Заполнение строки 5б в счете-фактуре и УПД с 2026 года: что важно знать бухгалтеру

С 2026 года в счетах-фактурах на реализацию и универсальных передаточных документах (УПД) появилась строка 5б. Рассказываем, как заполнить ее в 1С:Бухгалтерии и что делать, если счет-фактуру на аванс не выписали своевременно.

Когда заполняется строка 5б

Строка 5б нужна, чтобы связать отгрузку с ранее выставленным авансовым счетом-фактурой. Заполнять ее нужно только в одном случае — когда отгрузка товаров, работ или услуг происходит в счет ранее полученной предоплаты.

Если под одну отгрузку зачитывают несколько авансов, перечислите в строке 5б все авансовые счета-фактуры через точку с запятой.

Как правильно выстроить порядок документов

Главное правило: на момент записи документа реализации в 1С счет-фактура на аванс уже должен быть сформирован. Тогда в счете-фактуре на реализацию заполняется строка с номером и датой авансового счета-фактуры — именно эти данные попадают в строку 5б.

Что делать, если авансовый счет-фактуру выписали после реализации

Мы часто сталкиваемся с этим вопросом: как быть, если реализация выписана, а счет-фактуру на аванс выписали не в момент его получения, а после регистрации реализации.

Конечно, можно вручную добавить строку платежного документа в счет-фактуре на реализацию или удалить реализацию из базы и выписать заново. Но есть более простой и легкий способ.

После того как выписали счет-фактуру на аванс зайдите в счет-фактуру на реализацию —- строка Документы-основания — Изменить — Ок. Номер и дата авансового счета-фактуры подтянутся автоматически.

Особенности автозаполнения в 1С

В актуальных релизах 1С строка 5б заполняется автоматически, если авансовый счет-фактура уже создан и документ реализации перепроведен индивидуально.

При групповом перепроведении документов строка 5б не заполняется автоматически. Учтите это, если работаете с большим объемом документов.

Заранее продумайте порядок регистрации авансовых счетов-фактур, чтобы избежать ручной работы и ошибок при заполнении строки 5б. Например, можно оформлять их сразу при получении аванса или по итогам месяца/квартала.