Какие формы электронных документов используются в государственных учреждениях и кто их подписывает

Государственные учреждения при ведении бухгалтерского учёта должны применять унифицированные формы электронных документов согласно Приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н (доп. Приказами Минфина России от 28.06.2022 № 100н и от 07.11.2022 № 157н) и Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Приводим список унифицированных форм электронных документов, утверждённых Приказом № 61н и Приказом № 52н, назначение этих форм, специализированные документы БГУ 2.0, которые предназначены для их формирования, а также перечень лиц, участвующих в подписании форм с помощью простой электронной подписи (простая ЭП) или усиленной квалифицированной подписи (ЭЦП).

Форма 0510431 «Ведомость группового начисления доходов» используется главными администраторами и администраторами дохода бюджета для начисления доходов от нескольких плательщиков.

Ведомость НЕ применяется для начисления доходов от:

• межбюджетных трансфертов
• арендных платежей
• платежей по гражданско-правовым договорам, предусматривающим отдельные этапы выполнения работ, услуг
• долгосрочным договорам
• иных доходов, поэтапно признаваемых в течение будущих периодов доходами текущего периода
• предусмотренных законодательством РФ о налогах и сборах федеральных налогов и сборов (кроме государственной пошлины), в том числе от налогов, предусмотренных специальными налоговыми режимами, региональных налогов, местных налогов и сборов, а также пеней и штрафов по ним

Форма 0510432 «Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)» используется для начисления доходов главными администраторами и администраторами дохода бюджета.

Форма 0510433 «Акт о консервации (расконсервации)» используется при консервации (расконсервации) основных средств.

Консервация основных средств — это временное неиспользование объекта с возможностью возобновления.

Форма 0510434 «Акт приёма-передачи объектов, полученных в личное пользование» применяется для оформления приёма-передачи имущества (ОС, МЗ) в личное пользование работникам для выполнения ими должностных обязанностей.

Форма 0510435 «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей» формируется при утилизации имущества (в том числе собственными силами), в отношении которого принято решение о списании. К Акту обязательно прилагается лист голосования.

Форма 0510436 «Акт о признании безнадёжной к взысканию задолженности по доходам» используется при признании задолженности безнадёжной к взысканию. Акт используется по результатам инвентаризации задолженности по доходам. Безнадёжная задолженность — это задолженность, которую невозможно взыскать.

Форма 0510437 «Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счёта» формируется комиссией при списании просроченной и (или) неподтверждённой по результатам инвентаризации кредиторской задолженности по выплатам расходов и возвратам переплат доходов.

Форма 0510439 «Решение о проведении инвентаризации» применяется в целях оформления решения о проведении инвентаризации вместо приказа о проведении инвентаризации.

Форма 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» используется при списании объектов НФА по результатам инвентаризации. Такое решение формируется, если при инвентаризации выявлено, что фактическое состояние объекта НФА не соответствует критериям актива.

Форма 0510441 «Решение о признании объектов нефинансовых активов» используется для принятия к учёту основных средств, нематериальных активов, непроизведённых активов и материальных запасов, в отношении которых устанавливается срок полезного использования.

Решение оформляется в связи с их приобретением, созданием, реконструкцией или модернизацией, дооборудованием.

Форма 0510442 «Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы» используется для оценки стоимости объектов НФА, отчуждаемых из учреждения.

Отчуждение имущества — это передача вещей в собственность другого лица, а равно передача права собственности или любого имущественного права его обладателем другому лицу.

Форма 051445 «Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам» используется для:

• признания дебиторской задолженности сомнительной и снятия её с учёта
• восстановления сомнительной дебиторской задолженности на балансовых счетах

Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Решение формируется по результатам Инвентаризационной описи расчётов по поступлениям.

Форма 0510446 «Решение о восстановлении кредиторской задолженности» используется для оформления решения по восстановлению обязательств по кредиторской задолженности, ранее списанной с балансового учёта. Решение принимается в связи с предъявлением кредитором (или его правопреемником) требования об оплате задолженности по выплатам расходов или по возвратам переплат доходов.

Форма 0510447 «Изменение Решения о проведении инвентаризации» применяется для внесения изменений в Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) или его аннулирования. Внесение изменений в Решение допускается только до начала проведения инвентаризации. Если Изменение аннулирует Решение, изменения в решение больше не вносятся.

Форма 0510836 «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» применяется инвентаризационной комиссией для оформления заключения по результатам проведённой инвентаризации наличных денежных средств. Не применяется для отражения результатов инвентаризации денежных документов и БСО.

