Как отразить НДФЛ при отсутствии сумм к выплате

Содержание статьи:
НДФЛ: общая информация
Как начислить НДФЛ, если перечислений не было?

НДФЛ: общая информация

НДФЛ бывает:
• исчисленный
• удержанный
• перечисленный

НДФЛ исчисленный рассчитывается в документах начисления зарплаты, отпусках, премиях, больничных.
НДФЛ удержанный фиксируется при фактической выплате данных начислений сотруднику. В большинстве случаев при полной выплате заработной платы сотруднику НДФЛ удержанный равен исчисленному.

Однако на практике встречаются случаи, когда сотруднику нечего получать в зарплату, например:
• сотруднику выплачен увеличенный аванс, который превышает общую сумму начислений за месяц
• сотрудник ушел в отпуск или заболел сразу после 15 числа текущего месяца, соответственно, получил заработную плату за первую половину месяца и отпускные или больничный, в зарплату получать нечего

Как начислить НДФЛ, если перечислений не было?

Если у сотрудника нет суммы к выплате и работодатель не может удержать НДФЛ, исчисленный по сотруднику, значит и перечислять в бюджет НДФЛ по этому сотруднику не нужно.

По общему правилу, данный НДФЛ работодатель удержит при следующей выплате сотруднику и перечислит в бюджет НДФЛ сразу за два месяца.

Однако на практике часто работодатель перечисляет НДФЛ, анализируя цифры по общей начисленной сумме налога. И тогда возникает ситуация, когда перечисленный НДФЛ оказывается больше удержанного и работодателю приходится либо возвращать излишне перечисленный налог, либо писать письма в ИФНС с просьбой зачесть излишне уплаченные суммы.

В таких случаях можно «обхитрить» программу, зафиксировав удержанный НДФЛ по таким сотрудникам принудительно. Самый простой способ —  создать ведомость на выплату, добавив туда сотрудников с нулевыми суммами к выплате, при этом зафиксировав удержанный НДФЛ. 

Рассмотрим на примере
Сотруднику начислили зарплату 30 000 рублей и НДФЛ в сумме 3900, но сотруднику был ошибочно выплачен аванс в размере 27 000.

По итогу месяца сотрудник окажется должен 900 рублей и не будет автоматически добавлен в ведомость. Если сформировать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам», будет видно, что по сотруднику есть исчисленный НДФЛ, но нет удержанного.

Тогда чтобы зафиксировать удержанный НДФЛ, мы создаем ведомость на выплату, подбираем в нее данного сотрудника

Отрицательную сумму к выплате провести мы не можем, поэтому выравниваем сумму к выплате в ноль, для этого щелкаем левой кнопкой мыши правее суммы -900, открывается расшифровка выплаты

Правой кнопкой мыши добавляем еще одну строку, добавляем положительную сумму, чтобы выровнять сумму к выплате в ноль (в нашем примере это 900)

После данных манипуляций получаем в итоге нулевую сумму к выплате с фиксацией удержанного НДФЛ

Таким образом, данная сумма НДФЛ зафиксируется как удержанный НДФЛ и при формировании аналитических отчетов будет учтена, попадет в раздел 1 отчета 6-НДФЛ. И если мы снова сформируем отчет «Анализ НДФЛ по месяцам», то увидим, что по данному сотруднику теперь есть не только исчисленный НДФЛ, но и удержанный.