УНФ: Организация учета прямых затрат по автомобилям в бизнесе Сдачи автомобиля в аренду

Клиенту важно понять, сколько доходов и расходов приносит каждый автомобиль

Заказ автомобиля
Заказ автомобиля оформляется документом «Заказ покупателя». Список заказов покупателей удобно показывает:

• оплачен ли заказ
• состояние заказа
• сделаны ли закрывающие документы

Список состояний заказов и их цветовое выделение настраивается произвольно.

В заказе указывается клиент, автомобиль и количество дней аренды.

Автомобили вносятся в программу как услуги (услуга аренды автомобиля), для ведения доходов и расходов по автомобилям мы указываем направление деятельности, которое будет совпадать с конкретным автомобилем.

Примечание. Для включения возможности указывать направления деятельности нужно включить соответствующую опцию в настройках.

Выручка в разрезе автомобилей

После выполнения заказа формируется закрывающий документ — «Акт об оказании услуг»

В момент проведения «Акта об оказании услуг» формируется выручка в разрезе направлений деятельности (автомобилей).

Затраты в разрезе автомобилей

Рассмотрим примеры учета затрат по автомобилям.
Для создания удобной и красивой аналитики по статьям затрат мы модифицируем план счетов.

Амортизация

Мы приняли к учету каждый автомобиль как основное средство и программа позволяет автоматически начислять амортизацию исходя из срока полезного использования.

Отражение нематериальных затрат от поставщиков (мойка, заправка, ремонт и прочее)

Для отражения подобных затрат можно воспользоваться документом «Приходная накладная» и добавить необходимые услуги. Полученные услуги сразу разобьем по машинам (направлениям деятельности).

Для более удобного анализа расходов для номенклатуры «Заправка» мы установим специально созданный счет учета.

Примечание. При необходимости, заправку можно рассматривать не как услугу, а как приобретение топлива и списание на машины.

Аналогично можно отразить затраты по мойке машин и прочее.

Отражение материальных затрат от поставщиков (запчасти)

Перед списанием запчасти на конкретный автомобиль необходимо оприходовать запчасти на склад.

При необходимости использования запчастей для ремонта автомобиля формируется документ «Перемещение запасов» (его можно сделать на основании приходной накладной)

Анализ доходов и расходов по автомобилю

Для анализа доходов и расходов можно воспользоваться отчетом «Доходы и расходы по статьям (по отгрузке). Отчет гибко настраивается, выводит информацию по автомобилям (направлениям деятельности), статьям затрат (счетам учета) и элементам затрат (номенклатура запчастей). В отчет можно добавить информацию по заказам покупателей.

Примечание. Перед детальным анализом периода необходимо в обязательном порядке сформировать документы «Закрытия месяца» (меню «Компания»). Этот документ пересчитывает себестоимость списания по всем правилам и формирует окончательные финансовые результаты.

Итого

У нас получилось организовать полноценный и удобный учет доходов и расходов по автомобилям. Отметим, что при необходимости учет можно еще развить, добавить учет зарплаты сотрудников, общих затрат компании и учет занятости автомобилей с удобным планированием загрузки.

Если у вас есть интересная бизнес-задача и вы ломаете голову каким образом ее решить при помощи программы УНФ — пишите нам, мы поломаем голову вместе. А если тема будет полезна многим компаниям, обещаем подготовить по ней «кейс».