Форма 0510837 «Ведомость начисления доходов бюджета» используется администраторами доходов для начисления доходов бюджета, за исключением:

• межбюджетных трансфертов
• арендных платежей
• платежей по гражданско-правовым договорам, предусматривающим отдельные этапы выполнения работ, услуг
• долгосрочных договоров
• иных доходов, поэтапно признаваемых в течение будущих периодов доходами текущего периода
• предусмотренных законодательством РФ о налогах и сборах федеральных налогов и сборов (кроме государственной пошлины), в том числе от налогов, предусмотренных специальными налоговыми режимами, региональных налогов, местных налогов и сборов, а также пеней и штрафов по ним

Форма 0510838 «Ведомость выпадающих доходов» используется для учёта операций, формирующих финансовый результат от операций по списанию суммы начисленных доходов, в том числе денежных взысканий, при их уменьшении (кроме списания безнадёжной к взысканию задолженности по платежам в бюджет).

Форма 0510448 «Акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов» применяется для безвозмездных передач (поступлений) объектов НФА и капитальных вложений, передачи имущества в государственную (муниципальную) казну, при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, возмещении в натуральной форме ущерба, при оприходовании неучтённых материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, передачи объектов НФА для ремонта, реконструкции, модернизации.

Форма 0510450 «Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов» применяется для оформления перемещения объектов НФА внутри учреждения между структурными подразделениями или ответственными лицами.

Форма 0510451 «Требование-накладная» используется для:

• создания заявки на получение объектов НФА для использования в деятельности учреждения
• внутреннего перемещения объектов НФА между ЦМО
• введения в эксплуатацию основных средств

Форма 0510452 «Акт приёмки товаров, работ, услуг» нужен для оформления приёмки товаров, работ, услуг, предусмотренной договором (кроме контрактов ЕИС), включая фиксацию количественного и (или) качественного расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам поставщика, и для фиксации информации о транспортировке груза.

Форма 0510453 «Извещение о трансферте, передаваемом с условием» формируется по каждому трансферту с условием передачи активов:

• субсидия
• субвенция
• межбюджетный трансферт

Форма используется для:

• отражения взаимосвязанных операций по признанию финансовых результатов использования трансферта, расчётов между сторонами трансферта, включая расчёты по возврату остатка трансферта
• подтверждения потребности в использовании остатка трансферта
• уведомления Получателя трансферта о принятии решения о взыскании остатков целевого трансферта
• уведомления Получателя трансферта о возврате субсидии при недостижении результатов, в том числе при невыполнении государственного (муниципального) задания
• подтверждения (сверки) взаимных расчётов между сторонами по предоставленному (полученному) трансферту

Форма создаётся Получателем:

• при признании результатов трансферта (признание доходов текущего периода)
• при отражении расчётов в сумме неиспользованного остатка и (или) остатка за счёт средств восстановленной дебиторской задолженности прошлых лет, в том числе в объёме подтверждённой потребности
• при отражении расчётов по возврату трансферта в случаях недостижения результатов, невыполнения государственного (муниципального) задания
• при завершении расчётов по трансферту (прекращении требований по дальнейшему финансированию) в сумме неиспользованного объёма трансферта при достижении результатов)

Форма создаётся Отправителем:

• при отражении скорректированных признанных результатов использования трансферта (в сторону увеличения или уменьшения), в том числе в виде вложений в финансовые активы
• при принятии решения о подтверждении потребности использования остатков трансферта прошлых лет (в том числе за счёт восстановленной дебиторской задолженности прошлых лет)
• при начислении (выставлении) требований о взыскании остатка трансферта

Форма 0510454 «Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)» используется для списания объектов НФА в случаях:

• утраты ими потребительских свойств
• гибели
• уничтожения
• невозможности установления местонахождения
• выявления недостачи (хищения)

Форма 0510456 «Акт о списании транспортного средства» используется для списания транспортных средств в случаях:

• утраты ими потребительских свойств
• гибели
• уничтожения
• невозможности установления местонахождения
• выявления недостачи (хищения)

Форма 0510458 «Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону» служит для отпуска материальных ценностей (кроме готовой продукции и товаров) сторонним учреждениям, организациям, физическим лицам при продаже, передаче в целях ремонта или перевозки. Не применяется для передачи материальных ценностей государственным или муниципальным унитарным предприятиям и при передаче или реализации объектов имущества казны и имущества, обращённого в собственность государства.

Форма 0510460 «Акт о списании материальных запасов» используется для списания материальных запасов во всех случаях, за исключением реализации. Акт формируется раздельно для объектов, требующих или не требующих уничтожения (утилизации).

Форма 0510461 «Акт о списании бланков строгой отчётности» используется для списания бланков строгой отчётности в случае:

• их оформления (выдачи)
• выявления порчи
• хищений
• недостачи
• порчи при оформлении
• отмены в соответствии с правовыми актами

Акт формируется раздельно для объектов, требующих или не требующих уничтожения (утилизации).

