Как повысить свою прибыль в 1С:УНФ за 10 минут, легко и просто

Одна из главных целей любой компании — получать прибыль сегодня и в будущем. Сегодня мы расскажем, как вы можете повысить вашу прибыль буквально за 10 минут, а может, и быстрее.

Вы скажете, это невозможно? Что тут точно есть подвох? Да, конечно, он есть =) Но обо всём по порядку. Я расскажу вам свою историю — о том, как я повысил прибыль на 300 000 рублей за 10 минут. Это не шутка, а реальная история.

Как это получилось? Очень просто! Я увидел, что у меня в УНФ есть куча почему-то не проведённых документов. При этом это были реальные продажи, я должен был видеть их в своих отчётах, должен был видеть дебиторку от контрагентов. Но по какой-то причине у менеджера не получилось провести документ из-за ошибки (или он просто забыл нажать волшебную кнопочку).

Когда документов (и, конечно, менеджеров) много, следить за проведением документов может быть проблематично.

Как организовать слежение за непроведёнными документами

Да, конечно, можно следить за журналом расходных накладных, фильтровать по непроведённым, в WhatsApp или лично выяснять, почему документ не проведён и как должно быть. Но есть проблема: непроведённых документов может быть много, и это могут быть не только продажи. С тем же успехом можно забыть провести документы, например, поступления услуг. И теперь, наоборот, вы себя обманываете, ваша прибыль меньше.

Напрашивается инструмент, который позволил бы нам за этим следить (то есть нужно организовать процесс).

Когда я замучился вручную проверять документы, я решил автоматизировать эту проверку и добавил специальное правило в нашу (обязательную для всех, кто хочет знать свою прибыль, по мнению Мордвина Сергея) разработку Экспресс-проверка ведения учёта в 1С:УНФ.

Как выглядит проверка?

Проверка находится в разделе Прочее и называется Непроведённые документы.

Что мы тут видим? Программа анализирует прошлый месяц (в моем случае это март 2024 года) и выводит все непроведённые документы и их автора. Мы можем провалиться в документы, посмотреть на них и попробовать понять, что происходит.

Но вам далеко не всегда будет понятно, почему документ не проведён. Обычно нужно уточнять у ответственного. Если документов немного, можно прямо в документе в чате спросить ответственного, почему документ не проведён.

Ответственный, если будет следовать вашим правилам, что-то ответит, и вам, надеюсь, станет понятно, что стоит сделать с таким документом.

Я действительно нашёл таким способом непроведённые документы (которые должны были быть проведены) больше чем на 200 000 рублей. Кропотливо заходил в каждый документ, выяснял, удалял или проводил.

А что, если документов много? Заходить в каждый?

Если непроведённых документов много (а поверьте мне, до того как я проверил документы в этом месяце, их было больше 20), заходить в каждый документ не очень хочется, можно что-то пропустить. Поэтому я сделал кнопку, которая автоматически напишет стандартный текст во все непроведённые документы за выбранный период и уведомит всех ответственных.

А после рассылки я сижу и наслаждаюсь тем, что мне отвечают =)

Как проследить за тем, что все документы разобрали?

После того как мы разослали сообщения, всё только начинается. Дальше нужно удостовериться, что всё необходимое сделано: лишнее помечено на удаление, нужное — проведено.

Можно периодически заходить в экспресс-проверку и проверять (проверять действительно важно), а также настроить рассылку экспресс-проверки (у меня она настроена и отправляется каждую неделю). Но можно воспользоваться специальным отчётом.

Чтобы каждый день не заходить в отчёт, можно настроить его автоматическую рассылку.

Я сделал себе несколько рассылок:

• 3-го числа каждого месяца уходит рассылка отчёта каждому автору (ответственному) со своим списком непроведённых документов
• 4-го числа каждого месяца рассылка уходит мне для контроля (если есть что отправлять)
• если там что-то есть, я открываю экспресс-проверку и рассылаю всем автоматические сообщения, чтобы мне дали конкретный ответ, почему не проведены определённые документы

Подведём итоги

С помощью нехитрых действий мы можем организовать очень важный и простой контроль, чтобы все документы были проведены и мы не теряли ни доходы, ни расходы.

Если для вас эта проблема актуальна, рекомендую воспользоваться моим опытом борьбы и, конечно, нашей разработкой Экспресс-проверка ведения учёта в 1С:УНФ. Это расширение умеет ещё очень многое. Подробнее о его возможностях вы можете узнать на вебинаре, который мы проводили для фирмы 1С.