Как не потерять товар: резервируем запасы в УНФ правильно

Резервирование запасов в 1С:УНФ — это механизм, который позволяет временно закреплять товары за конкретными документами Заказ покупателя, чтобы предотвратить их продажу или использование в других операциях.

В этой статье мы расскажем, как включить резервирование в УНФ, какие ошибки допускают пользователи в работе с этим механизмом и как их избежать.

Как включить резервирование в УНФ

Для начала работы с резервами необходимо включить соответствующую настройку: Настройки — Еще больше возможностей — Склад — Резервирование запасов.

Резервирование товаров под заказ

В 1С:УНФ можно резервировать запасы под заказ с помощью:

• ручного резервирования в заказе
• Заказа поставщику и Приходной накладной
• Резервирования запасов
• Перемещения запасов

Рассмотрим подробнее каждый способ.

Ручное резервирование в самом Заказе

В Заказе покупателя (Заказе на производство) можно вручную установить количество товара, которое требуется зарезервировать:

Также можно заполнить резервы с помощью команды Заполнить в резерв по свободным остаткам:

Важно! Такой способ создает резерв на дату Заказа покупателя (в нашем случае — 22.04). Следовательно, его можно использовать, только когда в момент создания Заказа покупателя на складе есть свободные остатки.

Если строго не соблюдать это правило, обязательно возникнут ошибки и отрицательные остатки. Мы подробнее остановимся на этой проблеме ниже.

Анализировать свободные остатки, доступные для резерва, можно с помощью кнопки Показать остатки и резервы — программа покажет свободные остатки по выбранному складу.

Использование Заказа поставщику и Приходной накладной (закупка под Заказ покупателя)

Допустим, мы заказываем товары у поставщика под конкретный Заказ покупателя. Для этого на его основании создаем документ Заказ поставщику:

Из Заказа поставщику создаем Приходную накладную:

Проводим ее и строим отчет Остатки товаров (структура отчета — как на скриншоте). Видим, что в нем после поступления появился резерв под наш Заказ покупателя.

Обратите внимание: в отчете на скриншоте ниже именно группировка Заказ является признаком того, что товары находятся в резерве.

Для товаров без резерва данные по Заказу пустые.

Важно! В таком сценарии обязательно нужно создавать Заказ поставщику. Его нельзя исключить из цепочки Заказ покупателя — Заказ поставщику — Приходная накладная. Если создать только Приходную накладную, резерв под Заказ покупателя не заполнится автоматически.

Использование документа Резервирование запасов

В 1С:УНФ есть отдельный документ Резервирование запасов, который можно создать на основании Заказа покупателя. Его следует использовать, когда свободный остаток на складе появляется позже даты Заказа покупателя и при этом не подходит второй способ с Заказом поставщику (например, вы сначала закупили и положили товар на склад, а потом решили часть свободного остатка поставить В резерв).

Как использовать документ Резервирование? Например, мы провели Приходную накладную без Заказа поставщику, смотрим отчет Запасы и видим, что 06.05 появились свободные остатки.

Возвращаемся в наш Заказ покупателя и создаем на его основании документ Резервирование:

В документе автоматически проставляются заказ и склад для резерва (новое место):

Теперь смотрим отчеты и видим, что под наш Заказ покупателя появились резервы. Документ Резервирование:

• забрал из свободного остатка 4 шт. необходимой номенклатуры
• поместил 4 шт. номенклатуры на тот же склад, но уже с привязкой к Заказу покупателя (то есть зарезервировал)

Примечание: в обоих отчетах мы видим резерв под Заказ покупателя, однако отчет Остатки товаров показывает только срез остатков на выбранную дату, а отчет Запасы позволяет увидеть динамику движения остатков: мы видим документы движения, которыми были сделаны поступления, резервы и отгрузки.