Форма 0510463 «Акт о результатах инвентаризации» используется для обобщения результатов проведённой инвентаризационной комиссией инвентаризации и её документального оформления.

Форма 0510521 «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма через подотчётное лицо» применяется при закупке товаров, работ, услуг подотчётным лицом для хозяйственных нужд, а также при выдаче денежных документов подотчётному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг.

Форма 0509213 «Журнал операций по забалансовому счёту _______» используется для отражения движения объектов учёта по соответствующим забалансовым счетам.

В Журнале операций отражаются:

• хозяйственные операции об увеличении или уменьшении соответствующего забалансового счёта
• информация о наличии объекта учёта на момент хозяйственной операции
• информация о наличии объекта учёта по итогу хозяйственной операции

Форма 0509095 «Ведомость доходов физических лиц, облагаемых налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), страховыми взносами» используется для формирования сведений о:

• выплатах, связанных с оплатой труда
• выплатах по договорам гражданско-правового характера
• командировочных выплатах
• компенсационных выплатах
• иных выплатах физическим лицам (за исключением доходов, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами)

Форма 0509097 «Карточка учёта имущества в личном пользовании» используется для учёта имущества, выдаваемого в личное пользование для выполнения служебных функций.

Форма 0509211 «Карточка учёта капитальных вложений» используется для регистрации, систематизации и накопления вложений в ОС, НМА, НПА.

Форма 0509214 «Карточка учёта права пользования нефинансовым активом» используется для формирования информации на каждый объект права пользования НФА по договору операционной аренды.

Форма 0509215 «Инвентарная карточка учёта нефинансовых активов» используется для индивидуального учёта ОС, НМА, НПА.

Форма 0509216 «Инвентарная карточка группового учёта нефинансовых активов» используется для учёта группы однородных объектов ОС, НМА, имеющих одно и то же назначение, технические характеристики и принятых к учёту единовременно по одной балансовой (остаточной) стоимости.

Форма 0510464 «Инвентаризационная опись остатков на счетах учёта денежных средств» применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в казначействе и кредитных организациях.

Форма 0510465 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчётности и денежных документов» применяется для отражения результатов проведения инвентаризации бланков строгой отчётности на счетах:

• 105.00 — «Материальные запасы»
• 03 — «Бланки строгой отчётности»
• 201.35 — «Денежные документы»

Форма 0510466 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов» применяется для отражения результатов проведённой в учреждении инвентаризации объектов НФА:

• основных средств, нематериальных активов
• непроизведённых активов
• материальных запасов (кроме БСО на счёт 105.00)
• вложений в нефинансовые активы (в том числе объектов незавершённого строительства)
• биологических активов
• прав пользования нематериальными активами
• имущества государственной и муниципальной казны

Форма 0510467 «Инвентаризационная опись наличных денежных средств» применяется для отражения результатов проведения инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения.

Форма 0510468 «Инвентаризационная опись расчётов по поступлениям» применяется для отражения результатов проведения инвентаризации расчётов по доходам (поступлениям) учреждений на счетах:

• 205.00 — «Расчёты по доходам»
• 209.00 — «Расчёты по ущербу и иным доходам»
• 04 — «Сомнительная задолженность»
• 20 — «Задолженность, невостребованная кредиторами»

Приказ № 52н

Форма 0504512 «Решение о командировании на территории Российской Федерации» применяется для оформления решения работодателя о направлении работника в служебную командировку на территории Российской Федерации и расчёта размера возмещаемых расходов на командировку.

Форма 0504515 «Решение о командировании на территорию иностранного государства» применяется для оформления решения работодателя о направлении работника в служебную командировку на территорию иностранного государства и расчёта размера возмещаемых расходов на командировку.

Форма 0504517 «Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» применяется для формирования расчёта размера возмещаемых расходов по компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, для лиц, работающих в государственных организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей.

Форма 0504518 «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма» применяется для формирования расчёта расходов закупки товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд учреждения или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг.

Форма 0504520 «Отчёт о расходах подотчётного лица» применяется для учёта расчётов с подотчётными лицами на основании документов, по которым принято решение о выдаче денежных средств подотчётному лицу (аванса) для целей, отражённых в указанных документах:

• Решение о командировании на территорию Российской Федерации
• Изменение Решения о командировании на территорию Российской Федерации
• Решение о командировании на территорию иностранного государства
• Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства
• Решение о компенсации
• Заявка на закупку

Форма 0504093 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» применяется для регистрации в хронологическом порядке электронных приходных и расходных кассовых ордеров и формирования информации об их статусах (новый, подписан, исполнен, аннулирован) за произвольный период.

Форма 0504094 «Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами»; применяется для формирования сведений о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам, за исключением:

• выплат, связанных с оплатой труда
• выплат по договорам гражданско-правового характера
• доходов, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами