Электронный обмен с военкоматом: как в 1С:ЗУП подготовить отчеты для реестра повесток

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом появилась возможность выгружать отчеты по воинскому учету в файлы для загрузки на сайт Реестрповесток.рф. Прямого обмена между 1С и порталом нет: необходимо сформировать CSV-файл в 1С загрузить его на портал.

Возможность формирования файлов для военкоматов появилась в версиях 1С:ЗУП 3.1.34.173/3.1.36.41. Проверьте актуальность релиза перед началом работы

Шаг 1. Проверьте настройки в 1С:ЗУП

Убедитесь, что в программе включен воинский учет: Настройка — Кадровый учет — Ведется воинский учет.

Шаг 2. Заполните справочник военкоматов

Для удобства выведем справочник военкоматов в раздел Кадры через настройку навигации.

Заполните военкомат по классификатору.

При электронном обмене наименование военкомата должно в точности совпадать с записью во встроенном классификаторе программы — в противном случае при передаче файла появятся ошибки.

Шаг 3. Настройте заполнение адресной информации

В настройках воинского учета появился новый флаг: Настройка – Кадровый учет – Воинский учет — Заполнять только адрес по прописке в документах электронного обмена.

Эта настройка дает возможность использовать в отчетах исключительно адрес регистрации — этого нередко требуют военкоматы. Если флажок Заполнять только адрес по прописке в документах электронного обмена не установлен, в файл выгрузки попадут все три адреса из карточки физлица.

Шаг 4. Заполните информацию в карточке сотрудника

Проверьте, вся ли информация внесена во вкладку Воинский учет в справочнике Сотрудники.

Шаг 5. Подготовьте документы для выгрузки

В новом журнале Сведения для военкоматов для подготовки отчетов с выгрузкой есть документы:

• Извещение о приеме или увольнении для военкомата
• Изменения сведений сотрудников для военкомата
• Первоначальная постановка на воинский учет
• Сведения о подлежащих воинскому учету гражданах
• Сообщение о не состоящих на воинском учете гражданах

Как заполнить документ

• Откройте нужный документ из журнала Сведения для военкоматов
• Нажмите кнопку Заполнить — данные по сотруднику подтянутся автоматически

Из этих же документов по кнопке Печать можно сформировать печатные формы отчетов, например извещения о приеме или увольнении, для отправки на бумажном носителе.

Шаг 6. Выгрузите файл в формате CSV

Для отправки через реестр повесток нужен документ в формате CSV.

Чтобы файл открылся прямо из 1С:

• перейдите в Настройка — Сервис — Персональные настройки — Работа с файлами
• добавьте расширение .csv в настройки открытия файлов

Шаг 7. Подпишите файл электронной подписью

Помимо CSV-документа, на портал нужно загрузить подпись в формате .sig.

Инструкция по выгрузке подписи

1. Откройте меню Пуск, в списке программ найдите папку КРИПТО-ПРО, откройте ее и запустите приложение Инструменты КриптоПро.

2. Выберите функцию Создание подписи

3. В открывшемся окне выберите файл, который нужно подписать, и нажмите кнопку Открыть.

4. В расширенных настройках создания подписи укажите расширение .sig и признак отсоединенной подписи

5. Нажмите Сохранить подпись как и выберите папку для сохранения файла

6. Нажмите кнопку Подписать

После успешного создания появится сообщение Создание подписи завершилось успехом.

Шаг 8. Загрузите файлы на портал

Теперь загрузите на Реестрповесток.рф два файла:

• CSV-файл с данными
• SIG-файл с электронной подписью

После загрузки портал обработает данные и подтвердит прием отчетности.