Простая охрана труда с 1С:ЗУП КОРП: как снизить риск штрафов и сдавать отчетность без ошибок

Нарушения в сфере охраны труда могут привести к разным последствиям: от предписаний инспекции до административных и уголовных штрафов. Например, за непроведение специальной оценки условий труда или допуск сотрудника без медосмотра организацию могут оштрафовать на сумму от 60 до 150 тысяч рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ). В более серьезных ситуациях, когда из-за нарушения требований охраны труда пострадал человек, для ответственного должностного лица предусмотрена уголовная ответственность — вплоть до штрафа в 400 тысяч рублей (ст. 143 УК РФ).

Одна из частых причин таких нарушений — ручной учет: журналы, которые легко потерять, сроки, которые можно пропустить, ошибки при заполнении отчетов.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП (1С:ЗУП КОРП) не решает все задачи за специалиста, но автоматизирует учет по ключевым направлениям охраны труда, помогает соблюдать сроки и снижает риск ошибок.

В этой статье разбираем, какие задачи закрывает модуль: от присвоения номеров рабочим местам до расследования несчастных случаев. Материал будет полезен специалистам по охране труда, руководителям и тем, кто отвечает за автоматизацию кадрового учета.

Что умеет 1С:ЗУП КОРП по охране труда

Программа помогает вести учет по нескольким направлениям:

• специальная оценка условий труда (СОУТ) — подготовка документов для ее проведения, хранение результатов на основании заключений экспертных организаций
• инструктажи по охране труда
• медицинские осмотры — направления, учет результатов, контроль периодичности прохождения
• средства индивидуальной защиты (СИЗ) — выдача, контроль сроков использования, движение
• несчастные случаев в организации — расследование, протоколы опросов, последствия и ущерб

Рассмотрим каждый раздел подробнее.

Индивидуальные рабочие места и отчет ЕФС-1

Индивидуальное рабочее место (ИРМ) — это номер, который присваивается каждому рабочему месту. Он нужен для специальной оценки условий труда и подачи отчетности в Социальный фонд России.

Номер позволяет:

• систематизировать данные по рабочим местам
• отслеживать изменения условий труда
• автоматически заполнять отчет ЕФС-1

В ЕФС-1 для сотрудников, прошедших спецоценку, заполняют два раздела:

• подраздел 1.2 раздела 1 — сведения о страховом стаже, где указывают Индивидуальный номер рабочего места
• подраздел 2.3 раздела 2 — сведения о СОУТ и медосмотрах

Специальная оценка условий труда

Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» от 26.12.2013 обязывает всех работодателей проводить специальную оценку условий труда. Исключение — сотрудники, которые работают дистанционно или вступили в трудовые соглашения с физлицом.

Этапы проведения СОУТ

1. На первом этапе нужно издать приказ о проведении спецоценки, определить перечень рабочих мест и состав комиссии, выбрать экспертную организацию (она должна быть внесена в специальный реестр в Министерстве труда и социальной защиты).

1С:ЗУП КОРП помогает оформить эти документы в разделе: Охрана труда — Специальная оценка условий труда — Подготовка спецоценки условий труда:

2. На втором этапе специалисты экспертной организации исследуют условия труда на рабочих местах и оформляют результат спецоценки. Охрана труда — Специальная оценка условий труда — Результаты спецоценки условий труда

Декларация и компенсации

Отчет о спецоценке направляют в государственные органы, где его должны утвердить. Если в результате проверки условия признаны оптимальными или допустимыми (классы 1-2), нужно подать декларацию о проведении СОУТ.

1С:ЗУП КОРП формирует декларации автоматически:

Для рабочих мест с вредными и опасными условиями (классы 3-4) работодатель обязан предоставлять сотрудникам гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством: надбавки, дополнительные отпуска, выплаты.

Работодатель обязан ознакомить сотрудников с результатами оценки их рабочих мест.под роспись. Если у организации есть свой сайт, результаты публикуют на нем.

Медицинские осмотры

Обязательные медосмотры бывают:

• предварительными — при поступлении на работу
• периодическими — в течение трудовой деятельности
• внеочередными — по медицинским показаниям
• постоянными — каждый рабочий день или смену

Кто должен проходить медосмотры

Предварительные и периодические медосмотры обязаны проходить работники:

• поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе на подземные работы
• поступающие на работы, связанные с движением транспорта
• организаций пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицинских и детских учреждений

Внеочередные медосмотры в соответствии с медицинскими рекомендациями проходят работники:

• поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе на подземные работы
• поступающие на работы, связанные с движением транспорта

Медосмотры в начале, в течение и (или) в конце рабочего дня (смены) предусмотрены для работников, занятых на подземных работах, водителей и тех, кто работает во вредных или опасных условиях или связан с движением транспорта.

В случае необходимости по решению органов местного самоуправления отдельные работодатели могут вводить дополнительные условия и показания к проведению обязательных медосмотров.

Оплата и оформление

Обязательные медосмотры проводятся за счет работодателя. На время предварительных, периодических и внеочередных обязательных медосмотров работника освобождают от работы. За ним сохраняется средний заработок за последние 12 месяцев.