Использование документа Перемещение запасов

Зарезервировать товар можно так же с помощью документа Перемещение запасов, указав в шапке документ Заказ покупателя:

Вот как это выглядит в отчетах:

Отгрузка зарезервированных товаров

Использование Расходной накладной

Чтобы отгрузить зарезервированный товар, нужно создать Расходную накладную (например, на основании Заказа покупателя) и заполнить колонку Из резерва:

По отчету Запасы видим, что Расходной накладной был списан резерв из-под Заказа покупателя:

Использование Заказа-наряда

Рассмотрим отдельный сценарий для документа Заказ-наряд. Предварительно заполнили резервы:

Затем переводим Заказ-наряд в состояние Завершен:

Если Заказ-наряд находится в состоянии Завершен, колонка Резерв заменяется на колонку Из резерва, в которой мы указываем отгружаемое количество зарезервированного товара:

Использование документа Производство

Предварительно сделали резерв в Заказе на производство:

Создали на основании Заказа на производство документ Производство, в котором на вкладке Материалы заполнен столбец Из резерва:

Так происходит списание зарезервированных материалов в процессе производства готовой продукции.

Распространенные ошибки при использовании резервирования

Резервирование задним числом в Заказе покупателя

Мы уже говорили, что проставление резервов в самом Заказе покупателя резервирует товары датой Заказа покупателя. При этом программа контролирует остатки только на текущую дату, а не на дату документа (в нашем случае — Заказа покупателя). Это приводит к следующему сценарию:

• Создаем Заказ покупателя, дата — 22.04. На 22.04 у нас нет свободных остатков, ждем поступления товаров
• Создаем Приходную накладную 06.05, теперь у нас есть свободные остатки — можем резервировать
• Заходим в Заказ покупателя и заполняем резервы. Программа дает провести документ, так как на текущую дату (06.05) у нас есть свободные остатки. При этом резервирование происходит датой заказа — 22.04

• Строим отчет Запасы, видим появление отрицательных остатков

На конец периода отрицательные остатки отсутствуют, так как Приходная накладная перекрывает получившийся минус. Эта ошибка приводит к отсутствию Суммовых остатков, и, как следствие, себестоимости.

Как избежать этой ошибки?

Используйте документ Резервирование запасов (как с ним работать, мы описали выше).

P. S. Чтобы эта ошибка даже не могла возникнуть, мы разработали расширение Контроль остатков на дату документа. Оно позволяет контролировать остатки как на текущую дату, так и на дату документа, и благодаря этому программа не позволяет зарезервировать (или списать) «в минус».

Подробнее о расширении читайте по клику на кнопку:

Читать про расширение

Не списывают товары из резерва при отгрузке

Часто пользователи резервируют товар под Заказ покупателя, и нужно сделать отгрузку зарезервированного товара.

Ставим резерв в Заказе:

При этом у нас есть еще 4 шт. на свободном остатке:

Создаем Расходную накладную и забываем заполнить колонку Из резерва:

В этом случае программа спишет свободные незарезервированные остатки, а резервы останутся зависшими под этим заказом:

Как избежать этой ошибки?

• Вариант 1: вернуться в Расходную накладную, проставить резервы и перепровести документ
• Вариант 2: создать документ Резервирование (снятие с резерва) и снять зависшие резервы с Заказа покупателя
• Вариант 3: приобрести наше расширение Автоматическое снятие резервов, которое будет убирать зависшие резервы на свободный остаток. Подробнее о расширении можно узнать по клику на кнопку

Итоги

Механизм резервирования в программе 1С:УНФ — один из самых сложных, поэтому у пользователей нередко возникают вопросы по работе с резервами. В этой статье мы описали основные способы резервирования и типовые ошибки.

Чтобы следить за ошибками учета было еще проще, мы разработали дополнительный программный продукт — Экспресс-проверка учета. Она позволяет выявить большое количество недочетов, которые появились в процессе работы в программе.

Используя все три продукта: Контроль на дату документа, Автоматическое снятие резервов и Экспресс-проверку, вы заметно снизите вероятность возникновения ошибок учета и начнете доверять цифрам, которые предоставляет 1С:УНФ.