Как оформить на работу сотрудника из Беларуси

Так как Беларусь — член Евразийского экономического союза (ЕАЭС), принимать граждан этой страны на работу в России можно в упрощённом порядке.

Какие документы нужно предоставить?

При приёме на работу гражданин Беларуси должен представить стандартный пакет документов, который указан в статье 65 Трудового кодекса РФ, а также документ о постановке на миграционный учет.

Постановка на миграционный учёт

Белорусы могут не вставать на учёт по местопребыванию в течение 90 суток с даты въезда в Россию. После этого срока они должны зарегистрироваться в общем порядке. Срок регистрации зависит от срока трудового договора.

Если трудовой договор срочный, например, на 3 года, регистрация будет действительной 3 года. Если же договор заключён бессрочно, нужно будет ежегодно продлевать регистрацию.

При трудоустройстве гражданину Беларуси нужно предоставить либо документ о постановке на миграционный учет, либо документ, подтверждающий въезд на территорию России менее 90 суток назад — например, проездной билет.

Сведения о стаже

сведения по форме СТД-Р, если после 01 января 2020 года сотрудник уже работал в России и выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде
трудовую книжку российского или советского образца при наличии

Если ни одного из документов нет, работодатель оформляет трудовую книжку на бумажном носителе или в электронном виде — по желанию работника и вносит туда сведения о приёме. При этом записи о трудовом стаже сотрудника на территории Беларуси в новую трудовую книжку переносить не нужно.

СНИЛС

Перед трудоустройством работник может самостоятельно оформить СНИЛС.
Для этого нужно обратиться в клиентскую службу Пенсионного фонда по месту временной или постоянной регистрации, предъявить документ, удостоверяющий личность, и заполнить заявление-анкету застрахованного лица.
Срок оформления СНИЛС — 5 рабочих дней.

Работодатель сможет вовремя предоставить сведения по форме СЗВ-ТД, если при приёме на работу у сотрудника уже будет СНИЛС.

Если же гражданин Беларуси принят на работу без СНИЛС, то работодатель должен сам подать форму АДВ-1, приложив опись по форме АДВ-6-1. Отправить документы работодатель должен в течение 1 рабочего дня после того, как вышел приказ о приёме на работу.
Срок получения документа — тоже 5 рабочих дней.

При этом варианте не получится в установленные сроки сдать отчёт по форме СЗВ-ТД в связи с отсутствием СНИЛС.

Уведомление в МВД РФ

Работодатель должен отправить в МВД РФ уведомление о том, что заключил трудовой договор с иностранцем, в том числе с гражданином Беларуси. Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней.

Подать уведомление можно тремя способами:

Лично в УВМ ГУ МВД. Заполненный бланк уведомления с полным пакетом документов подаётся в отдел по вопросам трудовой миграции, на территории которого иностранец будет работать.
Через почту. Заполненный бланк уведомления отправляется почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении в отдел по вопросам трудовой миграции, на территории которого иностранец будет работать.
Через личный кабинет организации на сайте Госуслуг https://esia.gosuslugi.ru

Особая ситуация — удалённая работа. Если сотрудник принимается на дистанционный режим труда, информировать об этом МВД не нужно.

Как оформить сотрудника из Беларуси в 1С:ЗУП

При приёме гражданина Беларуси в 1С:ЗУП на вкладке Страхование
отражаем статус застрахованного лица:

НДФЛ для сотрудников из Беларуси

На вкладке Налог на доходы:

При установлении статуса гражданина страны-участника Договора о ЕАЭС с первого дня работы доходы будут облагаться по ставке 13%. По итогам года необходимо проверить наличие окончательного налогового статуса работника (письмо Минфина России от 27.02.2019 № 03-04-06/12764).

Если получится, что данный сотрудник провел в России менее 183 дней, то:

он не признается налоговым резидентом РФ;
необходимо пересчитать НДФЛ с его доходов по ставке 30% и доплатить налог в бюджет.

Однако существует и прямо противоположная позиция. Согласно письму ФНС России от 28.11.2016 № БС-4-11/22588@, на конец года не следует определять налоговый статус (резидент – нерезидент) работников из стран ЕАЭС и не нужно пересчитывать ранее начисленный и удержанный НДФЛ.

Объясняется это следующим. Несмотря на повышенную ставку НДФЛ 30% к доходам нерезидентов РФ, для граждан ЕАЭС предусмотрено исключение – их доход от работы по найму на территории РФ облагается НДФЛ по ставке 13 (15) процентов уже с первого дня (независимо от налогового статуса) (ст. 73 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014).
Пересчет налоговых обязательств по НДФЛ работника в конце года не предусмотрен. Поэтому даже если к концу года такой иностранный работник не приобретет статус налогового резидента РФ, НДФЛ по ставке 30 процентов работодателю пересчитывать не нужно. Такая позиция для тех работодателей, которые готовы отстаивать свою позицию в суде.