Время медосмотров, которые проводятся в начале, в течение и в конце рабочего дня (смены), включается в рабочее время и оплачивается как обычные часы.

Что делает программа

1С:ЗУП КОРП помогает:

• вести учет периодичности медосмотров
• формировать Направления на медосмотры
• регистрировать и учитывать их итоги
• создавать документы Отсутствия с сохранением оплаты 

Если по результатам осмотра у сотрудника обнаружены противопоказания к воздействию вредных факторов на текущем рабочем месте, программа предлагает оформить Кадровый перевод на другой участок работы или Увольнение.

Психиатрические освидетельствования

В соответствии со статьей 213 ТК РФ, некоторые категории работников проходят обязательное психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет. Оплата — за счет работодателя.

В программе сведения о необходимости психиатрического освидетельствования вносятся в Рабочее место для определенной позиции штатного расписания:

Раздел Охрана труда — Психиатрические освидетельствования позволяет подготовить направления сотрудникам: 

Инструктажи по технике безопасности

Инструктажи бывают пяти видов:

• вводный — для всех принимаемых на работу, командированных, учащихся и студентов на производственной практике
• первичный на рабочем месте — до начала самостоятельной работы непосредственно на рабочем месте со всеми вновь принятыми работниками, переведенными из другого подразделения, командированными, учащимися и студентами
• повторный — со всеми работниками не реже одного раза в шесть месяцев по программам первичного инструктажа на рабочем месте
• внеплановый — при введении новых или изменении действующих нормативно-правовых актов, содержащих требования охраны труда; изменении технологических процессов, замене или модернизации оборудования; нарушении работниками требований охраны труда, которые могли привести или привели к травмам, авариям, пожарам; по требованию должностных лиц органов государственного надзора и контроля; при перерывах в работе более 60 календарных дней
• целевой — при выполнении разовых работ, ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий и проведении работ, на которые оформляются наряд-допуск, разрешение или другие специальные документы

Есть различные формы журналов учета инструктажей:

• унифицированные: раньше использовались типовые формы журналов, утвержденные постановлением Минтруда России, но сейчас это необязательно
• разработанные самостоятельно: организации могут разрабатывать собственные формы журналов с учетом своей специфики, но при этом должны включать все обязательные графы, предусмотренные законодательством
• электронные: всё чаще используются электронные формы журналов, с помощью которых можно автоматизировать учет инструктажей и удобно хранить и искать информацию

1С:ЗУП КОРП позволяет вести учет инструктажей и документально их оформлять в разделе: Охрана труда — Инструктажи по охране труда.

Средства индивидуальной защиты

Этот раздел предназначен для учета поступления и расходования СИЗ. На основании Отчетов по обеспеченности СИЗ специалист по охране труда контролирует обеспеченность сотрудников средствами защиты, сроки эксплуатации, остатки на складах и закупки.

При автоматическом заполнении Заказа на выдачу СИЗ программа анализирует остатки выданных СИЗ по сотрудникам с учетом сроков эксплуатации и выдает сотрудникам необходимые СИЗ:

На основании Заказа оформляется Ведомость на выдачу СИЗ:

На основании Отчета о СИЗ специалист по охране труда контролирует обеспеченность СИЗ в разрезе Сотрудников или Рабочих мест: Охрана труда — Средства индивидуальной защиты:

Сформируем отчет в разрезе сотрудников:

На основании отчета можно выдать средства, продлить сроки эксплуатации или списать.

Списание СИЗ

Списание проводят по истечении срока эксплуатации или годности, указанного в документации, а также при повреждении, утрате или потере защитных свойств. Для списания создают комиссию. Она оформляет Акт о списании с указанием причины и даты. Досрочное списание (из-за износа, порчи и т.п.) проводится по решению комиссии.

Акт о списании подписывают члены комиссии и сотрудник:

Несчастные случаи на производстве

В соответствии со ст. 230 ТК РФ, по каждому несчастному случаю, который признан по результатам расследования производственным и привел к переводу пострадавшего на другую работу, потере трудоспособности (минимум на один день) или смерти, оформляется акт.

1С:ЗУП КОРП помогает:

• хранить и систематизировать информацию о несчастных случаях на производстве
• заполнить Акт о несчастном случае по форме Н-1 или Акт о расследовании группового несчастного случая
• оформить Приказ о создании комиссии для расследования
• составить Протокол осмотра места происшествия

На основании зарегистрированного несчастного случая можно ввести сведения о последствиях: связать документ с начислением больничного листа или указать сведения об установленных страховых выплатах пострадавшему:

Заключение

Функционал 1С:ЗУП КОРП помогает специалисту по охране труда:

• вести учет специальной оценки рабочих мест
• документально оформлять, систематизировать и хранить сведения о медосмотрах
• учитывать, хранить и расходовать СИЗ
• оформлять инструктажи по технике безопасности в организации и все необходимые документы в СФР в результате несчастного случая на производстве

Программа не заменяет специалиста, но снимает большую часть рутинной работы по учету и документам.