КЭДО с сервисом 1С:Кабинет сотрудника

Содержание статьи:
КЭДО — что это?
Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

КЭДО — что это?

Кадровые документы можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. При этом создавать аналоги документов в бумажном виде не обязательно. Это подтверждает Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 г, который внес дополнения в Трудовой кодекс.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — добровольный для всех работодателей.

Можно оформлять документы в электронном формате без дублирования на бумаге:
• трудовой договор (в т.ч. срочный)
• ученический договор
• договор о полной материальной ответственности
• приказ на отпуск
• распоряжение об отправке в командировку и другие

Некоторые документы нельзя переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Например:
• акты о несчастном случае по установленной форме;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.

Особенно актуально использование КЭДО для дистанционных сотрудников:
документы можно подписывать электронной подписью, и при этом не нужно отправлять бумажный пакет документов.

Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Записали подробный видеообзор, в котором руководитель зарплатного отдела Юлия Тимошенкова показывает работу сервиса.

Как настроить КЭДО в 1С:Кабинет сотрудника?

В программах 1С можно работать с КЭДО через сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Для этого необходимо предварительно выполнить следующие действия:

1. Включить такую возможность в настройках сервиса
2. Сохранить и установить корневой сертификат электронных подписей
3. Каждому сотруднику, желающему стать участником КЭДО, самостоятельно в своем кабинете сформировать свой сертификат электронной подписи
4. Включить такую возможность и подключить сертификаты электронных подписей в 1С:ЗУП.

Подключить КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника нетрудно:

Чтобы пользоваться электронными подписями, нужно поставить галочку «Электонные подписи» в настройках обмена электронными документами:
Администрирование — Обмен электронными документами

Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

Также установить использование КЭДО нужно и в кабинете сотрудника, ответственного за администрирование кабинетов, а также установить напоминания об отсутствии подписей у других сотрудников организации, использующих сервис.

Для каждой организации или ИП, которые используют сервис, формируется корневой сертификат — электронная подпись. 

Этот сертификат электронной подписи в дальнейшем используется для формирования электронных подписей сотрудников и для проверки их подлинности. 

Ключ корневого сертификата неизвестен никому из сотрудников, даже ответственному за подключение. Для использования корневого сертификата для проверки подлинности подписей сотрудников ответственному за подключение необходимо скачать сертификат (Администрирование - Настройки) и импортировать его в хранилище доверенных корневых сертификатов на компьютере кадровика или бухгалтера.

Далее каждому сотруднику, желающему присоединиться к КЭДО, необходимо выпустить себе сертификат электронной подписи в 1С:Кабинет сотрудника. 

После этого необходимо придумать пароль для своей электронной подписи и дважды ввести его.

Обратите внимание! Электронные подписи сотрудников являются усиленными неквалифицированными электронными подписями (УНЭП). Их можно использовать только в электронном документообороте между сотрудником и его работодателем. 

Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

Любые документы, обмен которыми осуществляется в рамках сервиса 1С:Кабинет сотрудника, можно подписывать ЭЦП и хранить электронные версии данных документов. Например, можно отправить подписанное работником заявление на отпуск без сохранения заработной платы, согласовать его с ответственным лицом и подписать приказ о предоставлении отпуска. 

Далее в сервисе 1С:Кабинет сотрудника данному сотруднику необходимо подписать заявление своей УНЭП.

После проведения процедуры обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника данное заявление отразится у ответственного лица в 1С:ЗУП (Главное - Сервис - Мои задачи).

Приложенным документом в данной задаче будет подписанное УНЭП сотрудника заявление о предоставлении отпуска.

И при печати данного документа появится возможность передать его в 1С:Кабинет сотрудника, а также подписать и сохранить.

Далее в 1С:ЗУП в Документах кадрового ЭДО появятся обработанные документы - заявление сотрудника и приказ о предоставлении отпуска:

При этом в карточке электронного документооборота необходимо проверить подлинность подписи сотрудника (с помощью ключа корневого сертификата, который установлен на данном компьютере).

После установки электронной подписи руководителя в 1С:ЗУП станет доступной возможность подписать данный кадровый приказ его ЭЦП и сохранить карточку электронного документооборота.

Обратите внимание! Начиная с версии 1С:ЗУП 3.1.18.425 / 3.1.21.65 существует возможность передавать в кабинеты сотрудников произвольные документы и подписывать их в рамках КЭДО. Об этом расскажем в следующих статьях.