт между договором оказания услуг и договором на размещение На основании документов по договору размещения (Личный кабинет — Бухгалтерия — Закрывающие документы — Договор на размещение. Скачать документы за месяц) Смотрим документ Отчёт об исполнении поручения и о зачёте взаимных требований Графа Стоимость оказанных услуг (включая вознаграждение за исполнение поручения) В конце квартала, перед составлением отчётности по УСН Отражаем в книге доходов суммы, удержанные Яндексом за услуги И в 1С:УНФ и в 1С:Бухгалтерии эта операция не автоматизирована. Нужно делать её ручной записью в книгу доходов. Подробно её здесь расписывать не будем. Главное — не забыть её отразить. Берём все суммы приходных накладных (услуги от Яндекса) и добавляем их в раздел доходов. Это правило справедливо как для УСН «Доходы», так и для УСН «Доходы минус расходы». Так приходится делать из-за того, что в доходы УСН мы должны отразить все суммы, оплаченные покупателями, вне зависимости от того, удержал что-то Яндекс или нет. Подробнее об этом можно узнать на сайте Яндекса Скачать чек-лист