НДФЛ при удаленной работе
Работа, совершённая за пределами России, с точки зрения Налогового кодекса, является источником дохода, полученным за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Поэтому в ситуации, когда гражданин Беларуси работает на российскую компанию по трудовому договору о дистанционной работе, то не платит НДФЛ, т.к. не является резидентом. Обязательному социальному страхованию он также не подлежит в связи с тем, что работает за пределами территории РФ.

Данные нюансы должны быть отражены в трудовом договоре сотрудника: должен быть отражен факт дистанционной работы и выбор страхования.
Пример формулировки: «Работнику устанавливается дистанционная (удаленная) работа на постоянной основе. Рабочим местом, в котором работник будет осуществлять свою трудовую функцию является - Республика Беларусь, адрес фактического проживания Работника. На взаимоотношения Работника и Работодателя в части пенсионного страхования законодательство РФ не применяется. Применимое право – действующее законодательство РБ»

Единственный отчет, который сдается по сотруднику, работающему удаленно — это СЗВ-ТД при приеме и увольнении и ежемесячно СЗВ-М.

Для отражения начислений по такому договора в 1С:ЗУП целесообразно создать отдельное необлагаемое начисление:

По окончании календарного года сотрудник запрашивает справку о доходах в произвольной форме и на основании отраженных доходов сотрудник самостоятельно уплачивает рассчитанные налоги по реквизитам, выставленным налоговыми органами Беларуси.

С одной стороны, организация обязана уведомить территориальный орган МВД по вопросам миграции о приеме на работу иностранца – гражданина Белоруссии на основании п. 8 ст. 13 Закона от 25 июля 2002 г. No 115-ФЗ. С другой стороны, в Письме Федеральной миграционной службы от 20 декабря 2007 г. N МС-1/9-25552 указывается:
«Подпункт 4 пункта 8 статьи 18 Федерального закона предусматривает уведомление работодателем или заказчиком работ (услуг) налогового органа по месту своего учета в случае приглашения им иностранного гражданина в Российскую Федерацию в целях осуществления трудовой деятельности либо заключения с иностранным работником в Российской Федерации нового трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг).
Что касается граждан Беларуси, то в соответствии со статьей 7 Договора между Российской Федерацией и Республикой Беларусь о равных правах граждан от 25 декабря 1998 года договаривающиеся стороны обеспечивают гражданам России и Беларуси равные права на трудоустройство, оплату труда и предоставление других социально-правовых гарантий на территориях России и Беларуси.
Кроме того, согласно пункту 1 решения Высшего Совета Сообщества Беларуси и России N 4 "О равных правах граждан на трудоустройство оплату труда и предоставление других социально-трудовых гарантий" от 22 июня 1996 года порядок регулирования привлечения и использования иностранной рабочей силы, действующий на основе национального законодательства, в отношении граждан Республики Беларусь в Российской Федерации и граждан Российской Федерации в Республике Беларусь не применяется.
Таким образом, привлечение к осуществлению трудовой деятельности на территории Российской Федерации граждан Республики Беларусь осуществляется на общих основаниях без применения, закрепленного в законодательстве Российской Федерации порядка привлечения и использования иностранной рабочей силы».
«В соответствии с частью 4 статьи 15 Конституции Российской Федерации общепризнанные принципы и нормы международного права, и международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора.
Как следует из содержания Решения Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22 июня 1996 года N 4, в отношении граждан Республики Беларусь, трудоустроенных в Российской Федерации, и их работодателей, не применяются положения Федерального закона от 25 июля 2002 года N 115-ФЗ, устанавливающие особенности труда иностранных граждан в Российской Федерации, в том числе положения статьи 13 названного Федерального закона.»
Поэтому, в соответствии с Постановлением Верховного Суда РФ, в отношении граждан Беларуси, трудоустроенных в России, и их работодателей, положения указанного закона, в т. ч. в части необходимости уведомления территориального органа МВД по вопросам миграции о приеме на работу иностранца, не применяются. Это следует из решения Высшего Совета Сообщества Беларуси и России о равных правах граждан на трудоустройство, оплату труда и предоставление других социально-трудовых гарантий.
Из приведенных выше документов следует, что уведомлять территориальный орган МВД по вопросам миграции о приеме на работу гражданина Белоруссии, в соответствии с законодательством, не надо. Но следует иметь ввиду, что органы МВД по вопросам миграции в большинстве случаев придерживаются противоположного мнения по этому вопросу. Поэтому, решая, уведомлять или нет МВД о приеме на работу гражданина Белоруссии, Вам следует определиться, готовы ли Вы на тяжбу с МВД или нет.

Приём на работу граждан Беларуси: нюансы, документы, оформление в 1С